Tìm hiểu từ A đến Z hệ thống sơ đồ quản lý khách sạn

69,138 | Thứ sáu, 22/01/2021, 07:00 (GMT+7)

Để hoạt động khách sạn diễn ra thuận lợi nhất thì việc xây dựng một sơ đồ quản lý khách sạn rõ ràng ngay từ đầu là việc rất cần thiết.

Sơ đồ quản lý khách sạn 3-5 sao

Tùy vào quy mô cũng như số lượng phòng mà các khách sạn sẽ được xếp hạng sao khác nhau. Cụ thể như sau:

  • Khách sạn 2 sao phải có tối thiểu từ 20 đến 49 phòng lưu trú.
  • Khách sạn 3 sao phải có tối thiểu từ 50 cho đến 79 phòng lưu trú.
  • Khách sạn 4 sao phải có tối thiểu từ 80 phòng lưu trú.
  • Khách sạn 5 sao phải có tối thiểu từ 100 phòng lưu trú.

Chính nhờ sự phân chia này mà cơ cấu tổ chức của khách sạn 2 sao, 3 sao, 4 sao, 5 sao sẽ khác nhau. Từ đó dẫn đến việc quản lý khách sạn cũng được phân cấp khác.

Thông thường thì sơ đồ cơ cấu tổ chức sẽ tương đương với hoạt động quản lý khách sạn. Bạn có thể hiểu rõ hơn thông qua các sơ đồ sau đây:

 sơ đồ quản lý khách sạn

Sơ đồ quản lý khách sạn 2 sao

hệ thống sơ đồ quản lý khách sạn

Sơ đồ quản lý khách sạn 3 sao

sơ đồ quản lý khách sạn

Sơ đồ quản lý khách sạn 4, 5 sao

Tìm hiểu quy trình quản lý khách sạn

Mỗi một bộ phận khách sạn sẽ đóng vai trò nhất định trong quy trình quản lý khách sạn. Cụ thể như sau:

Quản lý khách hàng

Mỗi một khách hàng sẽ được bộ phận lễ tân lưu lại các thông tin từ họ tên, giới tinh, địa chỉ, số điện thoại, số CMND… để khách sạn thuận tiện cho việc check in, check out…

Quy trình quản lý khách sạn cơ bản

Quy trình quản lý khách sạn cơ bản

Quản lý phòng

Các loại phòng của khách sạn được quản lý dựa vào số phòng, loại phòng, giá phòng tương ứng. Các loại phòng cũng được trang bị các tiện nghi được quản lý theo chính loại phòng đó.

Quản lý đăng ký – thuê phòng

Việc đăng ký, thuê phòng của khách hàng được bộ phận kinh doanh tiếp nhận, lưu thông tin và phản hồi chấp thuận. Sau đó, bộ phận kinh doanh sẽ sắp xếp phòng, dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng.

Quản lý thông tin nhận phòng

Khi khách hàng đăng ký thuê phòng thì bộ phận lễ tân sẽ dựa vào những thông tin đó để giao phòng chính xác.

cần quản lý phòng cho thuê, giá phòng thuê đúng

cần quản lý phòng cho thuê, giá phòng thuê đúng

Quản lý việc trả phòng

Bộ phận lễ tân kiểm tra họ tên khách, số phòng, giờ trả… để đảm bảo việc thanh toán của khách được chính xác nhất. Điều này nhằm tránh trường hợp khách hàng trả phòng trước thời hạn hoặc đăng ký thêm thời gian lưu trú.

Quản lý thông tin hủy đăng ký

Bộ phận kinh doanh khi nhận được thông tin hủy đăng ký cần xác định tên khách hàng hủy đăng ký, ngày hủy, giờ hủy… để hủy bỏ việc đăng ký phòng, sắp xếp phòng cho khách hàng khác. Việc khách hủy đăng ký có thể phải bồi thường cho khách sạn theo thỏa thuận. Bộ phận kinh doanh cần lưu ý trong vấn đề này.

Quản lý nhân viên phục vụ tại khách sạn

Nhân viên thuộc các bộ phận khác nhau sẽ được quản lý bộ phận đó giám sát, hỗ trợ. Các thông tin về nhân viên như họ tên, tuổi, chức vụ, thời gian làm việc… cũng đều được lưu lại hồ sơ.

Mỗi một bộ phận khách sạn lại có một quản lý chung

Mỗi một bộ phận khách sạn lại có một quản lý chung

Nhược điểm của quy trình quản lý khách sạn thủ công

Việc quản lý khách sạn một cách thủ công, dựa trên sức người đã bộc lộ những nhược điểm:

  • Các thông tin trong quá trình hoạt động, từ thông tin khách, hóa đơn, chứng từ thanh toán… đều được tiến hành thủ công và lưu trữ lại giấy tờ. Điều này khiến việc quản lý, tính toán mỗi tháng tốn nhiều thời gian và công sức.
  • Việc sửa đổi thông tin khi có sai sót xảy ra sẽ gặp nhiều khó khăn và thậm chí gây loạn thông tin giữa các bộ phận.
  • Mỗi một công đoạn cần một số lượng nhân viên nhất định để hoàn thành. Vì thế dẫn đến việc tốn nhân lực, từ đó chi phí của khách sạn bị đội lên khá nhiều.
  • Với khách sạn có quy mô càng lớn thì việc đăng ký phòng thủ công sẽ mất thời gian, thậm chí chồng chéo phòng của khách hàng.

Chính bởi các nhược điểm mấu chốt này mà hiện nay đa số các khách sạn lớn, nhỏ đều áp dụng các phần mềm quản lý khách sạn để hoạt động diễn ra thuận lợi hơn. Điều này không chỉ giúp khách sạn chuyên nghiệp hơn mà chủ đầu tư còn dễ dàng giám sát mọi hoạt động của khách sạn dù không trực tiếp có mặt tại đó.

Bài viết liên quan

Review Hotel

Thuật ngữ khách sạn

Bleisure là gì? Những chiêu trò thu hút khách Bleisure cho khách sạn

168,317 Kiến Thức Khách Sạn

Bleisure là một thuật ngữ để chỉ một đối tượng khách hàng trong ngành kinh doanh du lịch, khách sạn. Tuy nhiên trong những năm gần đây đối tượng này lại chiếm một số lượng ngày càng lớn....

{{$tags}}
Vang cường hoá là gì? Những điều cần biết về vang cường hoá

79,272 Kiến Thức Khách Sạn

Những nhânn viên phục vụ tại nhà hàng- khách sạn chắc hẳn đã quen thuộc với vang sủi bọt nhưng bạn đã biết vang cường hoá là gì chưa? Chắc hẳn nhiều bạn đã nghe đến cụm từ...

{{$tags}}
Mousse là gì? Cách làm bánh mousse thơm ngon chuẩn vị

76,601 Kiến Thức Khách Sạn

Thế giới bánh ngọt luôn khiến chúng ta cảm thấy mê mẩn về vẻ ngoài bắt mắt cũng như hương vị đặc biệt. Và mousse được xem là một món ăn chuẩn mùa hè với hương vị thơm...

{{$tags}}
Assignment là gì? Cùng khám phá vị trí assignment trong khách sạn

232,052 Kiến Thức Khách Sạn

Assignment là một thuật ngữ khách sạn rất quen thuộc đối với những người trong ngành. Đối với những người ngoài nghề đây là một từ khá lạ tai. Vậy assignment là gì? Đối với những bạn ngoài...

{{$tags}}
Pour Spout là gì? Nghe bartender kể chuyện sử dụng Pour Spout

70,574 Kiến Thức Khách Sạn

Pour Spout chắc hẳn là một thuật ngữ quen thuộc đối với các bartender nhưng liệu các bạn có biết Pour Spout là gì hay không? Nếu bạn làm trong nghề pha chế nhà hàng, ắt hẳn sẽ...

{{$tags}}

Kiến thức khách sạn

Condotel là gì? Cần lưu ý gì khi đầu tư vào căn hộ Condotel

34,360 Kiến Thức Khách Sạn

Căn hộ Condotel hay còn có tên gọi khác là căn hộ khách sạn đang là một mô hình hấp dẫn mới xuất hiện trên thị trường bất động sản. Căn hộ này vừa có thể ở nhưng...

{{$tags}}
Kinh nghiệm chọn đèn ngủ phù hợp cho phòng khách sạn diện tích nhỏ

29,387 Tin tức khách sạn

Phòng khách sạn có diện tích nhỏ cần lựa chọn đèn ngủ sao cho không chiếm quá nhiều diện tích cũng như có cường độ ánh sáng vừa phải. Một số kinh nghiệm sau đây sẽ giúp bạn...

{{$tags}}
Phân biệt tủ lạnh mini và mini bar dùng trong phòng khách sạn

25,320 Tin tức khách sạn

Không ít người vẫn có sự nhầm lẫn giữa tủ lạnh mini và tủ mini bar. Cũng chính vì sự nhầm lẫn này mà rất nhiều người đã lựa chọn sản phẩm không phù hợp với nhu cầu....

{{$tags}}
Các tiêu chí tuyển dụng nhân viên buồng phòng bạn cần biết

76,512 Kiến Thức Khách Sạn

Mỗi bộ phận luôn đặt ra những tiêu chí khác nhau để tuyển chọn được những nhân viên ưng ý. Và sau đây là các tiêu chí tuyển dụng nhân viên buồng phòng ứng với các vị trí...

{{$tags}}
Thiết kế Homestay diện tích nhỏ đơn giản và giá cả phù hợp

71,690 Kiến Thức Khách Sạn

Homestay diện tích nhỏ hiện nay được đưa vào sử dụng phổ biến ở các khu du lịch. Vậy thiết kế homestay diện tích nhỏ cần những điều kiện gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết ngay...

{{$tags}}
Check-in là gì? Thủ tục check-in tại khách sạn như thế nào?

Tin nổi bật

Check-in là gì? Thủ tục check-in tại khách sạn như thế nào?

Check-in là hành động lưu giữ lại những khoảnh khắc đáng nhớ. Với mạng xã hội Facebook nổi tiếng thì đây là một trong những thói quen của nhiều người dùng. Tuy nhiên, ở những lĩnh vực khác...

  • Bộ phận an ninh khách sạn và những điều cần lưu ý về bộ phận này
    Bộ phận an ninh khách sạn và những điều cần lưu ý về bộ phận này
  • Nghiệp vụ lễ tân khách sạn đầy đủ, chi tiết nhất! Đọc ngay!
    Nghiệp vụ lễ tân khách sạn đầy đủ, chi tiết nhất! Đọc ngay!
  • Housekeeping là gì? Những phẩm chất cần có của một housekeeper
    Housekeeping là gì? Những phẩm chất cần có của một housekeeper
  • Bộ phận kế toán khách sạn: Cơ cấu nhân sự và nội dung công việc
    Bộ phận kế toán khách sạn: Cơ cấu nhân sự và nội dung công việc
  • Silver service là gì? Cách phục vụ Silver service trong nhà hàng ra sao?
    Silver service là gì? Cách phục vụ Silver service trong nhà hàng ra sao?
  • Food stylist là gì? Bí mật của người nghệ sĩ Food stylist qua bức ảnh đẹp
    Food stylist là gì? Bí mật của người nghệ sĩ Food stylist qua bức ảnh đẹp
Bún mắm nêm Gia Lai bình dị mà làm say lòng du khách đến lạ

Đừng bỏ lỡ

Bún mắm nêm Gia Lai bình dị mà làm say lòng du khách đến lạ

Là món ăn khá đơn giản, bình dân nhưng bún mắm nêm vẫn mang đến cho du khách những trải nghiệm thú vị, khó quên về ẩm thực phố núi Gia Lai. Nếu có dịp ghé quá vùng...

  • Thử vị ngon lợn sữa quay Bắc Kạn du khách vương vấn đến khi về
    Thử vị ngon lợn sữa quay Bắc Kạn du khách vương vấn đến khi về
  • Phá lấu Sài Gòn: Món ăn đậm chất đường phố, đã ăn là nghiền
    Phá lấu Sài Gòn: Món ăn đậm chất đường phố, đã ăn là nghiền
  • Bánh nghệ dân dã, hương sắc đúng chất quê lúa Thái Bình
    Bánh nghệ dân dã, hương sắc đúng chất quê lúa Thái Bình
  • Đậu Mơ – Món ăn dân dã, bình dị của mảnh đất Hà Thành
    Đậu Mơ – Món ăn dân dã, bình dị của mảnh đất Hà Thành
  • Su su Tam Đảo – Đặc sản du lịch ấn tượng của Vĩnh Phúc
    Su su Tam Đảo – Đặc sản du lịch ấn tượng của Vĩnh Phúc
  • Nộm sứa quê lúa Thái Bình giòn sần sật ăn là phê
    Nộm sứa quê lúa Thái Bình giòn sần sật ăn là phê
Tìm hiểu về cấu tạo và sơ đồ nguyên lý ấm siêu tốc

Đừng bỏ lỡ

Tìm hiểu về cấu tạo và sơ đồ nguyên lý ấm siêu tốc

Ấm siêu tốc hay bình siêu tốc là một thiết bị gia dụng có khả năng đun sôi nước trong thời gian ngắn. Khả năng hoạt động hiệu quả này là nhờ vào cấu tạo đặc biệt và...

  • Tìm hiểu chi tiết chăn lông vũ là gì? Chăn lông vũ loại nào tốt?
    Tìm hiểu chi tiết chăn lông vũ là gì? Chăn lông vũ loại nào tốt?
  • Vải TC là gì? Mách bạn những mẹo nhỏ khi chọn vải TC
    Vải TC là gì? Mách bạn những mẹo nhỏ khi chọn vải TC
  • Có nên mua và sử dụng bếp gas công nghiệp cũ – thanh lý không?
    Có nên mua và sử dụng bếp gas công nghiệp cũ – thanh lý không?
  • Tiết kiệm chi phí mua khăn khách sạn với 5 bí quyết vàng
    Tiết kiệm chi phí mua khăn khách sạn với 5 bí quyết vàng
  • Bí quyết sử dụng, vệ sinh máy đánh giày giúp tăng tuổi thọ thiết bị
    Bí quyết sử dụng, vệ sinh máy đánh giày giúp tăng tuổi thọ thiết bị
  • Có nên thuê bình đựng nước trái cây cho tiệc trà teabreak không?
    Có nên thuê bình đựng nước trái cây cho tiệc trà teabreak không?

Setup khách sạn

Một số loại Extra bed cho khách sạn phổ biến nhất hiện nay

87,351 Setup khách sạn

Tuy chỉ xuất hiện trong phòng ngủ khi được khách hàng yêu cầu nhưng Extra bed đóng vai trò khá quan trọng trong mỗi khách sạn. Dưới đây là một số loại Extra bed cho khách sạn phổ...

{{$tags}}
3 lưu ý cần phải biết khi chọn đệm cho giường phụ khách sạn

32,183 Setup khách sạn

Trang bị thêm giường phụ chất lượng với chiếc đệm êm ái chính là bí quyết tạo ấn tượng và giữ chân khách lưu trú đến với khách sạn lần sau. Đừng bỏ qua 3 lưu ý cần...

{{$tags}}
Nhà cung cấp dép nhà nghỉ uy tín và chất lượng trên thị trường

57,525 Setup khách sạn

Dép đi trong nhà nghỉ đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với các khách thuê phòng. Đồng thời đây cũng là một chi tiết tuy nhỏ nhưng lại là vật dụng thể hiện sự chuyên nghiệp...

{{$tags}}
Kinh nghiệm đặt thêm giường phụ khách sạn bạn cần biết!

36,902 Setup khách sạn

Việc yêu cầu đặt thêm giường phụ khách sạn khi thuê phòng sẽ được tính phí tùy vào bảng giá của mỗi hotel. Vậy giường phụ là gì? Phí yêu cầu đặt thêm giường phụ khách sạn 3...

{{$tags}}
Tư vấn chọn rèm cửa cho khách sạn: Đảm bảo đẹp, sang, giá hợp lý

35,512 Setup khách sạn

Bạn đang đau đầu vì không biết nên lựa chọn loại rèm cửa nào cho khách sạn của mình? Cùng tham khảo các thông tin tư vấn chọn rèm cửa khách sạn trong bài viết sau đây để...

{{$tags}}

Thiết kế khách sạn

Xu hướng thiết kế nhà nghỉ 6 tầng theo phong cách cổ điển Pháp

81,574 Kiến Thức Khách Sạn

Thiết kế nhà nghỉ 6 tầng theo phong cách cổ điển Pháp dạo gần đây vô cùng được ưa chuộng về độ tinh tế và sang trọng. Mẫu thiết kế kiến trúc theo phong cách cổ điển pháp...

{{$tags}}
Khám phá tiêu chuẩn về kích thước thang máy khách sạn các loại

59,271 Kiến Thức Khách Sạn

Ngoài việc lựa chọn kiểu dáng, số lượng thang máy thì vấn đề về kích thước thang máy khách sạn cũng phải được quan tâm đúng mực. Kích thước thang máy khách sạn cần được xác định sao...

{{$tags}}
Xây khách sạn gần biển: Xu hướng kinh doanh “Một vốn bốn lời”

54,480 Kiến Thức Khách Sạn

Kinh doanh khách sạn, đặc biệt là khách sạn gần biển là mô hình được nhiều nhà đầu tư quan tâm hiện nay. Có thể nói, xây khách sạn gần biển được xem là xu hướng kinh doanh...

{{$tags}}
Các mẫu thiết kế mặt tiền khách sạn 1 sao phổ biến hiện nay

67,754 Kiến Thức Khách Sạn

Kinh doanh dịch vụ lưu trú hiện nay rất phổ biến. Để thu hút khách thì từ khách sạn nhỏ đến khách sạn lớn đều phải đầu tư vào hình thức, đặc biệt là mặt tiền. Cùng Poliva...

{{$tags}}
Những điều cần biết về thiết kế mặt tiền khách sạn 5 sao

47,511 Kiến Thức Khách Sạn

Mặt tiền hay còn gọi là tiền sảnh được ví như bộ mặt của cả khách sạn. Vì vậy thiết kế mặt tiền khách sạn 5 sao như thế nào vừa đẹp vừa hiệu quả là điều mà...

{{$tags}}

Tin tức khách sạn

Những chất liệu túi giặt là phổ biến nhất trên thị trường hiện nay

97,337 Tin tức khách sạn

Túi giặt là khách sạn phục vụ nhu cầu của khách lưu trú, quảng bá hình ảnh, chất lượng của khách sạn. Có rất nhiều chất liệu để sản xuất túi giặt là. Các chất liệu túi giặt...

{{$tags}}
Giải đáp thắc mắc: Trong khách sạn có bao cao su không?

10,241 Tin tức khách sạn

Bao cao su là biện pháp bảo vệ cơ thể an toàn tránh các bệnh lây nhiễm qua đường tình dục và giúp tránh thai hiệu quả. Tuy nhiên nhiều người vẫn ngại ngùng khi mua bao cao...

{{$tags}}
Nên trang bị cân sức khỏe điện tử hay cân sức khỏe cơ học?

30,863 Tin tức khách sạn

Nên trang bị cân sức khỏe điện tử hay cân sức khỏe cơ học trong phòng khách sạn, nơi tập gym? Loại cân nào cho kết quả đo lường chính xác hơn? Mọi thông tin này sẽ được...

{{$tags}}
Khách sạn nên dùng hộp đựng giấy vệ sinh inox hay loại hộp nhựa?

143,658 Tin tức khách sạn

Hộp đựng giấy vệ sinh là sản phẩm đơn giản nhưng lại vô cùng quan trọng nhất là đối với khách sạn. Sử dụng hộp đựng giấy vệ sinh sẽ đảm bảo an toàn cho những cuộn giấy....

{{$tags}}
Ga giường từ vải dệt thoi và dệt kim: Loại nào tốt hơn?

10,099 Tin tức khách sạn

Vải dệt thoi và dệt kim là hai kiểu dệt phổ biến nhất hiện nay trong quá trình dệt may ga giường khách sạn. Vậy để giúp bạn có thể đưa ra lựa chọn phù hợp nhất, Poliva...

{{$tags}}

Nghiệp vụ khách sạn

Smoothie là gì mà khiến các chị em đắm say đến thế?

43,629 Kiến Thức Khách Sạn

Đối với phần lớn mọi người đặc biệt các chị em phụ nữ, thật dễ dàng để trả lời smoothie là gì. Thậm chí với nhiều người, smoothie đã trở thành đồ uống không thể thiếu trong thực...

{{$tags}}
Baking soda là gì? Bí quyết “vàng” để dùng Baking soda làm bánh ngon

51,623 Kiến Thức Khách Sạn

Baking soda không chỉ đơn thuần là nguyên liệu làm bánh mà còn được ứng dụng trong làm đẹp cũng như giải quyết nhiều vấn đề cuộc sống. Tuy nhiên, vẫn có nhiều người lạ lẫm với khái...

{{$tags}}
Muốn trở thành lễ tân khách sạn 3 sao phải đáp ứng yêu cầu gì?

124,078 Kiến Thức Khách Sạn

Một khách sạn chất lượng phải xây dựng được một đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp. Và lễ tân tại khách sạn 3 sao, 4 sao hay 5 sao lại càng phải đảm bảo những kỹ năng làm...

{{$tags}}
Nội quy khách sạn: 6 yêu cầu nhân viên buồng phòng phải đáp ứng được

49,097 Kiến Thức Khách Sạn

Bạn tò mò không biết mình đã đáp ứng đủ những yêu cầu nhân viên buồng phòng chưa? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn top 6 yêu cầu cơ bản đối với vị trí này....

{{$tags}}
Sous chef là gì? Tìm hiểu nhiệm vụ công việc của Sous chef

48,711 Kiến Thức Khách Sạn

Trong một gian khách sạn thì khu vực bếp được coi là linh hồn ẩm thực, góp phần tạo nên thương hiệu của khách sạn đó. Và trong khu vực bếp có nhiều chức vụ khác nhau, mỗi...

{{$tags}}

Kiến thức khách sạn

Các dịch vụ khách sạn cứ ngỡ tiện ích hóa ra bất tiện với du khách

10,078 Tin tức khách sạn

Đôi khi có những thứ bạn cho rằng chúng vô cùng tốt, rất hoàn hảo nhưng đối với một số người chúng lại là sự bất tiện. Điều này đúng với các dịch vụ khách sạn dưới đây....

{{$tags}}
Tư vấn mua máy sấy tóc cho homestay phù hợp nhất

10,071 Tin tức khách sạn

Sử dụng máy sấy tóc không chỉ cần thiết cho khách sạn, resort mà còn cả với các homestay – 1 dạng nhà lưu trú rất được ưa thích hiện nay. Và một vài tư vấn mua máy...

{{$tags}}
3 kinh nghiệm hay giúp thiết kế mặt tiền khách sạn nhỏ đẹp 

60,278 Kiến Thức Khách Sạn

Khách sạn nhỏ, khách sạn mini thường có ít không gian hơn so với những khách sạn lớn. Vì vậy làm sao để thiết kế mặt tiền khách sạn nhỏ đẹp là điều được nhiều chủ đầu tư...

{{$tags}}
Điểm danh 4 cơ sở phân phối đường gói khách sạn chất lượng

60,941 Tin tức khách sạn

Đường gói được khách hàng sử dụng rất nhiều khi đi nghỉ dưỡng. Vì thế, bạn cần lựa chọn được một cơ sở phân phối đường gói khách sạn thật uy tín để đảm bảo chất lượng cho...

{{$tags}}
Những mẫu thùng rác ngộ nghĩnh ngoài trời thích hợp cho khu vui chơi

10,178 Tin tức khách sạn

Thùng rác là vật dụng không thể thiếu ở môi trường công cộng. Tuy nhiên, những chiếc thùng rác thông thường không đem lại sự chú ý đối với trẻ nhỏ. Chính vì vậy, những thùng rác ngộ...

{{$tags}}
{{$name}}

{{$viewed}} {{$cat_name}}

{{$description}}

{{$tags}}
Miền Bắc 096.849.8888
Miền Nam 094.714.9999