Tìm hiểu từ A đến Z hệ thống sơ đồ quản lý khách sạn

Tìm hiểu từ A đến Z hệ thống sơ đồ quản lý khách sạn

72,340 | Thứ sáu, 22/09/2023, 07:00 (GMT+7)

Để hoạt động khách sạn diễn ra thuận lợi nhất thì việc xây dựng một sơ đồ quản lý khách sạn rõ ràng ngay từ đầu là việc rất cần thiết.

Sơ đồ quản lý khách sạn 3-5 sao

Tùy vào quy mô cũng như số lượng phòng mà các khách sạn sẽ được xếp hạng sao khác nhau. Cụ thể như sau:

  • Khách sạn 2 sao phải có tối thiểu từ 20 đến 49 phòng lưu trú.
  • Khách sạn 3 sao phải có tối thiểu từ 50 cho đến 79 phòng lưu trú.
  • Khách sạn 4 sao phải có tối thiểu từ 80 phòng lưu trú.
  • Khách sạn 5 sao phải có tối thiểu từ 100 phòng lưu trú.

Chính nhờ sự phân chia này mà cơ cấu tổ chức của khách sạn 2 sao, 3 sao, 4 sao, 5 sao sẽ khác nhau. Từ đó dẫn đến việc quản lý khách sạn cũng được phân cấp khác.

Thông thường thì sơ đồ cơ cấu tổ chức sẽ tương đương với hoạt động quản lý khách sạn. Bạn có thể hiểu rõ hơn thông qua các sơ đồ sau đây:

 sơ đồ quản lý khách sạn

Sơ đồ quản lý khách sạn 2 sao

hệ thống sơ đồ quản lý khách sạn

Sơ đồ quản lý khách sạn 3 sao

sơ đồ quản lý khách sạn

Sơ đồ quản lý khách sạn 4, 5 sao

Tìm hiểu quy trình quản lý khách sạn

Mỗi một bộ phận khách sạn sẽ đóng vai trò nhất định trong quy trình quản lý khách sạn. Cụ thể như sau:

Quản lý khách hàng

Mỗi một khách hàng sẽ được bộ phận lễ tân lưu lại các thông tin từ họ tên, giới tinh, địa chỉ, số điện thoại, số CMND… để khách sạn thuận tiện cho việc check in, check out…

Quy trình quản lý khách sạn cơ bản

Quy trình quản lý khách sạn cơ bản

Quản lý phòng

Các loại phòng của khách sạn được quản lý dựa vào số phòng, loại phòng, giá phòng tương ứng. Các loại phòng cũng được trang bị các tiện nghi được quản lý theo chính loại phòng đó.

Quản lý đăng ký – thuê phòng

Việc đăng ký, thuê phòng của khách hàng được bộ phận kinh doanh tiếp nhận, lưu thông tin và phản hồi chấp thuận. Sau đó, bộ phận kinh doanh sẽ sắp xếp phòng, dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng.

Quản lý thông tin nhận phòng

Khi khách hàng đăng ký thuê phòng thì bộ phận lễ tân sẽ dựa vào những thông tin đó để giao phòng chính xác.

cần quản lý phòng cho thuê, giá phòng thuê đúng

cần quản lý phòng cho thuê, giá phòng thuê đúng

Quản lý việc trả phòng

Bộ phận lễ tân kiểm tra họ tên khách, số phòng, giờ trả… để đảm bảo việc thanh toán của khách được chính xác nhất. Điều này nhằm tránh trường hợp khách hàng trả phòng trước thời hạn hoặc đăng ký thêm thời gian lưu trú.

Quản lý thông tin hủy đăng ký

Bộ phận kinh doanh khi nhận được thông tin hủy đăng ký cần xác định tên khách hàng hủy đăng ký, ngày hủy, giờ hủy… để hủy bỏ việc đăng ký phòng, sắp xếp phòng cho khách hàng khác. Việc khách hủy đăng ký có thể phải bồi thường cho khách sạn theo thỏa thuận. Bộ phận kinh doanh cần lưu ý trong vấn đề này.

Quản lý nhân viên phục vụ tại khách sạn

Nhân viên thuộc các bộ phận khác nhau sẽ được quản lý bộ phận đó giám sát, hỗ trợ. Các thông tin về nhân viên như họ tên, tuổi, chức vụ, thời gian làm việc… cũng đều được lưu lại hồ sơ.

Mỗi một bộ phận khách sạn lại có một quản lý chung

Mỗi một bộ phận khách sạn lại có một quản lý chung

Nhược điểm của quy trình quản lý khách sạn thủ công

Việc quản lý khách sạn một cách thủ công, dựa trên sức người đã bộc lộ những nhược điểm:

  • Các thông tin trong quá trình hoạt động, từ thông tin khách, hóa đơn, chứng từ thanh toán… đều được tiến hành thủ công và lưu trữ lại giấy tờ. Điều này khiến việc quản lý, tính toán mỗi tháng tốn nhiều thời gian và công sức.
  • Việc sửa đổi thông tin khi có sai sót xảy ra sẽ gặp nhiều khó khăn và thậm chí gây loạn thông tin giữa các bộ phận.
  • Mỗi một công đoạn cần một số lượng nhân viên nhất định để hoàn thành. Vì thế dẫn đến việc tốn nhân lực, từ đó chi phí của khách sạn bị đội lên khá nhiều.
  • Với khách sạn có quy mô càng lớn thì việc đăng ký phòng thủ công sẽ mất thời gian, thậm chí chồng chéo phòng của khách hàng.

Chính bởi các nhược điểm mấu chốt này mà hiện nay đa số các khách sạn lớn, nhỏ đều áp dụng các phần mềm quản lý khách sạn để hoạt động diễn ra thuận lợi hơn. Điều này không chỉ giúp khách sạn chuyên nghiệp hơn mà chủ đầu tư còn dễ dàng giám sát mọi hoạt động của khách sạn dù không trực tiếp có mặt tại đó.

Bài viết liên quan

Review Hotel

Thuật ngữ khách sạn

Vang cường hoá là gì? Những điều cần biết về vang cường hoá

81,635 Kiến Thức Khách Sạn

Những nhânn viên phục vụ tại nhà hàng- khách sạn chắc hẳn đã quen thuộc với vang sủi bọt nhưng bạn đã biết vang cường hoá là gì chưa? Chắc hẳn nhiều bạn đã nghe đến cụm từ...

Balsamic là gì? Vì sao giấm balsamic có giá cực đắt đỏ?

77,749 Kiến Thức Khách Sạn

Nền ẩm thực châu Âu nổi tiếng với hương vị thơm ngon cùng cách bày trí món ăn đặc sắc, hấp dẫn. Và với những người yêu thích ẩm thực châu lục này chắc chắn sẽ biết đến...

Bột mì số 8 là gì? Làm bánh với bột mì số 8 như thế nào?

51,074 Kiến Thức Khách Sạn

Bột mì số 8 là gì, bột mỳ số 8 giá bao nhiêu và so với số 11 khác nhau như thế nào? Bột mì số 8 làm được những loại bánh gì? Tìm hiểu ngay những vấn...

Bột mì số 11 là gì? Vì sao nên chọn bột số 11 làm bánh mì?

51,510 Kiến Thức Khách Sạn

Bột mì số 11 (hay bread flour) là cái tên rất quen thuộc trong làm bánh. Với những ưu điểm của mình, nó được sử dụng làm nguyên liệu trong bánh mì và các loại bánh ngọt. Vậy...

Pour Spout là gì? Nghe bartender kể chuyện sử dụng Pour Spout

72,384 Kiến Thức Khách Sạn

Pour Spout chắc hẳn là một thuật ngữ quen thuộc đối với các bartender nhưng liệu các bạn có biết Pour Spout là gì hay không? Nếu bạn làm trong nghề pha chế nhà hàng, ắt hẳn sẽ...

Kiến thức khách sạn

Bí quyết mua hộp đựng giấy vệ sinh công nghiệp bền, chính hãng

10,030 Tin tức khách sạn

Hộp đựng giấy vệ sinh công nghiệp được sử dụng phổ biến trong các khu chế xuất, trung tâm thương mại, nhà hàng, khách sạn và nhiều nơi khác. Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn...

Nệm lò xo là gì? Nệm lò xo có tốt cho sức khỏe không?

63,459 Tin tức khách sạn

Nệm lò xo là gì? Nệm lò xo có tốt cho sức khỏe không? Đó là những vấn đề được khá nhiều người quan tâm hiện nay. Nếu bạn cũng đang quan tâm những vấn đề này, đừng...

Khách sạn nên mua xe giặt là thùng nhựa hay túi vải?

10,724 Tin tức khách sạn

Bước chân vào cửa hàng bán xe đẩy thu gom đồ vải, chắc chắn bạn sẽ được nhân viên tư vấn về 2 dòng xe: Xe giặt là bằng nhựa và xe giặt là túi vải. Đảm bảo...

Bí quyết dùng xe đẩy rượu 10 năm chưa hỏng – Tăng tuổi thọ xe đẩy rượu

11,045 Tin tức khách sạn

Học ngay cách sử dụng xe đẩy rượu được giới thiệu trong bài viết dưới đây, đảm bảo bạn sẽ thấy 1 chiếc xe đẩy phục vụ rượu có thể dùng tới 10 năm mà chưa có hiện...

Mua xe gom rác thương hiệu Poliva ở đâu?

10,524 Tin tức khách sạn

Với công việc hàng ngày của những nhân viên môi trường thì không thể nào thiếu đi được những chiếc xe thu gom rác đẩy tay thương hiệu Poliva. Đây chính là sản phẩm sẽ giúp hộ giảm...

An ninh khách sạn và những vai trò của bộ phận an ninh khách sạn

Tin nổi bật

An ninh khách sạn và những vai trò của bộ phận an ninh khách sạn

Khách sạn có an toàn hay không là phụ thuộc phần lớn vào bộ phận an ninh khách sạn. Đây là bộ phận quan trọng mà không khách sạn nào có thể thiếu. Hãy cùng Poliva tìm hiểu...

Ếch om – Tinh hoa ẩm thực của vùng đất Phượng Tường Hưng Yên

Đừng bỏ lỡ

Ếch om – Tinh hoa ẩm thực của vùng đất Phượng Tường Hưng Yên

Ếch đồng thì ở nơi đâu cũng có. Nhưng để chế biến và cho ra một món ngon từ những con ếch đồng thì chẳng hề đơn giản. Nhưng cũng có nơi với những cách biến tấu tài...

Setup khách sạn

Hướng dẫn lựa chọn chăn ga gối đệm khách sạn tốt nhất

123,842 Setup khách sạn

Chăn ga gối nệm là những thiết bị buồng phòng không thể thiếu trong phòng ngủ của khách sạn. Vậy chọn chăn ga gối đệm khách sạn thế nào tốt nhất? Đừng bỏ qua bài viết dưới đây....

Khám phá kích thước khăn spa đúng tiêu chuẩn 5 sao

45,752 Setup khách sạn

Khăn spa là một vật dụng vô cùng quan trọng thể hiện đẳng cấp và thương hiệu của một spa. Vậy tiêu chí nào để lựa chọn khăn spa chất lượng? Kích thước khăn spa đúng chuẩn 5...

Cách trải ga giường phủ khách sạn đúng chuẩn và chi tiết nhất

70,920 Setup khách sạn

Trải ga giường là một trong những nghiệp vụ quan trọng giúp khách sạn tạo ấn tượng đẹp với khách hàng. Dưới đây là cách cách trải ga giường phủ khách sạn đúng chuẩn và chi tiết nhất....

Bí quyết làm mềm áo choàng tắm cotton chỉ trong vài phút

68,443 Setup khách sạn

Làm mềm áo choàng tắm cotton là điều cần thiết sau một thời gian sử dụng áo. Cách thức này không chỉ giúp áo bền màu mà còn giúp sợi vải không bị khô cứng, dễ bở, bục...

Một số loại Extra bed cho khách sạn phổ biến nhất hiện nay

89,848 Setup khách sạn

Tuy chỉ xuất hiện trong phòng ngủ khi được khách hàng yêu cầu nhưng Extra bed đóng vai trò khá quan trọng trong mỗi khách sạn. Dưới đây là một số loại Extra bed cho khách sạn phổ...

Thiết kế khách sạn

Tư vấn thiết kế kiến trúc khách sạn đẹp mang lại hiệu quả kinh doanh

128,765 Kiến Thức Khách Sạn

Hoạt động tư vấn thiết kế kiến trúc khách sạn giúp chủ đầu tư tìm ra được những mẫu kiến trúc phù hợp với mục đích kinh doanh của mình. Điều đó giúp hoạt động kinh doanh có...

Thiết kế Homestay ven biển cực chất, view chụp ảnh độc lạ

75,828 Kiến Thức Khách Sạn

Biển là một địa điểm du lịch lý tưởng cho những ngày hè nóng bức ở Việt Nam. Vậy làm thế nào đi biển để có nơi ở view đẹp như ý? Hãy khám phá những mẫu thiết...

Tiêu chuẩn cấu tạo, kích thước thang máy khách sạn trong thi công lắp đặt

71,118 Kiến Thức Khách Sạn

Thang máy khách sạn là phương tiện di chuyển hữu ích giúp tiết kiệm thời gian và công sức, đem lại sự tiện lợi cho người sử dụng. Thiết kế thang máy mang nhiều hình thức khác nhau...

Kiến trúc khách sạn 4 sao: Không gian nghỉ dưỡng đẳng cấp

65,428 Kiến Thức Khách Sạn

Kinh doanh khách sạn đang là ngành thu hút nhiều chủ đầu tư. Chính vì vậy những mẫu kiến trúc khách sạn 4 sao luôn trong tầm ngắm được các chủ đầu tư quan tâm.  Sự phát triển...

Xây khách sạn gần biển: Xu hướng kinh doanh “Một vốn bốn lời”

56,906 Kiến Thức Khách Sạn

Kinh doanh khách sạn, đặc biệt là khách sạn gần biển là mô hình được nhiều nhà đầu tư quan tâm hiện nay. Có thể nói, xây khách sạn gần biển được xem là xu hướng kinh doanh...

Tin tức khách sạn

Vải không dệt là gì? Ứng dụng của vải không dệt vào đời sống

10,079 Tin tức khách sạn

Vải không dệt là gì? Vải không dệt được dùng để làm gì? Loại vải này có những đặc điểm gì, có tốt không? Những thắc mắc trên đây của bạn sẽ được Poliva giải đáp ngay sau...

Hướng dẫn đặt thùng rác quảng cáo sao cho hiệu quả

10,890 Tin tức khách sạn

Tại Việt Nam thì việc sử dụng thùng đựng rác quảng cáo chưa được áp dụng nhiều. Nhưng đối với các nước phát triển trên thế giới, thì việc sử dụng thùng rác quảng cáo không chỉ giúp...

Kinh nghiệm chọn mua thùng rác nhựa cho không gian ngoài trời

11,049 Tin tức khách sạn

Những chiếc thùng rác nhựa không còn là vật dụng quá xa lạ đổi với chúng ta. Sản phẩm này xuất hiện ở khắp mọi nơi, từ tại gia đình, văn phòng cho đến khu vực công cộng...

Điểm danh các loại khay Inox dùng trong nhà hàng tiệc buffet

11,567 Tin tức khách sạn

Các loại khay inox là một trong những sản phẩm không thể thiếu được trong những bữa tiệc buffet tại các nhà hàng và khách sạn. Những chiếc khay này không chỉ giúp bảo quản, trưng bày thức...

Vì sao cần trang bị dao cạo râu chất lượng cho khách sạn?

54,396 Tin tức khách sạn

Dao cạo râu sử dụng trong khách sạn có vai trò rất quan trọng. Vai trò của dao cạo râu cao cấp trong khách sạn như thế nào? Vì sao cần trang bị dao cạo râu chất lượng...

Nghiệp vụ khách sạn

Check-in là gì? Thủ tục check-in tại khách sạn như thế nào?

53,409 Kiến Thức Khách Sạn

Check-in là hành động lưu giữ lại những khoảnh khắc đáng nhớ. Với mạng xã hội Facebook nổi tiếng thì đây là một trong những thói quen của nhiều người dùng. Tuy nhiên, ở những lĩnh vực khác...

Duty Manager là gì? Nhiệm vụ của Duty Manager ra sao?

70,390 Kiến Thức Khách Sạn

Bạn đã từng nghe Duty Manager tuy nhiên lại chưa hiểu rõ Duty Manager là gì? Nhiệm vụ của Duty Manager trong khách sạn ra sao? Khi tuyển dụng Duty Manager cần lưu ý những gì? Duty Manager...

Mojito là gì? Cách pha chế và các loại mojito phổ biến hiện nay

48,220 Kiến Thức Khách Sạn

Chúng ta thường nghe tên gọi thức uống mojito. Vậy mojito là gì? Cách làm mojito như thế nào và các loại mojito phổ biến hiện nay ra sao? Hãy cùng Poliva tìm hiểu ngay về loại thức...

Nghiệp vụ an ninh khách sạn – Tầm quan trọng của công việc

133,758 Kiến Thức Khách Sạn

Trong khách sạn cần có bộ phận an ninh để đảm bảo an toàn. Vậy bộ phận này được đào tạo nghiệp vụ an ninh khách sạn như thế nào? Các nghiệp vụ này được áp dụng ra...

Các tiêu chí tuyển dụng nhân viên buồng phòng bạn cần biết

79,476 Kiến Thức Khách Sạn

Mỗi bộ phận luôn đặt ra những tiêu chí khác nhau để tuyển chọn được những nhân viên ưng ý. Và sau đây là các tiêu chí tuyển dụng nhân viên buồng phòng ứng với các vị trí...

Kiến thức khách sạn

Người dùng hay mắc lỗi gì khi dùng hộp đựng nước rửa tay?

10,078 Tin tức khách sạn

Việc sử dụng nước rửa tay là một trong những biện pháp phòng chống lây nhiễm, đảm bảo vệ sinh tốt nhất. Tuy nhiên, nếu không sử dụng đúng cách, bình đựng nước rửa tay cũng có thể...

Chất liệu thường dùng làm thùng rác công nghiệp

10,180 Tin tức khách sạn

Cũng giống như các mẫu thùng rác công cộng khác, sản phẩm thùng rác công nghiệp cũng chủ yếu được là từ các chất liệu nhựa khác nhau và có đặc thù riêng. Vậy chất liệu thường dùng...

Phụ kiện ô dù là gì? Thay mới phụ kiện dù lệch tâm giá bao nhiêu?

12,262 Tin tức khách sạn

Ô dù che nắng ngoài trời đã trở thành vật dụng vô cùng quen thuộc mà đến bất cứ các quán cà phê, nhà hàng, khách sạn, resort… bạn cũng thấy. Trong quá trình hoạt động, ô dù...

Cập nhật các quy định hiện hành về điều kiện kinh doanh nhà nghỉ

79,480 Kiến Thức Khách Sạn

Bạn đang tìm kiếm các thông tin liên quan đến điều kiện kinh doanh nhà nghỉ? Bạn đang phân vân chưa biết phải tham khảo các văn bản pháp luật nào về vấn đề này? Vậy thì đừng...

Kinh nghiệm chọn mua bàn chải đánh răng gỗ cho khách sạn

11,481 Tin tức khách sạn

Bàn chải đánh răng gỗ là đồ dùng khách sạn được nhiều người ưa chuộng và sử dụng bởi những ưu điểm vượt trội. Đặc biệt bàn chải đánh răng gỗ thân thiện môi trường lại an toàn...

Tìm hiểu từ A đến Z hệ thống sơ đồ quản lý khách sạn

{{$viewed}} {{$cat_name}}

{{$description}}

{{$tags}}
chat qua zalo
chat qua mess
Miền Bắc 096.849.8888
Miền Nam 094.714.9999
0