Express check-out là gì? Quy trình check-out “thần tốc” lễ tân cần biết

Lĩnh vực quản trị khách sạn càng ngày càng phát triển với sự hoàn thiện dịch vụ, giải quyết nhanh chóng các khâu. Trong đó, ta phải kể đến sự xuất hiện của express check-out. Trải nghiệm các dịch vụ tại khách sạn, bạn đã bao giờ nghe đến hình thức thanh toán này. Ngay bây giờ, hãy tìm hiểu trên Poliva xem Express check-out là gì và quy trình thực hiện Express check-out nhé.

Express check-out là gì?

Express check-out trước tiên là một dịch vụ thanh toán khi trả phòng. Tuy nhiên, so với hình thức check-out thông thường, đây là hình thức thanh toán siêu nhanh.

Express check-out chủ yếu được áp dụng cho khách hàng thanh toán qua thẻ tín dụng

Tính vượt trội của Express check-out là gì?

Hoạt động, các thủ tục check-out đều được thực hiện ở quầy lễ tân khách sạn. Công việc được nhân viên lễ tân tiến hành theo một quy trình cụ thể. Vì thế mà xuất hiện vấn đề lớn tại các khung giờ cao điểm, mùa lễ. Bộ phận lễ tân bị quá tải công việc dẫn tới việc khách hàng phải chờ lâu. Dịch vụ thanh toán Express check-out đã khắc phục sự bất lợi cho cả hai phía

Quý khách chỉ mất vài phút điền đơn là có thể sử dụng dịch vụ

Khách lưu trú thường sử dụng dịch vụ Express check-out vì các nguyên nhân:

• Sẽ tiết kiệm được thời gian. Khách sẽ không phải đợi hàng dài ở quầy lễ tân để làm thủ tục trả phòng đặc biệt vào giờ cao điểm
• Quý khách sẽ không phải lo lắng, vội vàng vì lịch trình kế. Để không bị trễ chuyến bay, cuộc hẹn quan trọng, còn gì tuyệt hơn khi có Express check-out

Đối với khách sạn khi sử dụng Express check-out:

• Sử dụng Express Checkout tại khách sạn của bạn cũng có nghĩa là nhân viên của bạn có thể tạo hóa đơn cho khách của bạn vào thời gian thuận tiện nhất trong ngày.
• Không gây ra tình trạng tắc nghẽn ở quầy lễ tân, khiến các công việc khác bị giấn đoạn
• Tạo ra một chất lượng phục vụ chuyên nghiệp, hiệu quả cao.

Quy trình các bước thực hiện thanh toán Express check-out

Thông thường, nhân viên lễ tân sẽ hỏi ý kiến khách hàng trong quá trình thực hiện thủ tục check-in. Trong trường hợp khách hàng chưa làm ngay lúc check-in, khách có thể thông báo trước một ngày hoặc vào buổi sáng ngày trả phòng. Nhân viên quầy sẽ có trách nhiệm gửi tới khách lưu trú phiếu đăng ký thanh toán nhanh express check-out.

Tại các khách sạn áp dụng dịch vụ này, đều có hòm thư đặt tại quầy lễ tân

Tiếp đó, khách hàng chỉ cần:

• Điền thông tin và ký ủy quyền vào biểu mẫu check-out nhanh của khách sạn.
• Khách lưu trú sẽ đưa lại phiếu đó cho nhân viên lễ tân, nhận lại chứng minh thư/ hộ chiếu và rời khách sạn mà không cần phải làm các thủ tục check-out trực tiếp khác.

Về phía nhân viên lễ tân, họ cần thực hiện:

• Tiến hành tính tổng hóa đơn dịch vụ của khách và ghi vào phiếu cà thẻ tín dụng. Để được chấp nhận thanh toán, khách sạn cần phải gửi cho ngân hàng phiếu cà thẻ tín dụng + phiếu đăng ký khách sạn + phiếu trả phòng nhanh có chữ ký của khách.
• Đồng thời, nhân viên tiếp tân có trách nhiệm kiểm tra khả năng thanh toán của thẻ tín dụng.
• Sau khi đã được ngân hàng chấp nhận thanh toán, nhân viên lễ tân gửi thư hoặc gửi qua email bản sao hóa đơn, chứng từ thanh toán dịch vụ và biểu mẫu ủy quyền check-out cho khách.
• Cảm ơn khách hàng đã tin tưởng lựa chọn qua mail điện tử
• Bản sao hóa đơn, chứng từ thanh toán, mẫu ủy quyền của khách cần phải được lưu giữ lại để sử dụng trong trường hợp có tranh chấp xảy ra.

Những loại thẻ được cho phép sử dụng trong Express check-out

Không phải tất cả khi mang tới khách sạn bạn đều có thể sử dụng hình thức thanh toán nhanh. Vì lý do quốc tế và sự liên kết khách hàng thì có sự giới hạn về thẻ để thanh toán. Những điều này đã được các nhân viên lễ tân nắm rõ và họ sẽ tư vấn chu đáo cho khách hàng.

Chỉ cần có thẻ trong tay, mọi thứ thật nhanh chóng

Hiện tại thì chương trình Checkout Express chỉ hỗ trợ các thẻ sau: Visa, Master Card, American Express, Discover, Dinners Club

Một số thẻ không thể  hỗ trợ Checkout Express như: Maestro Domestic, Maestro International, Visa Election, Solo

Express check-out đã mang lại những lợi thế nhất định cho cả hai phía khách hàng và khách sạn. Là một nhân viên lễ tân của khách sạn, bạn không thể bỏ qua thuật ngữ Express check-out là gì. Đồng thời, bạn cần nắm rõ những quy trình thực hiện thanh toán nhanh. Poliva mong những thông tin này sẽ hữu ích với bạn.