Phần mềm bán hàng miễn phí bằng Excel – “tử huyệt” của doanh nghiệp?

Chi phí đầu tư thấp, thao tác nhập liệu đơn giản, cài đặt dễ dàng, tiết kiệm nhiều thời gian so với quản lý bằng sổ sách,.. những lợi ích đưa phần mềm bán hàng miễn phí bằng Excel trở thành lựa chọn hàng đầu cho hệ thống quản lý của đơn vị kinh doanh. Tuy nhiên trong lúc sử dụng, phương pháp này lại lộ ra những điểm “chết” tai hại không ngờ tới. Và rất có thể nó sẽ biến doanh nghiệp của bạn xuống âm vô cùng từ lúc nào không hay. 

Hãy tưởng tượng hệ thống quản lý giống như một chuỗi mắt xích. Một phần mềm tốt sẽ kết nối trơn tru các mắt và giữ chặt chúng để tạo thành một khối bền vững. Nhưng nếu như bạn sử dụng phần mềm không phù hợp, đó  chính là một thảm họa. Những mắt xích giữa các bộ phận bán hàng, kho, nhân sự, quản lý,..sớm đứt gãy, tạo ra sơ hở để đối thủ tấn công và thất thoát kinh tế.

Nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel

Tuy là công cụ “quen mặt” với bất kì một kế toán viên nào nhưng nó vẫn tồn tại những nhược điểm “chết người” trong quá trình sử dụng, đặc biệt là thực hiện các loại báo cáo như sau:

Về dung lượng lưu trữ

Phần mềm bán hàng miễn phí bằng Excel chỉ có dung lượng giới hạn. Tuy Excel có sức chứa thông tin khá lớn nhưng không phải vô hạn. Nó luôn có giới hạn về số sheet để xử lý thông tin. Khi quá tải dung lượng, tốc độ xử lý dữ liệu của máy tính sẽ chậm lại và dễ bị treo máy. Đây là điều bất cập hầu như ai cũng gặp khi quản lý bằng cách này.

Giới hạn dung lượng chính là điểm yếu của phần mềm bán hàng miễn phí bằng Excel

Về tính linh hoạt và khả năng kết nối dữ liệu

Sử dụng phần mềm làm Excel để báo cáo chỉ được 1 người 1 máy trong 1 thời điểm. Nó hầu như không cho phép quyền cộng tác và đồng bộ dữ liệu cho nhiều người cùng thao tác. Vì thế rất khó để san sẻ công việc và bàn giao lại cho người khác. Đồng thời tạo áp lực nặng nề cho nhân viên khi báo cáo luôn cần tổng hợp thống kê nhanh chóng. 

Trong kinh doanh, thời gian chính là tài sản của doanh nghiệp. Nếu như các nhân viên đều phải chờ đợi các báo cáo từ phòng ban đưa về rồi mới tổng hợp được số liệu. Thời gian chờ đợi sẽ kéo dài ra, chưa kể đến những sai lệch lại mất thời gian đi đối chiếu từng nơi. Trong khi nếu dùng một phần mềm bán hàng hiện nay thì chỉ cần các bộ phận nhập liệu lên phần mềm. Với tính năng đồng bộ trực tuyến hệ thống  sẽ tự động xử lý và xuất ra hơn 20 mẫu báo cáo mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị. Như vậy tiết kiệm rất nhiều thời gian và tăng tính chuyên nghiệp cho công ty.

Thiết linh hoạt và sự kết nối trong quy trình quản lý

Vẫn còn phải nhập liệu thủ công, tốn thời gian

Chúng ta chỉ có thể nói Excel là một bước đột phá trong quản lý so với sổ sách thủ công. Tuy nhiên, quản lý bán hàng bằng excel bạn vẫn phải nhập số liệu bằng tay lên phần mềm. Sau đó lại cũng tự xử lý các phép tính từ đơn giản đến phức tạp nhất. Nếu bạn bảo Excel tiết kiệm thời gian – điều đó cũng đúng với những số liệu đơn giản, dễ xử lý. Nhưng với những doanh nghiệp với hàng nghìn đơn mỗi ngày, điều đó chưa chắc đúng đâu nhé.

Đòi hỏi trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao

Thao tác trên nền tảng này đòi hỏi chỉ có những người với chuyên môn nghiệp vụ tốt  mới sử dụng thành thạo. Khi bạn chưa quen hoặc có ít kiến thức về excel thì cực kỳ phức tạp và rắc rối. Kể cả nhà quản lý muốn thao tác điều chỉnh hay tìm kiếm thong tin cũng phải thông qua kế toán. Điều này rất bất tiện và đi ngược lại nguyên tắc quản lý là luôn luôn phải chủ động. Đơn cử như một số liệu sai lệch, một hàm nhập không đúng cũng phải đi điều chỉnh lại từ đầu.

Một bảng tính cực kỳ phức tạp và đòi hỏi nhiều kiến thức

Tính bảo mật cực kỳ kém

Các doanh nghiệp luôn phàn nàn về độ bảo mật thông tin của Excel. Bởi vì đây là phần mềm cài đặt trên hệ thống máy của kế toán tại cơ quan. Vì thế có 1001 cách để xâm nhập và thực hiện những ý đồ xấu. Đôi lúc còn mất dữ liệu nếu máy tính bị hỏng. Nếu bạn Phần mềm bán hàng miễn phí tràn lan trên mạng thì lại dễ dính link độc, viruss… Một khi mất file thì mất vĩnh viễn luôn dữ liệu quan trọng nếu không kịp sao lưu.

Phần mềm bán hàng miễn phí bằng Excel khó xuất ra thường xuyên

Quản lý bán hàng online bằng excel lại càng trở thành bài toán khó. Vì nguồn hàng kinh doanh trên đa kênh cực kỳ đa dạng. Trong khi Excel không đủ khả năng cho phép thực hiện nhiều thao tác cùng lúc. Đơn cử, nếu bạn muốn lên đơn từ Tiki, bạn buộc phải xử lý ở 1 sheet riêng là đơn hàng. Sau đó xử lý ở sheet quản lý kho rồi nhập sang báo cáo. Nếu bạn kinh doanh ở đa kênh, đa sàn thì thao tác đó sẽ leo thang theo cấp số nhân.

Khó kiểm soát kinh doanh nếu chỉ sử dụng file Excel

Nếu bạn luôn muốn kiểm soát thu chi, quản lý dòng tiền để đánh giá hiệu suất kinh doanh. Không thể nào cứ bắt nhân viên kế toán xuất đến 10 – 20 báo cáo 1 ngày được. Nhưng nếu không liên tục kiểm tra báo cáo thì nhân viên dễ dàng vượt mặt bạn để gian lận. Hoặc các phát sinh, nhầm lẫn trong quá trình thống kê sẽ dễ dẫn bạn đến với những quyết định sai lầm. Nó cũng không hỗ trợ quản lý từ xa trên thiết bị di động. Gây ra nhiều khó khăn cho công tác điều hành và kiểm soát.

Giải pháp thay thế phần mềm bán hàng miễn phí Excel hiệu quả nhất

Nếu bạn đang cố gắng khắc phục lỗ của Excel nhưng không được. Chúng tôi thành thật khuyên bạn nên cân nhắc đến sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Abit thay thế cho quản lý bán hàng bằng Excel đang dùng. So với Excel bị động và đang tỏ ra “lạc hậu” với thời đại 4.0 hiện nay, phần mềm bán hàng online Abit tích hợp những thành tựu hiện đại bậc nhất của khoa học công nghệ. Có thể kể ra một số ưu điểm như sau:

Abit lưu trữ dữ liệu bằng công nghệ điện toán đám mây. Dữ liệu sau khi được nhập sẽ được lưu trữ hoàn toàn trên không gian mạng trong thời gian rất dài. Đặc biệt vì không phải cài đặt trên máy mà sử dụng trình duyệt web trên máy tính nên không yêu cầu cấu hình cài đặt, không ảnh hưởng đến thiết bị phần cứng. 

Lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng online

Phần mềm có khả năng tối ưu hóa quy trình tự động, hạn chế tối đa các thao tác nhập liệu thủ công. Điều này cũng hạn chế luôn những sai sót do con người tạo ra. Đồng thời kết nối và đồng bộ đơn hàng từ đa kênh (Fanpage, Sàn thương mại điện tử, Website, Cửa hàng). Bạn có thể kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh theo thời gian thực trên 1 giao diện tập trung duy nhất.

>>> Đừng bỏ lỡ: Cơ hội dùng thử hoàn toàn MIỄN PHÍ  phần mềm Abit với đầy đủ các chức năng cho mọi khách hàng => Trải nghiệm ngay bằng cách click TẠI ĐÂY.

Quản lý kho hàng online chưa bao giờ dễ dàng đến thế với Abit. Chỉ cần một máy đọc mã vạch hoặc điện thoại để đi kiểm kho thay vì những cuốn Sổ theo dõi bán hàng dày cộm. Sau mỗi lần quét máy sẽ tự động tính ra số lượng tồn thực, tồn đầu, nhập, nhập trả, nhập nội bộ, xuất nội bộ, xuất bán, xuất trả, tồn cuối.. Đặc biệt còn hỗ trợ quản lý kế hoạch nhập hàng với thiết lập cảnh báo hết hàng, dư hàng khi tới ngưỡng…

Quản lý kho hàng online bằng Abit nhanh chóng – chính xác

Hệ thống báo cáo tự động, cập nhật tới từng giây. Bạn chỉ cần mở phần mềm trên website hoặc điện thoại sẽ nắm bắt được toàn bộ tình hình kinh doanh theo ngày/tuần/tháng, kiểm soát kho, hiệu suất làm việc của nhân viên, dự toán doanh số,…

Phần mềm còn phép thêm nhân viên quản lý, phân quyền, giới hạn thao tác rõ ràng. Đảm bảo kết nối linh hoạt giữa các bộ phận nhưng vẫn bảo mật tuyệt đối các số liệu kinh doanh. 

Trên đây là những lời cảnh báo cho các chủ doanh nghiệp về mặt trái của phần mềm bán hàng miễn phí bằng Excel. Để hệ thống bán hàng hoạt động tốt nhất và luôn nằm trong lòng bàn tay của bạn, cần đầu tư cho nó một phần mềm quản lý bán hàng online tốt nhất hiện nay. Chi tiết có tại trang web abit.vn hoặc nhấc máy gọi vào hotline 024.6674.8888 để nhận được sự  tư vấn đến từ đội ngũ support Abit nhé.