Gate pass là gì? Sử dụng gate pass như thế nào trong khách sạn?

Gate pass là một loại giấy tờ quan trọng sử dụng trong khách sạn, resort. Nó có tác dụng đảm bảo tài sản và kiểm soát nhân sự chặt chẽ. Vậy gate pass là gì? Gate pass được sử dụng ra sao, có hiệu lực như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay trong bài viết nhé!

Gate pass là gì?

Gate pass là giấy phép “thông hành” cho việc mang hàng ra ngoài hoặc tạm rời khỏi khách sạn. Nó được áp dụng cho nhân viên làm việc tại khách sạn cao cấp hay resort lớn. Mục tiêu sử dụng loại giấy tờ này là thiết lập vấn đề an ninh, kiểm soát nhân sự cũng như tài sản hay hàng hóa của khách sạn.

Khi nhận được gate pass, nhân viên sẽ được phép ra ngoài trong giờ làm việc để thực hiện việc cá nhân hoặc công việc được khách sạn giao. Ngoài ra, trong nhiều trường hợp, họ được cấp giấy phép để mang đồ ra bên ngoài. Mục đích có thể là sửa chữa do hư hỏng hay chuyển đồ của khách hàng cần mang về.

Mẫu gate pass được sử dụng trong khách sạn như thế nào?

Tại các khách sạn, mẫu gate pass được sử dụng theo form chuẩn dưới đây:

GATE PASS

(GIẤY PHÉP RA CỔNG)

MR/MS: …………………….………..Position……………Department……………..…

(Anh/ Chị………………………………Chức vụ……………Bộ Phận………………)

Is authorized to go out of HOTELCAREERS.VN premies for the business as assigned by the hotel:

(Được phép ra khỏi khách sạn trong giờ làm việc để thực hiện công việc do ban giám đốc khách sạn phân công:)

Asset or equipment taken out/ Tài sản hoặc thiết bị đem ra: …………………………

Purpose/ Mục đích:……………………………………………………………………

From/ Từ:……am/pm.

To:……am/ pm.

Date/ Ngày…………

Uniform/ đồng phục:   Yes/ có  No/không.

I commit hereby that the reason submitted is the true reason, I will come back on time or take any punishment from management for my misconduct.

(Tôi xin cam kết lý do tôi đi ra ngoài là thật, tôi sẽ trở lại đúng giờ hoặc nếu không phải chịu sự kỷ luật từ ban lãnh đạo cho mọi hành vi sai trái của mình.)

I will take any responsibilities for the asset or equipment that I took out,compensate for any missing or damaging occurred to the asset.

(Tôi xin chịu trách nhiệm về những vật dung và tài sản tôi mang ra ngoài, và đền bù cho bất kỳ sự mất mát hoặc hỏng hóc nào của những vật dụng đó.)

Verified by/ Xác nhận bởi                    Checked by/ Người kiểm tra                    Approved by/ ký duyệt

(HOD/ Trưởng bộ phận)                            (Security/ An ninh)                         (General Manager/ Tổng G.Đ)

Quy trình lập và xác nhận gate pass là gì?

Gate pass cần được lập và xác nhận rõ ràng, cụ thể để đảm bảo vấn đề an ninh. Với mục đích khác nhau, gate pass cần đảm bảo những nội riêng riêng biệt. Cụ thể:

Gate pass dành cho hàng hóa

Với gate pass được phục vụ cho việc chuyển hàng hóa ra bên ngoài khách sạn, mẫu giấy phép ra cổng cần ghi rõ những nội dung:

• Họ tên, vị trí, chức vụ, bộ phận làm việccủa nhân viên.
• Thông tin về hàng hóabao gồm: số lượng và mẫu mã.
• Địa điểm mang hàng hóa đi và nơi đến của hàng hóa.
• Ngày đi, ngày đến của hàng hóa.
• Lý do mang hàng hóa ra bên ngoài.
• Ngày dự kiến mang về (nếu có).
• Chữ ký của Trưởng bộ phận, nhân viên bộ phận An ninhvà xác nhận của Tổng quản lý.

Gate pass dành cho nhân viên khách sạn

Với nhân viên ra ngoài, mẫu gate pass sẽ có sự thay đổi. Để xác nhận việc rời khách sạn tạm thời, nhân viên phải ghi rõ những nội dung sau:

• Họ tên, vị trí và chức vụ nhân viên.
• Bộ phận làm việc của nhân viên.
• Mục đích rời khỏi khách sạn.
• Thời gian rời khỏi và trở về khách sạn, bao gồm ngày và giờ cụ thể.
• Cam kết trung thực và trở lại đúng cam kết.
• Chữ ký của Trưởng bộ phận, nhân viên bộ phận An ninh và xác nhận của Tổng quản lý.

Gate pass là gì? Tác dụng và quy trình lập, xác nhận gate pass ra sao? Mong rằng những chia sẻ trên đã giúp bạn giải đáp trọn vẹn những thắc mắc này. Hi vọng những kiến thức này sẽ giúp ích cho bạn trong công việc hiện tại ở khách sạn hoàn thành tốt hơn.