Quản lý khách sạn theo lối thủ công và 7 vấn đề "khó nhằn"

Quản lý khách sạn theo lối thủ công và 7 vấn đề “khó nhằn”

56,598 | Thứ ba, 03/10/2023, 07:00 (GMT+7)

Quản lý khách sạn theo lối thủ công vẫn được khá nhiều người sử dụng với mục đích tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, đổi lại, bạn có thể sẽ phải đối mặt với nhiều vấn đề rủi ro hơn thế.

Quản lý khách sạn theo lối thủ công là gì?

Thời đại 4.0 ngày càng phát triển, kéo theo đó là hàng loạt ứng dụng công nghệ được phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu của con người. Đặc biệt là trong lĩnh vực du lịch, khách sạn – một thế mạnh của Việt Nam.

Tuy nhiên, thay vì áp dụng các phần mềm này để hoạt động khách sạn được vận hành đơn giản, trơn tru hơn thì một số nơi vẫn còn quản lý theo lối thủ công – dùng sức người là chủ yếu. Mọi vấn đề sổ sách, thu chi, hàng hóa trong kho khách sạn đều được ghi chép, lưu trữ trong sổ sách, file excel hoặc word.

quản lý khách sạn theo lối thủ công

Quản lý khách sạn theo lối thủ công khiến bạn phải đối mặt với nhiều “rắc rối”

Việc quản lý khách sạn kiểu thủ công có thể thấy khá đơn giản, ai cũng có thể bắt tay vào thực hiện ngay được công việc mà không cần phải đào tạo quá nhiều. Hơn nữa, nó lại tiết kiệm được một khoản chi phí kha khá cho chủ đầu tư khách sạn. Thế nhưng, bên cạnh đó, những điểm mấu chốt nhất, quan trọng nhất, ảnh hưởng đến sự vận hành cũng như hiệu quả của khách sạn nhất thì lại bị ảnh hưởng rất nhiều bởi chính cách quản lý thủ công này.

Những khó khăn khi quản lý khách sạn theo lối thủ công

Vấn đề đặt phòng, check in, check out của lễ tân

Bộ phận lễ tân có vai trò chính là nhận đặt phòng, hủy phòng, check in, check out,… cho khách hàng. Với việc quản lý khách sạn theo lối thủ công, mỗi khi lễ tân muốn kiểm tra phòng nào còn vào ngày này, phòng nào hết vào ngày kia đều cần một khoảng thời gian dài. Đặc biệt là đối với những khách sạn lớn, có số lượng khách cư trú đông thì vấn đề quầy lễ tân làm việc chậm chạp sẽ khiến họ cảm thấy vô cùng khó chịu.

quản lý khách sạn theo lối thủ công

Nhân viên lễ tân phải đối mặt với áp lực lớn khi đặt phòng cho khách bằng cách thủ công

Chính bởi điều này sẽ khiến khách hàng không mấy mặn mà quay trở lại khách sạn bạn nữa. Đơn giản vì khách sạn không có tính chuyên nghiệp và không chu đáo trong việc đón tiếp khách hàng.

Công suất phòng không đạt mức tối đa

Để khách sạn thu được lợi nhuận tốt nhất thì các phòng cần được hoạt động một cách tối đa. Tuy nhiên, với cách quản lý sổ sách, kiểm tra phòng một cách thủ công thì việc này quả là vô cùng khó khăn, thậm chí là bất khả thi.

Khó khăn khi bán phòng trên các kênh OTA

Tham gia bán phòng trên các kênh OTA là một cách hiệu quả để khách sạn tăng lợi nhuận. Tuy nhiên, nếu không có cách quản lý hiệu quả thì thông tin phòng sẽ bị chồng chéo, không thể kiểm soát, đặc biệt là làm bằng cách thủ công. Ví dụ như khi khách hàng đặt phòng trên 1 kênh OTA này thì khách sạn ngay lập tức phải cập nhật lại số phòng trên các kênh OTA còn lại. Và điều này sẽ trở nên khó khăn hơn khi khách đặt phòng chênh lệch múi giờ với khách sạn.

quản lý khách sạn theo lối thủ công

Quản lý phòng trên các kênh OTA sẽ không hiệu quả nếu chỉ dựa vào sức người

Vấn đề dọn dẹp của nhân viên buồng phòng

Theo thống kê thì nhân viên buồng phòng thường phải tốn 10-15% thời gian trong ngày chỉ để tìm kiếm phòng mình cần phải vệ sinh, dọn dẹp. Điều này vô cùng lãng phí. Với cách quản lý khách sạn theo kiểu thủ công thì nhân viên khó có thể biết được phòng nào đang cần vệ sinh cũng như phòng cần vệ sinh nào thuộc trách nhiệm của mình.

Tính chính xác của các báo cáo khi quản lý khách sạn theo lối thủ công

Đảm bảo các báo cáo có độ chính xác cao là điều cần thiết để cấp quản lý có những quyết định kịp thời. Nhưng với cách lưu trữ số liệu thủ công thì việc có sai sót là không thể tránh khỏi. Chưa kể tới vấn đề nhân viên gian lận trong quá trình làm báo cáo. Điều này ảnh hưởng rất nhiều đến quá trình kinh doanh của khách sạn.

Vấn đề thất thoát của khách sạn

Không một khách sạn, nhà hàng nào khi hoạt động lại muốn tồn tại sự thất thoát, gian lận. Thế nhưng điều này sẽ tồn tại khi bạn quản lý khách sạn theo lối thủ công. Bởi chắc chắn bạn không thể có mặt 24/24 tại khách sạn cũng như không thể theo dõi mọi nhân viên trong hoạt động thanh toán, tính tiền cho khách hàng. Vì thế, vấn đề thâm hụt dễ dàng có thể xảy ra khiến doanh thu sụt giảm và hình ảnh khách hàng đi xuống nhanh chóng.

quản lý khách sạn theo lối thủ công

Vấn đề thất thoát của khách sạn khi quản lý bằng cách thủ công có thể xảy ra bất cứ lúc nào

Vấn đề quản lý từ xa

Như đã nói ở trên thì bạn không thể nào có mặt 24/24 ở khách sạn, vì thế không thể bao quát được các vấn đề. Trong khi đó, bạn lại áp dụng quản lý thủ công thì quả thực là một vấn đề rất nan giải. Bạn sẽ khó có thể biết rõ được mỗi ngày lượt khách ra sao, thu chi thế nào, kho đồ dùng còn bao nhiêu, nhân viên ai đi làm ai nghỉ….

Như vậy có thể thấy, các khó khăn khi quản lý khách sạn theo lối thủ công là rất lớn. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kinh doanh, lợi nhuận cũng như bộ mặt của khách sạn. Vì thế, bạn nên xem xét đến việc áp dụng các phần mềm quản lý khách sạn để làm việc một cách thuận lợi, hiệu quả nhất.

Bài viết liên quan

Review Hotel

Thuật ngữ khách sạn

Bột mì số 11 là gì? Vì sao nên chọn bột số 11 làm bánh mì?

51,522 Kiến Thức Khách Sạn

Bột mì số 11 (hay bread flour) là cái tên rất quen thuộc trong làm bánh. Với những ưu điểm của mình, nó được sử dụng làm nguyên liệu trong bánh mì và các loại bánh ngọt. Vậy...

Bột mì số 13 là gì? Dùng bột mì số 13 để làm bánh nào là ngon nhất?

52,901 Kiến Thức Khách Sạn

Bột mì là nguyên liệu quan trọng để tạo nên những chiếc bánh mặn đậm hương vị hay những chiếc bánh ngọt hấp dẫn. Và bột mì số 13 là một trong những loại bột phổ biến được...

Pour Spout là gì? Nghe bartender kể chuyện sử dụng Pour Spout

72,391 Kiến Thức Khách Sạn

Pour Spout chắc hẳn là một thuật ngữ quen thuộc đối với các bartender nhưng liệu các bạn có biết Pour Spout là gì hay không? Nếu bạn làm trong nghề pha chế nhà hàng, ắt hẳn sẽ...

Combo là gì? Cách nhà hàng sử dụng combo để kích thích tiêu dùng

49,119 Kiến Thức Khách Sạn

Là một khách hàng dù trong bất cứ lĩnh vực gì, đâu đâu ta cũng thấy những gói combo siêu hấp dẫn. Chẳng phải đau đầu, chẳng phải đắn đo vì đã có combo. Vậy thì, hình dung...

Vang cường hoá là gì? Những điều cần biết về vang cường hoá

81,648 Kiến Thức Khách Sạn

Những nhânn viên phục vụ tại nhà hàng- khách sạn chắc hẳn đã quen thuộc với vang sủi bọt nhưng bạn đã biết vang cường hoá là gì chưa? Chắc hẳn nhiều bạn đã nghe đến cụm từ...

Kiến thức khách sạn

Ưu điểm của xích đu nhôm đúc

11,212 Tin tức khách sạn

Mặc dù xích đu nhôm đúc là dòng sản phẩm còn khá mới mẻ nhưng ngay khi ra mắt đã nhanh chóng nhận được sự yêu thích của nhiều khách. Sở dĩ, mẫu xích đu cao cấp này...

Xu hướng thiết kế nội thất phòng ngủ homestay từ đơn giản đến cá tính

52,510 Kiến Thức Khách Sạn

Khám phá xu hướng thiết kế nội thất phòng ngủ homestay bạn sẽ thấy có rất nhiều phong cách khác nhau từ đơn giản, nhẹ nhàng đến cá tính phá cách. Tất nhiên mỗi một phong cách sẽ...

Bộ đồ dùng nhà tắm 4 món là gì, có quan trọng với khách sạn không?

11,240 Tin tức khách sạn

Với mục đích nâng cao chất lượng dịch vụ, nhiều khách sạn, resort luôn tìm kiếm những điểm nhấn để tạo hiệu ứng tốt cho khách hàng. Vậy thì chắc chắn bạn không nên bỏ qua bộ đồ...

Hướng dẫn cách sử dụng dao cạo râu dùng 1 lần của khách sạn

12,011 Tin tức khách sạn

Cạo râu thường xuyên là việc làm cần thiết đối với phái mạnh. Cạo râu giúp nam giới lịch lãm, phong độ hơn. Tuy nhiên cạo râu như thế nào là đúng cách, nhất là đối với dao...

Giường khách sạn có bánh xe và những điều cần biết

64,422 Tin tức khách sạn

Giường khách sạn có bánh xe còn được gọi là giường phụ hay Extra bed. Giường này là món đồ dùng không thể thiếu trong mỗi khách sạn. Trang bị giường phụ mang đến khá nhiều lợi ích...

Mách bạn tất tần tật nội quy nhân viên buồng phòng cần biết

Tin nổi bật

Mách bạn tất tần tật nội quy nhân viên buồng phòng cần biết

Bất kì công việc nào cũng có nội quy. Và nhân viên buồng phòng cũng vậy. Nội quy nhân viên buồng phòng được coi như một bảng tiêu chuẩn. Nó giúp nhân viên dựa vào đó mà hành...

Dâu Đà Lạt – Món quà từ thiên nhiên làm nao lòng khách du lịch

Đừng bỏ lỡ

Dâu Đà Lạt – Món quà từ thiên nhiên làm nao lòng khách du lịch

Dâu Đà Lạt được người Pháp đưa vào trồng và từ đó, loại trái cây này đã trở thành đặc sản nổi bật mà hầu hết các du khách luôn muốn thưởng thức và mang về để làm...

Setup khách sạn

Tổng hợp mẫu tấm trang trí giường khách sạn sang chảnh hot nhất

10,455 Setup khách sạn

Thiết kế khách sạn đẹp bao gồm cả kiến trúc lẫn nội thất. Trong đó, trang trí phòng ngủ là một vấn đề cần phải chú trọng để tạo ấn tượng cho khách hàng. Dưới đây là những...

Cách trải ga giường phủ khách sạn đúng chuẩn và chi tiết nhất

70,934 Setup khách sạn

Trải ga giường là một trong những nghiệp vụ quan trọng giúp khách sạn tạo ấn tượng đẹp với khách hàng. Dưới đây là cách cách trải ga giường phủ khách sạn đúng chuẩn và chi tiết nhất....

Điểm danh những mẫu dép khách sạn đẹp, dễ đi nhất hiện nay

37,526 Setup khách sạn

Dép khách sạn là vật dụng không thể thiếu nhằm tạo ra sự tiện nghi cho khách hàng khi đến với khách sạn. Chúng có rất nhiều loại với kiểu dáng đa dạng và được sử dụng trong...

Kích thước thảm phòng ngủ khách sạn thông dụng, hay dùng nhất

35,908 Setup khách sạn

Thảm phòng ngủ khách sạn là vật dụng không thể thiếu trong lĩnh vực kinh doanh khách sạn hiện nay. Một vấn đề mà nhiều chủ khách sạn quan tâm đó chính là về kích thước thảm phòng...

Kinh nghiệm đặt thêm giường phụ khách sạn bạn cần biết!

39,444 Setup khách sạn

Việc yêu cầu đặt thêm giường phụ khách sạn khi thuê phòng sẽ được tính phí tùy vào bảng giá của mỗi hotel. Vậy giường phụ là gì? Phí yêu cầu đặt thêm giường phụ khách sạn 3...

Thiết kế khách sạn

Cách trang trí phòng ngủ homestay đẹp độc đáo hút khách nườm nượp

108,730 Kiến Thức Khách Sạn

Học ngay các cách trang trí phòng ngủ homestay dưới đây, đảm bảo không gian sẽ vô cùng đẹp, độc đáo. Bất cứ ai đến đều trầm trồ thán phục, lưu luyến khi rời đi. Đương nhiên khả...

Trọn bộ tiêu chuẩn resort chi tiết và cụ thể nhất nên “đút túi”

52,345 Kiến Thức Khách Sạn

Để có một khu resort đảm bảo đúng quy định cũng như tạo sự thoải mái cho khách hàng thì cần tuân thủ đầy đủ các tiêu chuẩn resort. Các tiêu chuẩn này sẽ có sự thay đổi...

Thiết kế Homestay diện tích nhỏ đơn giản và giá cả phù hợp

74,522 Kiến Thức Khách Sạn

Homestay diện tích nhỏ hiện nay được đưa vào sử dụng phổ biến ở các khu du lịch. Vậy thiết kế homestay diện tích nhỏ cần những điều kiện gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết ngay...

Thiết kế homestay container siêu độc đáo và mới lạ ở Việt Nam

44,733 Kiến Thức Khách Sạn

Thiết kế homestay container siêu độc đáo, mới lạ và cực kì “hot” ở nước ta hiện nay. Hầu hết các bạn trẻ đều thích loại hình lưu trú này. Những tín đồ mê xê dịch hãy trải nghiệm...

Bí quyết thiết kế nhà nghỉ 5 tầng đẹp mang lại lợi nhuận cao

41,404 Kiến Thức Khách Sạn

Thiết kế nhà nghỉ 5 tầng là một công việc khá phức tạp. Công việc này đòi hỏi cần phải tuân thủ theo đúng tiêu chuẩn thiết kế nhà nghỉ mới nhất. Kiến trúc nhà nghỉ và các...

Tin tức khách sạn

Thùng rác đặt ngoài trời cần đáp ứng được điều khiện gì?

11,123 Kiến thức

Ngày nay, nhu cầu sử dụng thùng rác ngoài trời đang tăng cao. Việc sử dụng các mẫu thùng rác ở ngoài trời giúp năng cao ý thức của người dân trong việc bảo vệ môi trường một...

Cách bảo quản ấm siêu tốc giúp tăng tuổi thọ và an toàn cho thiết bị

11,246 Tin tức khách sạn

Bất kỳ vật dụng nào, sau một thời gian dài sử dụng cũng cần bảo quản và vệ sinh sạch sẽ. Ấm siêu tốc cũng vậy, nếu như không biết cách bảo quản ấm siêu tốc và vệ...

4 yếu tố chi phối giá bán xe dọn buồng phòng trên thị trường

10,664 Tin tức khách sạn

Xe làm buồng là thiết bị quan trọng góp phần hỗ trợ khâu dọn vệ sinh phòng nghỉ khách sạn, resort được nhanh nhất. Nếu bạn đang có ý định trang bị dòng xe này thì hãy đọc...

Giường bể bơi – tắm nắng là gì? Các chất liệu cấu tạo nên giường bể bơi

33,660 Tin tức khách sạn

Giường bể bơi – tắm nắng là gì? Các chất liệu cấu tạo nên giường bể bơi như thế nào? Giường bể bơi có vai trò như thế nào trong kinh doanh khách sạn, resort? Hãy cùng tìm...

Top 4 địa điểm nên trang bị xe đẩy inox 3 tầng

11,241 Tin tức khách sạn

Xe đẩy inox 3 tầng là thiết bị tiện dụng, hỗ trợ việc vận chuyển rất hữu ích. Hãy cùng Poliva điểm danh 4 địa điểm nên trang bị xe đẩy inox 3 tầng và sử dụng chúng...

Nghiệp vụ khách sạn

Rượu Baileys là gì? Uống thể nào để cảm nhận trọn vị nhất?

45,933 Kiến Thức Khách Sạn

Baileys là một trong những hãng rượu nổi tiếng nhất trên thị trường thế giới hiện nay. Vậy bạn có biết rượu Baileys là gì không? Nếu lần đầu thử, tôi tin chắc bạn sẽ thú vị với...

Express check-out là gì? Quy trình check-out “thần tốc” lễ tân cần biết

126,466 Kiến Thức Khách Sạn

Lĩnh vực quản trị khách sạn càng ngày càng phát triển với sự hoàn thiện dịch vụ, giải quyết nhanh chóng các khâu. Trong đó, ta phải kể đến sự xuất hiện của express check-out. Trải nghiệm các...

Spirit là gì? Khám phá sức quyến rũ mê hoặc của rượu spirit

79,195 Kiến Thức Khách Sạn

Chắc hẳn nhiều người sẽ bất ngờ khi lần đầu nghe tới rượu spirit. Nhưng chắc hẳn trong giới pha chế, đây sẽ là một thuật ngữ không còn xa lạ. Đây là nhân tố tuyệt vời giúp...

Revpar là gì? Tầm quan trọng và cách tính Revpar trong khách sạn

50,966 Kiến Thức Khách Sạn

Đối với những người chuyên ngành bên khách sạn nhất là người kinh doanh quản trị doanh nghiệp khách sạn luôn đặt tiêu chí Revpar lên hàng đầu. Vậy Revpar là gì? Tầm quan trọng và cách tính...

An ninh khách sạn và những vai trò của bộ phận an ninh khách sạn

86,514 Kiến Thức Khách Sạn

Khách sạn có an toàn hay không là phụ thuộc phần lớn vào bộ phận an ninh khách sạn. Đây là bộ phận quan trọng mà không khách sạn nào có thể thiếu. Hãy cùng Poliva tìm hiểu...

Kiến thức khách sạn

Khách sạn, nhà hàng sử dụng máy rửa chén có tốn điện không?

11,139 Tin tức khách sạn

Máy rửa chén giúp rửa chén đĩa một cách nhanh chóng và vệ sinh. Tuy nhiên, các khách sạn, nhà hàng vẫn luôn phân vân rằng không biết sử dụng máy rửa chén có tốn điện không. Thắc...

Sử dụng xe đẩy thức ăn bằng inox cần lưu ý điều gì?

11,203 Tin tức khách sạn

Mỗi 1 loại xe đẩy thức ăn có những đặc tính riêng. Bởi vậy khi sử dụng từng loại, bạn cần phải để ý và quan sát sao cho sử dụng phù hợp nhất. Dưới đây là những...

Mua giường bể bơi cho khách sạn cần quan tâm đến những tiêu chí gì?

40,689 Tin tức khách sạn

Mua giường bể bơi cho khách sạn cần quan tâm đến những tiêu chí gì? Những tiêu chí nào quyết định trong việc lựa chọn giường bể bơi để tăng sự sang trọng, hiện đại trong các khách...

Chức năng bộ phận buồng phòng trong khách sạn quan trọng không?

58,084 Kiến Thức Khách Sạn

Trong một khách sạn có rất nhiều bộ phận buồng phòng khác nhau. Và mỗi bộ phận như thế lại có những chức năng của riêng mình. Vậy chức năng bộ phận buồng phòng là gì? Chính xác...

Xích đu là gì? Vai trò của xích đu đối với không gian ngoại thất

12,521 Tin tức khách sạn

Cùng với bàn ghế ngoài trời, ô dù ngoài trời,… thì xích đu là món đồ trang trí ngoại thất mà bạn không thể bỏ qua khi sắm sửa cho không gian ngoại thất sân vườn. Vậy xích...

chat qua zalo
chat qua mess
Miền Bắc 096.849.8888
Miền Nam 094.714.9999
0