Tìm hiểu về quy trình xử lý hủy đặt phòng khách sạn

Phải xử lý như thế nào khi khách hàng hủy đặt phòng khách sạn? Làm thế nào để giảm tỷ lệ khách huỷ phòng? Đó là những thắc mắc thường gặp của những nhà quản trị khi kinh doanh khách sạn. Cùng đi tìm câu trả lời cho những thắc mắc trên thông qua bài viết sau đây.

Quy trình xử lý hủy đặt phòng khách sạn

Quy trình tiếp nhận thông tin

Hủy đặt phòng là một trong những tình huống thường gặp khi kinh doanh khách sạn. Do đó, khách sạn cần xây dựng một quy trình huỷ đặt phòng đơn giản và thuận tiện cho khách hàng. Đồng thời, quy trình này cũng phải đáp ứng được yêu cầu quản lý của chính khách sạn. Quy trình huỷ đặt phòng khách sạn qua điện thoại được tiến hành theo những bước sau:

• Bước 1: Chào hỏi khách hàng và gợi ý giúp đỡ.
• Bước 2: Tiếp nhận yêu cầu huỷ đặt phòng khách sạn của khách hàng. Nhân viên cần lưu ý những thông tin cần thiết như: thông tin khách hàng, số phòng đã đặt, ngày đặt,… Sau khi xác nhận thông tin trong hồ sơ đặt phòng, nhân viên có thể ghi nhận yêu cầu huỷ phòng của khách.
• Bước 3: Tìm nguyên nhân khách huỷ phòng và giải thích quy định huỷ đặt phòng của khách sạn. Đồng thời, nhân viên có thể gợi ý cho khách hàng đặt phòng vào một thời gian khác.
• Bước 4: Xác nhận lại yêu cầu huỷ phòng thêm một lần nữa.
• Bước 5: Chào, cảm ơn và hẹn gặp khách trong thời gian tới.

Ghi nhận thông tin

Sau khi tiếp nhận yêu cầu huỷ phòng, nhân viên khách sạn sẽ tiến hành ghi nhận thông tin huỷ phòng. Quy trình ghi nhận thông tin được thực hiện như sau:

• Bước 1: Huỷ thông tin của khách hàng đã được lưu trong hồ sơ đặt phòng.
• Bước 2: Cập nhật trạng thái phòng trống đối với phòng vừa được huỷ.
• Bước 3: Cập nhận hồ sơ huỷ đặt phòng.
• Bước 4: Tiến hành xử lý mức phí khách hàng phải chịu do huỷ phòng (nếu có).

Quy định hủy đặt phòng khách sạn

Đa số các khách sạn sẽ áp dụng một mức thu phí nhất định trong trường hợp khách huỷ phòng. Mức phí này sẽ có sự khác biệt dựa trên chính sách của từng khách sạn. Tuy nhiên, một số khách sạn có thể miễn khoản phí này nếu khách hàng có lý do huỷ phòng thoả đáng. Phí huỷ phòng sẽ được trừ thẳng vào số tiền mà khách đã đặt cọc để giữ phòng. Phần tiền thừa còn lại khách sạn sẽ gửi trả khách hàng thông qua tài khoản ngân hàng của khách.

Để tránh mất phí khách hàng nên huỷ đặt phòng trước thời gian quy định của khách sạn. Thời gian huỷ đặt phòng không mất phí thường được công khai trên website của khách sạn. Thông thường, thời gian huỷ đặt phòng sẽ là trong vòng 24h giờ kể từ thời điểm đặt phòng hoặc 7 ngày trước khi nhận phòng.

Việc xử lý khoản phí do hủy đặt phòng khách sạn sẽ được tiến hành theo quy trình sau:

• Sau khi cập nhật huỷ phòng, bộ phận đặt phòng sẽ gửi thông tin về mức phí mà khách hàng phải chịu cho khách hàng.
• Xác nhận khách sạn sẽ trừ mức phí này qua số tiền khách đã đặt cọc trước đó. Nếu khách sạn không áp dụng chính sách đặt cọc khi đặt phòng, mức phí này sẽ được trừ vào tài khoản của khách.
• Xử lý thanh toán theo quy định của khách sạn.

Biện pháp giảm thiểu việc hủy đặt phòng khách sạn

Để giảm thiểu tình huống hủy đặt phòng khách sạn, các khách sạn có thể tham khảo những biện pháp sau đây:

• Quy định thời gian huỷ đặt phòng: Đây là cách giúp khách sạn tránh được nguy cơ trống phòng do khách huỷ sát giờ. Bằng việc quy định mốc thời gian cụ thể cho việc huỷ phòng, khách sạn sẽ thu được một khoản phí nhất định. Đồng thời, điều này còn giúp khách sạn có thời gian tìm kiếm khách hàng thay thế cho phòng vừa huỷ.
• Quy định mức phí đặt cọc phòng: Tiền đặt cọc sẽ được sử dụng để trừ vào phí thu trong trường hợp khách huỷ phòng. Ngoài ra, việc đặt cọc trước còn có thể giảm thiểu nguy cơ khách huỷ phòng đã đặt. Bởi khi đã trả trước một khoản tiền, khách hàng sẽ đắn đo hơn khi muốn huỷ phòng.
• Áp dụng chương trình giảm giá phòng hoặc tặng kèm dịch vụ cho khách đến đúng ngày: Điều này không chỉ giúp thu hút thêm khách hàng mà còn hạn chế tình trạng huỷ phòng tại các khách sạn.

Một hệ thống huỷ đặt phòng bài bản sẽ giúp việc điều hành khách sạn trở nên thuận tiện hơn. Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn giải đáp được những thắc mắc liên quan đến huỷ đặt phòng khách sạn.