Tìm hiểu từ A đến Z hệ thống sơ đồ quản lý khách sạn

68,968 | Thứ sáu, 31/07/2020, 07:00 (GMT+7)

Để hoạt động khách sạn diễn ra thuận lợi nhất thì việc xây dựng một sơ đồ quản lý khách sạn rõ ràng ngay từ đầu là việc rất cần thiết.

Sơ đồ quản lý khách sạn 3-5 sao

Tùy vào quy mô cũng như số lượng phòng mà các khách sạn sẽ được xếp hạng sao khác nhau. Cụ thể như sau:

  • Khách sạn 2 sao phải có tối thiểu từ 20 đến 49 phòng lưu trú.
  • Khách sạn 3 sao phải có tối thiểu từ 50 cho đến 79 phòng lưu trú.
  • Khách sạn 4 sao phải có tối thiểu từ 80 phòng lưu trú.
  • Khách sạn 5 sao phải có tối thiểu từ 100 phòng lưu trú.

Chính nhờ sự phân chia này mà cơ cấu tổ chức của khách sạn 2 sao, 3 sao, 4 sao, 5 sao sẽ khác nhau. Từ đó dẫn đến việc quản lý khách sạn cũng được phân cấp khác.

Thông thường thì sơ đồ cơ cấu tổ chức sẽ tương đương với hoạt động quản lý khách sạn. Bạn có thể hiểu rõ hơn thông qua các sơ đồ sau đây:

 sơ đồ quản lý khách sạn

Sơ đồ quản lý khách sạn 2 sao

hệ thống sơ đồ quản lý khách sạn

Sơ đồ quản lý khách sạn 3 sao

sơ đồ quản lý khách sạn

Sơ đồ quản lý khách sạn 4, 5 sao

Tìm hiểu quy trình quản lý khách sạn

Mỗi một bộ phận khách sạn sẽ đóng vai trò nhất định trong quy trình quản lý khách sạn. Cụ thể như sau:

Quản lý khách hàng

Mỗi một khách hàng sẽ được bộ phận lễ tân lưu lại các thông tin từ họ tên, giới tinh, địa chỉ, số điện thoại, số CMND… để khách sạn thuận tiện cho việc check in, check out…

Quy trình quản lý khách sạn cơ bản

Quy trình quản lý khách sạn cơ bản

Quản lý phòng

Các loại phòng của khách sạn được quản lý dựa vào số phòng, loại phòng, giá phòng tương ứng. Các loại phòng cũng được trang bị các tiện nghi được quản lý theo chính loại phòng đó.

Quản lý đăng ký – thuê phòng

Việc đăng ký, thuê phòng của khách hàng được bộ phận kinh doanh tiếp nhận, lưu thông tin và phản hồi chấp thuận. Sau đó, bộ phận kinh doanh sẽ sắp xếp phòng, dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng.

Quản lý thông tin nhận phòng

Khi khách hàng đăng ký thuê phòng thì bộ phận lễ tân sẽ dựa vào những thông tin đó để giao phòng chính xác.

cần quản lý phòng cho thuê, giá phòng thuê đúng

cần quản lý phòng cho thuê, giá phòng thuê đúng

Quản lý việc trả phòng

Bộ phận lễ tân kiểm tra họ tên khách, số phòng, giờ trả… để đảm bảo việc thanh toán của khách được chính xác nhất. Điều này nhằm tránh trường hợp khách hàng trả phòng trước thời hạn hoặc đăng ký thêm thời gian lưu trú.

Quản lý thông tin hủy đăng ký

Bộ phận kinh doanh khi nhận được thông tin hủy đăng ký cần xác định tên khách hàng hủy đăng ký, ngày hủy, giờ hủy… để hủy bỏ việc đăng ký phòng, sắp xếp phòng cho khách hàng khác. Việc khách hủy đăng ký có thể phải bồi thường cho khách sạn theo thỏa thuận. Bộ phận kinh doanh cần lưu ý trong vấn đề này.

Quản lý nhân viên phục vụ tại khách sạn

Nhân viên thuộc các bộ phận khác nhau sẽ được quản lý bộ phận đó giám sát, hỗ trợ. Các thông tin về nhân viên như họ tên, tuổi, chức vụ, thời gian làm việc… cũng đều được lưu lại hồ sơ.

Mỗi một bộ phận khách sạn lại có một quản lý chung

Mỗi một bộ phận khách sạn lại có một quản lý chung

Nhược điểm của quy trình quản lý khách sạn thủ công

Việc quản lý khách sạn một cách thủ công, dựa trên sức người đã bộc lộ những nhược điểm:

  • Các thông tin trong quá trình hoạt động, từ thông tin khách, hóa đơn, chứng từ thanh toán… đều được tiến hành thủ công và lưu trữ lại giấy tờ. Điều này khiến việc quản lý, tính toán mỗi tháng tốn nhiều thời gian và công sức.
  • Việc sửa đổi thông tin khi có sai sót xảy ra sẽ gặp nhiều khó khăn và thậm chí gây loạn thông tin giữa các bộ phận.
  • Mỗi một công đoạn cần một số lượng nhân viên nhất định để hoàn thành. Vì thế dẫn đến việc tốn nhân lực, từ đó chi phí của khách sạn bị đội lên khá nhiều.
  • Với khách sạn có quy mô càng lớn thì việc đăng ký phòng thủ công sẽ mất thời gian, thậm chí chồng chéo phòng của khách hàng.

Chính bởi các nhược điểm mấu chốt này mà hiện nay đa số các khách sạn lớn, nhỏ đều áp dụng các phần mềm quản lý khách sạn để hoạt động diễn ra thuận lợi hơn. Điều này không chỉ giúp khách sạn chuyên nghiệp hơn mà chủ đầu tư còn dễ dàng giám sát mọi hoạt động của khách sạn dù không trực tiếp có mặt tại đó.

Review Hotel

Thuật ngữ khách sạn

Bungalow là gì? Đôi nét về Bungalow mà không phải ai cũng biết

164,235 Kiến Thức Khách Sạn

Bungalow là một loại hình nhà ở khá phổ biến tại các nước khác nhau trên thế giới. Hiện nay, mô hình Bungalow phát triển rất mạnh mẽ tại nhiều khi nghỉ dưỡng, resort cao cấp và là...

{{$tags}}
Bột mì số 13 là gì? Dùng bột mì số 13 để làm bánh nào là ngon nhất?

49,725 Kiến Thức Khách Sạn

Bột mì là nguyên liệu quan trọng để tạo nên những chiếc bánh mặn đậm hương vị hay những chiếc bánh ngọt hấp dẫn. Và bột mì số 13 là một trong những loại bột phổ biến được...

{{$tags}}
Sous chef là gì? Tìm hiểu nhiệm vụ công việc của Sous chef

48,534 Kiến Thức Khách Sạn

Trong một gian khách sạn thì khu vực bếp được coi là linh hồn ẩm thực, góp phần tạo nên thương hiệu của khách sạn đó. Và trong khu vực bếp có nhiều chức vụ khác nhau, mỗi...

{{$tags}}
Bột mì số 8 là gì? Làm bánh với bột mì số 8 như thế nào?

48,516 Kiến Thức Khách Sạn

Bột mì số 8 là gì, bột mỳ số 8 giá bao nhiêu và so với số 11 khác nhau như thế nào? Bột mì số 8 làm được những loại bánh gì? Tìm hiểu ngay những vấn...

{{$tags}}
Assignment là gì? Cùng khám phá vị trí assignment trong khách sạn

231,849 Kiến Thức Khách Sạn

Assignment là một thuật ngữ khách sạn rất quen thuộc đối với những người trong ngành. Đối với những người ngoài nghề đây là một từ khá lạ tai. Vậy assignment là gì? Đối với những bạn ngoài...

{{$tags}}

Kiến thức khách sạn

Máy sấy tay có tốt không? Có thân thiện với môi trường không?

10,001 Tin tức khách sạn

Nhanh chóng, tiện lợi là những gì chúng ta nhắc đến sản phẩm máy sấy tay – thiết bị thường được lắp đặt trong các nhà vệ sinh công cộng. Ngoài sự tiện dụng thì máy sấy tay...

{{$tags}}
Phân biệt áo choàng tắm chất lượng cao cấp với hàng rẻ tiền

54,988 Tin tức khách sạn

Lựa chọn được những mẫu áo choàng tắm chất lượng luôn là mục tiêu của các khách sạn, resort. Và để thực hiện được điều này thì bạn nên “bỏ túi” một số lưu ý phân biệt dưới...

{{$tags}}
Bố trí khoảng cách đặt thùng rác công cộng ra sao cho phù hợp?

10,001 Tin tức khách sạn

Xã hội ngày càng phát triển, chất lượng cuộc sống không ngừng nâng cao khiến cho những vấn đề về bảo vệ môi trường cũng được quan tâm nhiều hơn. Để có thể bảo vệ được môi trường...

{{$tags}}
Deadline là gì? Cần làm gì để tránh để “deadline dí”?

68,221 Kiến Thức Khách Sạn

Deadline là thuật ngữ được sử dụng rất phổ biến từ học tập cho đến công việc. Và có rất nhiều người “sợ” từ ngữ này khi nó trở thành một “mối đe dọa” tinh thần. Vậy deadline...

{{$tags}}
Flair Bartending là gì? Tìm hiểu về kỹ thuật Flair Bartending gây ấn tượng

46,824 Kiến Thức Khách Sạn

Bạn có biết một Bartender chuyên nghiệp không chỉ giỏi pha chế nhưng ly cocktail, đồ uống thơm ngon, hấp dẫn để trinh phục tất cả khách hàng. Ngoài ra còn một thứ khiến các Bartender tạo được ấn...

{{$tags}}
Bộ phận kế toán khách sạn: Cơ cấu nhân sự và nội dung công việc

Tin nổi bật

Bộ phận kế toán khách sạn: Cơ cấu nhân sự và nội dung công việc

 Bộ phận kế toán khách sạn là bộ phận vô cùng quan trọng. Bởi bộ phận này ảnh hưởng và quyết định đến doanh thu cũng như sự phát triển của khách sạn. Hãy cùng Poliva tìm hiểu...

  • 16 kỹ năng nhân viên buồng phòng cần có để làm ở khách sạn 5 sao
    16 kỹ năng nhân viên buồng phòng cần có để làm ở khách sạn 5 sao
  • Giải đáp thắc mắc lễ tân khách sạn lương bao nhiêu, có cao không?
    Giải đáp thắc mắc lễ tân khách sạn lương bao nhiêu, có cao không?
  • Visa là gì? Muốn làm visa cần chuẩn bị giấy tờ gì?
    Visa là gì? Muốn làm visa cần chuẩn bị giấy tờ gì?
  • Housekeeping là gì? Những phẩm chất cần có của một housekeeper
    Housekeeping là gì? Những phẩm chất cần có của một housekeeper
  • Giới thiệu về bộ phận tiền sảnh: Gương mặt đại diện khách sạn
    Giới thiệu về bộ phận tiền sảnh: Gương mặt đại diện khách sạn
  • Steward là gì? Bạn có phải là ứng viên thực sự phù hợp với vị trí Steward?
    Steward là gì? Bạn có phải là ứng viên thực sự phù hợp với vị trí Steward?
Thưởng thức canh chua cá rô ngon đậm vị quê xứ Ninh Bình

Đừng bỏ lỡ

Thưởng thức canh chua cá rô ngon đậm vị quê xứ Ninh Bình

Kể đến các món ăn ngon, đặc sản nổi tiếng ở Ninh Bình thì không thể không kể đến canh chua cá rô. Cũng như thịt dê núi, cơm cháy, rượu Kim Sơn,.., món canh chua cá rô...

  • Điểm danh 5 hàng bún ốc thơm ngon nổi tiếng dễ gây nghiện ở Hà Nội
    Điểm danh 5 hàng bún ốc thơm ngon nổi tiếng dễ gây nghiện ở Hà Nội
  • Thẩm vị thịt dê Ninh Thuận: Dù khó tính cũng phải gật gù tán dương
    Thẩm vị thịt dê Ninh Thuận: Dù khó tính cũng phải gật gù tán dương
  • Ốc hút Đà Nẵng đặc trưng với hương vị cay nồng khó quên
    Ốc hút Đà Nẵng đặc trưng với hương vị cay nồng khó quên
  • Xôi bảy màu: Mĩ vị 7 sắc cầu vồng độc đáo của ẩm thực Tây Bắc
    Xôi bảy màu: Mĩ vị 7 sắc cầu vồng độc đáo của ẩm thực Tây Bắc
  • Cá bống vùi gio – món đặc sản thơm nức mũi đến từ Lai Châu
    Cá bống vùi gio – món đặc sản thơm nức mũi đến từ Lai Châu
  • Bánh cáy làng Nguyễn: Đặc sản nổi tiếng số 1 Thái Bình
    Bánh cáy làng Nguyễn: Đặc sản nổi tiếng số 1 Thái Bình
Đặc sản mắc mật – thức gia vị làm nên vạn món ngon vùng Tây Bắc

Đừng bỏ lỡ

Đặc sản mắc mật – thức gia vị làm nên vạn món ngon vùng Tây Bắc

Quả mắc mật là một trong những gia vị quen thuộc, được người dân vùng cao Tây Bắc, Đông Bắc đặc biệt sử dụng trong các món ăn hàng ngày. Hương vị của quả mắc mật tạo nên...

  • Bánh mì Hội An – Món ăn đường phố nổi tiếng “tuy quen mà lạ”
    Bánh mì Hội An – Món ăn đường phố nổi tiếng “tuy quen mà lạ”
  • Thịt trâu lá lồm: Khi hương vị Tây Bắc gói gọn trong một cái tên
    Thịt trâu lá lồm: Khi hương vị Tây Bắc gói gọn trong một cái tên
  • Cá bớp nướng – Đặc sản mang hương vị biển cả Phú Yên
    Cá bớp nướng – Đặc sản mang hương vị biển cả Phú Yên
  • Hồng Đà Lạt thanh tao, thơm ngọt khiến vạn người mê
    Hồng Đà Lạt thanh tao, thơm ngọt khiến vạn người mê
  • Nem Ninh Hòa – Đặc sản trứ danh chỉ có tại hòn ngọc Nha Trang
    Nem Ninh Hòa – Đặc sản trứ danh chỉ có tại hòn ngọc Nha Trang
  • Mận cơm xứ Lạng: Tinh hoa quả Việt, thưởng thức là mê
    Mận cơm xứ Lạng: Tinh hoa quả Việt, thưởng thức là mê

Setup khách sạn

Tổng hợp mẫu tấm trang trí giường khách sạn sang chảnh hot nhất

133,942 Setup khách sạn

Thiết kế khách sạn đẹp bao gồm cả kiến trúc lẫn nội thất. Trong đó, trang trí phòng ngủ là một vấn đề cần phải chú trọng để tạo ấn tượng cho khách hàng. Dưới đây là những...

{{$tags}}
Kinh nghiệm đặt thêm giường phụ khách sạn bạn cần biết!

36,595 Setup khách sạn

Việc yêu cầu đặt thêm giường phụ khách sạn khi thuê phòng sẽ được tính phí tùy vào bảng giá của mỗi hotel. Vậy giường phụ là gì? Phí yêu cầu đặt thêm giường phụ khách sạn 3...

{{$tags}}
Tư vấn chọn rèm cửa cho khách sạn: Đảm bảo đẹp, sang, giá hợp lý

35,316 Setup khách sạn

Bạn đang đau đầu vì không biết nên lựa chọn loại rèm cửa nào cho khách sạn của mình? Cùng tham khảo các thông tin tư vấn chọn rèm cửa khách sạn trong bài viết sau đây để...

{{$tags}}
Nhà cung cấp dép nhà nghỉ uy tín và chất lượng trên thị trường

57,380 Setup khách sạn

Dép đi trong nhà nghỉ đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với các khách thuê phòng. Đồng thời đây cũng là một chi tiết tuy nhỏ nhưng lại là vật dụng thể hiện sự chuyên nghiệp...

{{$tags}}
Hướng dẫn lựa chọn chăn ga gối đệm khách sạn tốt nhất

122,088 Setup khách sạn

Chăn ga gối nệm là những thiết bị buồng phòng không thể thiếu trong phòng ngủ của khách sạn. Vậy chọn chăn ga gối đệm khách sạn thế nào tốt nhất? Đừng bỏ qua bài viết dưới đây....

{{$tags}}

Thiết kế khách sạn

Xây khách sạn mini: Những điều bạn nhất định phải biết

83,882 Kiến Thức Khách Sạn

Xây khách sạn mini là xu hướng kinh doanh được nhiều nhà đầu tư lựa chọn hiện nay. Dưới đây là những điều bạn cần phải biết trước khi quyết định đầu tư vào hình thức kinh doanh...

{{$tags}}
Cách lựa chọn mẫu thảm trải hành lang khách sạn phù hợp nhất

33,981 Kiến Thức Khách Sạn

Một trong những cách trang trí hành lang khách sạn đơn giản, nhanh chóng nhất đó chính là sử dụng thảm trải hành lang khách sạn. Nó không chỉ giúp khách sạn nổi bật hơn mà còn gây...

{{$tags}}
Thiết kế nhà nghỉ 3 tầng đẹp, giá rẻ, hút lộc cho chủ đầu tư

74,656 Kiến Thức Khách Sạn

Thiết kế nhà nghỉ 3 tầng để kinh doanh đang được rất nhiều chủ đầu tư quan tâm. Đây là một xu hướng ngày càng nở rộ trong thời kỳ hiện đại ngày nay. Dưới đây là gợi...

{{$tags}}
Cách thiết kế thang máy khách sạn 5 sao vừa đạt chuẩn vừa cuốn hút

57,240 Kiến Thức Khách Sạn

Để thiết kế thang máy khách sạn 5 sao hoàn hảo nhất thì bạn cần phải lưu ý đến rất nhiều yếu tố. Ngoài việc đạt đủ các tiêu chuẩn chung thì bạn cũng cần phải tính toán...

{{$tags}}
Quầy lễ tân khách sạn có gì? Tổng hợp trang thiết bị quầy lễ tân

41,176 Kiến Thức Khách Sạn

Quầy lễ tân là nơi tiếp đón khách hàng liên tục 24/24 giờ. Vì thế các vật dụng thiết yếu tại đây cần được chuẩn bị thật đầy đủ. Vậy cụ thể thì quầy lễ tân khách sạn...

{{$tags}}

Tin tức khách sạn

Hướng dẫn cách sử dụng két sắt khách sạn mới nhất hiện nay

55,602 Tin tức khách sạn

Khách sạn hiện nay đều trang bị két sắt để khách bảo quản tiền bạc, giấy tờ quan trọng. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn gặp phải khó khăn khi dùng két sắt lần đầu tiên. Tham khảo...

{{$tags}}
Chất liệu resin là gì? Khám phá bộ đồ resin trong khách sạn

43,285 Tin tức khách sạn

Chất liệu resin vẫn còn khá lạ lẫm với nhiều người, thế nhưng đây lại là một chất liệu rất được ưa chuộng trong lĩnh vực làm đồ handmade hay các loại trang sức, nữ trang. Đặc biệt,...

{{$tags}}
Tiêu chí chọn thảm chùi chân cho khách sạn, resort cao cấp

34,646 Kiến Thức Khách Sạn

Thảm chùi chân dùng cho khách sạn, resort là thiết bị không thể thiếu. Tuy là vật dụng nhỏ nhưng góp phần vào việc xây dựng hình ảnh cũng như dấu ấn của khách hàng với khách sạn....

{{$tags}}
Điểm danh những chất liệu bình nước rửa tay trên thị trường hiện nay

33,209 Tin tức khách sạn

Hiện nay sử dụng bình nước rửa tay tại các văn phòng, khách sạn là một điều vô cùng cần thiết. Bạn có biết không chất liệu bình nước rửa tay vô cùng đa dạng, đơn cử như...

{{$tags}}
Những điều mà bạn cần lưu ý khi mua xe thu gom bát đĩa

10,001 Tin tức khách sạn

Có thể bạn chưa biết nhưng những chiếc xe đẩy thu gom bát đĩa cũng là một trong những thiết bị không thể thiếu được tại các nhà hàng, khách sạn. Nhiều người vẫn chưa thực sự đánh...

{{$tags}}

Nghiệp vụ khách sạn

Dry shake là gì? Kỹ thuật pha chế Bartender không thể không biết

42,622 Kiến Thức Khách Sạn

Dưới bàn tay “phù thủy” của các Bartender, các nguyên liệu được biến hóa diệu kỳ tạo nên những món uống độc đáo. Đó không chỉ nhờ tay nghề điêu luyện, nắm rõ đặc điểm nguyên liệu mà...

{{$tags}}
Shift Leader là gì? Công việc cụ thể của Shift leader ra sao?

72,410 Kiến Thức Khách Sạn

Shift leader là gì? Công việc cụ thể của Shift leader là gì? Chắc chắn đây là băn khoăn của rất nhiều người. Để tìm câu trả lời cho những câu hỏi này thì hãy tìm hiểu bài...

{{$tags}}
Alacarte là gì? Quy trình phục vụ setup bàn Alacarte như nào?

42,921 Kiến Thức Khách Sạn

Khi nhắc tới Alarcarte, không phải ai cũng biết về thuật ngữ này. Thực chất, chúng ta đều biết tới nó nhưng với tên gọi và dưới hình thức khác. Vậy thì , bạn có tò mò thực...

{{$tags}}
Combo là gì? Cách nhà hàng sử dụng combo để kích thích tiêu dùng

46,274 Kiến Thức Khách Sạn

Là một khách hàng dù trong bất cứ lĩnh vực gì, đâu đâu ta cũng thấy những gói combo siêu hấp dẫn. Chẳng phải đau đầu, chẳng phải đắn đo vì đã có combo. Vậy thì, hình dung...

{{$tags}}
Horeca là gì? Bí quyết đánh thức tiềm năng của kênh Horeca ở Việt Nam

47,153 Kiến Thức Khách Sạn

Đối với những người đang hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh cung cấp dịch vụ – những thực phẩm, đồ uống, nguyên vật liệu cho khách sạn nhà hàng đều để ý tới thuật ngữ Horeca. Vậy...

{{$tags}}

Kiến thức khách sạn

Tiêu chí chọn mua thùng rác sử dụng trong phòng khách sạn

106,423 Tin tức khách sạn

Thùng rác là vật dụng không thể thiếu trong phòng khách sạn. Thông thường, khách sạn sẽ lựa chọn mua Thùng rác theo những tiêu chí cơ bản về kiểu dáng thiết kế, màu sắc, kích thước và...

{{$tags}}
Bí quyết kinh doanh khách sạn 4 sao thu lời: Đánh trúng thị hiếu khách hàng

129,217 Kiến Thức Khách Sạn

Muốn kinh doanh khách sạn 4 sao thành công, chỉ thu về lợi nhuận mà không lo lỗ, các chủ đầu tư cần tìm hiểu, nắm rõ và đánh trúng thị hiếu khách hàng.  Dịch vụ du lịch...

{{$tags}}
Tổng hợp các loại khăn spa chuyên dùng giá tốt nhất

35,280 Tin tức khách sạn

Khăn là một vật dụng vô cùng quan trọng góp phần thể hiện đẳng cấp của mỗi spa. Khăn spa cần đảm bảo thấm nước tốt và mang đến cảm giác thoải mái cho khách hàng. Dưới đây...

{{$tags}}
Hướng dẫn cách giặt, vệ sinh rèm cửa đúng cách nhất

28,629 Tin tức khách sạn

Rèm cửa là vật dụng quen thuộc trong mỗi căn phòng khách sạn. Ngoài công dụng trang trí, rèm cửa còn có tác dụng che nắng gió, cản bụi… Sau một thời gian sử dụng, rèm cửa thường...

{{$tags}}
3 loại ga trải giường khách sạn phổ biến nhất hiện nay

68,262 Tin tức khách sạn

Trong hàng loạt các mẫu ga trải giường khách sạn hiện nay, nhìn chung tồn tại ba loại ga cơ bản là ga chun mỏng, ga chần và ga phủ. Mỗi loại ga đều sở hữu những đặc...

{{$tags}}
{{$name}}

{{$viewed}} {{$cat_name}}

{{$description}}

{{$tags}}