Nghiệp vụ lễ tân khách sạn đầy đủ, chi tiết nhất! Đọc ngay!

Lễ tân đóng vai trò rất quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh, thương hiệu khách sạn. Vì thế mà việc nắm rõ nghiệp vụ lễ tân khách sạn là điều cần thiết để bạn có thể trở thành một lễ tân chuyên nghiệp.

Lễ tân khách sạn là gì?

Lễ tân khách sạn là bộ phận nhân viên phụ trách công việc trong khu vực tiền sảnh. Họ có nghĩa vụ đón tiếp, kiểm tra khách và thực hiện các việc liên quan đến giao phòng cho khách. Ngoài ra, lễ tân còn là người giải quyết các khiếu nại, phản hồi, tình huống phát sinh của khách hàng.

Lễ tân khách sạn phải đáp ứng được yêu cầu ngoại hình

Yêu cầu chung cần có đối với lễ tân khách sạn

Ngoại hình và sức khỏe

Được xem là “bộ mặt” của khách sạn, lễ tân cần có ngoại hình ưa nhìn để gây thiện cảm tốt. Đồng thời, trang phục cũng cần sạch sẽ, gọn gàng để có một phong thái chuyên nghiệp. Ngoài ra, do nhu cầu công việc cần làm việc với cường độ cao và lâu nên sức khỏe tốt cũng là yêu cầu cần thiết với bộ phận này.

Nghiệp vụ, kiến thức chuyên ngành

Để trở thành một lễ tân khách sạn chuyên nghiệp, bạn cần am hiểu và thành thạo nghiệp vụ lễ tân khách sạn. Đồng thời, bạn cũng cần nắm vững kiến thức chuyên ngành để hiểu rõ về tâm lý khách hàng và khả năng ứng biến trong tình huống phát sinh.

Khả năng giao tiếp

Là bộ phận tiếp xúc với khách hàng thường xuyên nên khả năng giao tiếp là yêu cầu cần thiết với lễ tân. Họ cần luôn giữ thái độ niềm nở, thân thiện và mỉm cười khi giao tiếp. Cũng như có năng lực giải quyết tình huống nhanh chóng cho khách hàng. Ở những khách sạn thì việc tiếp đón khách quốc tế cũng phổ biến nên giao tiếp thành thạo ngoại ngữ cũng là điều cơ bản mà lễ tân cần có.

Lễ tân khách sạn phải là người có khả năng giao tiếp tốt.

Kỹ năng tin học văn phòng

Ngày nay, mọi công việc đều cần sử dụng đến tin học văn phòng. Và đây cũng là yêu cầu đối với lễ tân khách sạn. Bạn bắt buộc cần phải thành thạo máy tính để hoàn thành công việc. Như tiến hành đặt phòng, tra cứu thông tin, check-in, check-out cho khách hàng,… Khả năng dùng tin học văn phòng càng giỏi thì công việc của bạn càng dễ dàng và thuận lợi hơn.

Tác phong lễ tân khách sạn chuyên nghiệp

Ở bộ phận lễ tân, tác phong làm việc là vấn đề cần quan tâm hàng đầu. Nội quy lễ tân khách sạn cũng như trong nghiệp vụ đều đòi hỏi người lễ tân cần có thái độ làm việc chuyên nghiệp. Tác phong một lễ tân chuyên nghiệp là luôn xuất hiện trong trang phục gọn gàng và giữ thái độ vui vẻ.

Giọng nói nhẹ nhàng, dễ nghe và luôn mỉm cười khi trò chuyện cùng khách hàng. Bình tĩnh và phản ứng tốt khi giải quyết các vấn đề phát sinh cũng rất cần thiết. Đồng thời, nhân viên lễ tân có tác phong chuyên nghiệp thường có cơ hội làm việc tốt hơn. Cũng như có cơ hội thăng tiến nhanh trong nghề.

Nghiệp vụ lễ tân khách sạn yêu cầu nhân viên lễ tân luôn giữ thái độ thân thiện và tác phong lịch sự.

Nghiệp vụ lễ tân khách sạn – Quy trình làm việc chính của lễ tân

Thực hiện check-in, đón khách

• Chào khách, hỏi thông tin khách và xác nhận thông tin về phòng và dịch vụ. Với khách vãng lai, hỏi nhu cầu và giới thiệu về phòng và dịch vụ của khách sạn.
• Hỏi mượn khách hàng chứng minh nhân dân (khách trong nước) và hộ chiếu (khách quốc tế) và tiến hành làm thủ tục nhận tiền đặt cọc, thanh toán. Sau đó giao chìa khóa phòng cho khách hàng.

Tư vấn, trao đổi cho khách hàng về dịch vụ khách sạn

• Tư vấn về loại phòng phù hợp với mục đích và tài chính của khách hàng.
• Giới thiệu khách sử dụng dịch vụ của khách sạn như phòng gym, spa, nhà hàng,… Và dịch vụ của các đối tác liên kết như đặt tour, thuê xe,….

Phục vụ nhu cầu khách hàng trong thời gian lưu trú

• Cung cấp đầy đủ thông tin về khách sạn.
• Xử lý những vấn đề phát sinh hoặc phản hồi của khách hàng.
• Hỗ trợ khách hàng trong việc đặt vé xa, vé máy bay, vé tàu hỏa,…

Lễ tân là bộ phận giải quyết những phản hồi của khách hàng.

Thực hiện check-out, tạm biệt khách hàng

• Tiếp nhận lại chìa khóa và thẻ từ của phòng. Đồng thời liên hệ bộ phận quản lý buồng phòng kiểm tra phòng để đảm bảo không có vấn đề.
• Xác nhận những dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng. Sau đó thông báo số tiền cần thanh toán cho khách hàng.
• Hoàn trả chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu cho khách hàng.

Nghiệp vụ lễ tân khách sạn rất cần thiết để hình thành nên một lễ tân chuyên nghiệp. Việc nắm rõ được chuyên môn của mình sẽ giúp lễ tân tìm kiếm được công việc tốt và khả năng thăng tiến cao.