Tổng quan về sơ đồ bộ phận tiền sảnh và nội quy làm việc

Một khách sạn luôn có các bộ phận liên kết với nhau tạo thành thể thống nhất. Vậy trong bộ phận tiền sảnh có nội quy làm việc như thế nào? Sơ đồ bộ phận tiền sảnh được sắp xếp ra sao? Hãy cùng Poliva tìm hiểu ngay nhé!

Mỗi khách sạn thường có nhiều bộ phận khác nhau. Khi du khách đến khách sạn thì sẽ tiếp xúc và gặp gỡ với nhân viên ở sảnh đầu tiên. Đó chính là các nhân viên thuộc bộ phận tiền sảnh. Cách làm việc của nhân viên tại bộ phận này sẽ quyết định danh tiếng của khách sạn. Bộ phận tiền sảnh gồm các vị trí như lễ tân, buồng phòng, nhân viên phụ trách hành lý và đứng cửa…

Nhân viên tại bộ phận tiền sảnh

Sơ đồ bộ phận tiền sảnh

Bộ phận tiền sảnh sẽ là cầu nối giữa khách hàng và khách sạn. Do đó chiếc cầu nối này phải vững chắc. Bộ phận tiền sảnh được bố trí gần lối vào chính giữa khách sạn. Sơ đồ tổ chức bộ phận tiền sảnh được chia theo hai cách. Đó chính là thiết lập vật lý và cấu trúc hoạt động của bộ phận.

Sơ đồ theo thiết lập vật lý

Thiết lập vật lý là cách bố trí, sắp xếp của các vật dụng tại tiền sảnh. Cách sắp xếp này tùy thuộc vào từng khách sạn. Tuy nhiên điểm chung đều có bảng treo chìa khóa, bàn chuông, thanh ghi xử lý thư khách. Tại quần lễ tân có các khoang, các vị trí khác nhau, gồm hệ thống máy tính và hệ thống liên lạc nội bộ.

Sơ đồ của bộ phận tiền sảnh

Cấu trúc hoạt động của các bộ phận trong tiền sảnh

Trong tiền sảnh thì các vị trí của nhân viên sẽ thể hiện họ làm việc ở tiểu bộ phận nào. Nhân viên lễ tân sẽ đứng trong quầy lễ tân. Khu vực họ làm việc được chiếu sáng đầy đủ, trang trí thẩm mỹ đẹp. Hơn nữa tại đây có điện thoại, máy tính… để liên lạc và làm việc với du khách.

Các tổng đài viên cũng thường hoạt động trong quầy, họ trực điện thoại để tư vấn hoặc đặt phòng cho khách hàng. Bộ phận đứng cửa vào phụ trách hành lý thì đứng tại cửa ra vào, chào đón và tạm biệt khách khi họ đến và rời đi.

Trong các khách sạn lớn và resort thì có giám đốc tiền sảnh. Tuy nhiên với các khách sạn vừa và nhỏ thì người giám sát tại đây là quản lý bộ phận tiền sảnh. Trong mỗi tiểu bộ phận lại có trưởng bộ phận. Trưởng bộ phận lễ tân, trưởng bộ phận đặt phòng…

Dưới đây là một số hình ảnh sơ đồ tổ chức của bộ phận tiền sảnh. Quý độc giả có thể tham khảo cùng Poliva để nắm rõ hơn về cơ cấu, tổ chức bộ phận tiền sảnh!

Hình ảnh sơ đồ bộ phận tiền sảnh trong khách sạn

Nội quy làm việc của bộ phận tiền sảnh

Mỗi nơi làm việc đều có các nội quy riêng. Đối với nhân viên làm việc tại bộ phận tiền sảnh khách sạn thì có các nội quy nghiêm ngặt để phù hợp với công việc. Chúng tôi liệt kê các nội quy làm việc chung của nhân viên trong tiền sảnh khách sạn.

• Nhân viên phải đi làm đúng giờ, có động lực làm việc.
• Trang phục đúng quy định, các tiêu chuẩn ngoại hình phải duy trì.
• Luôn truyền đạt thông tin cho đồng nghiệp một cách rõ ràng. Không vụ lợi, không sống ích kỷ.
• Trong quá trình làm việc không để quầy trống mà không có ai giám sát.
• Đối với khách hàng luôn niềm nở.
• Luôn trau dồi, học hỏi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm từ bạn bè đồng nghiệp.
• Quan sát và kiểm tra các khu vực xung quanh, nếu có vấn đề bất thường xảy ra phải báo cáo ngay.
• Không nhai kẹo cao su, không hút thuốc trong khu vực sảnh.
• Khi giao tiếp với khách hàng phải điềm đạm, niềm nở. Không được thái độ với khách hàng.
• Báo cáo hàng tháng theo đúng quy định của khách sạn.
• Trung thực, nghiêm túc trong công việc.

Các nội quy với nhân viên trong tiền sảnh

Trên đây là những sơ đồ tổ chức bộ phận tiền sảnh khách sạn và các nội quy quy định đối với nhân viên tiền sảnh. Hi vọng với những thông tin mà chúng tôi chia sẻ, du khách và độc giả sẽ hiểu hơn về công việc của các nhân viên tại đây. Khi đã có cái nhìn tổng quan về bộ phận tiền sảnh, khách hàng sẽ nắm rõ hơn khi đi lưu trú tại bất kì nơi nào.