Quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả được bật mí từ chuyên gia

Hàng tồn kho luôn là vấn đề nhức nhối mà bất cứ doanh nghiệp nào phải đối mặt. Việc kiểm soát tốt lượng hàng hóa trong kho hàng luôn đặt ra những thách thức cho các nhà quản lý. Không đơn giản chỉ là áp dụng các giải pháp hỗ trợ hay các ứng dụng phần mềm quản lý kho mà quy trình quản lý hàng tồn kho cũng là một trong những yếu tố quyết định.

Vậy quản lý hàng tồn kho theo quy trình như thế nào để mang lại hiệu quả tốt nhất. Cùng Abit tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé.

1. Hàng tồn kho là gì?

Có nhiều cách hiểu về hàng tồn kho. Nhưng theo định nghĩa chính xác nhất thì “Hàng tồn kho là những mặt hàng, sản phẩm được doanh nghiệp giữ để bán sau cùng”. Nói cách khác, hàng tồn kho là những mặt hàng được công ty dự trữ để bán và những thành phần tạo nên sản phẩm. Do đó, hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm. Đồng thời là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỉ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.

Hàng tồn kho, hay hàng lưu kho đều là danh mục nguyên vật liệu và sản phẩm hoặc chính bản thân nguyên vật liệu và sản phẩm đang được một doanh nghiệp giữ trong kho. Nếu biết quản lý hàng tồn kho đúng cách, có thể làm giảm các khoản chi phí quản lý, lưu kho và tăng lợi nhuận cho công ty.

Quản lý hàng tồn kho

2. Phân loại các loại hàng tồn kho

Hàng hóa tồn kho được chia ra những loại gì? Căn cứ vào chủng loại hàng hóa và đặc điểm hàng hóa để chia ra các danh mục hàng tồn kho khác nhau.

2.1 Dựa vào chủng loại hàng hóa:

+ Hàng hoá được mua về để bán (hàng hoá tồn kho, hàng hoá bất động sản, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, hàng hoá gửi đi gia công chế biến).

+ Thành phẩm tồn kho và thành phẩm hàng gửi đi bán.

+ Sản phẩm dỡ dang (sản phẩm chưa hoàn thiện và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho).

+ Các nguyên liệu, vật liệu.

+ Công cụ, dụng cụ tồn kho được gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường.

+  Chi phí sản xuất, kinh doanh các dịch vụ dỡ dang.

+ Nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu và thành phẩm, hàng hoá được lưu giữ lại tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.

Phân chia hàng tồn kho

2.2 Đựa vào đặc điểm hàng hóa:

+ Nguồn vật tư: có thể kể đến đồ dùng văn phòng, vật liệu làm sạch máy, dầu, nhiên liệu, bóng đèn và những thứ tương tự. Những loại hàng này đều cần thiết cho quá trình sản xuất của công ty.

+ Nguyên liệu thô: Những nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất trong tương lai. Và được gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường về.

+ Bán thành phẩm: Những sản phẩm được phép dùng cho sản xuất nhưng vẫn chưa hoàn thành. Và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm.

+ Thành phẩm: Sản phẩm hoàn chỉnh hoàn thành sau quá trình sản xuất.

Tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức mà tình hình sản xuất kinh doanh mà hàng tồn kho ở mỗi công ty được chia thành những loại khác nhau. Hiện nay, để phân loại hàng hóa trong kho hàng một cách hiệu quả cũng như tiện cho việc quản lý, kiểm tra, kiểm soát bạn nên sử dụng thêm các phần mềm quản lý kho offline. Công cụ giúp bạn quản lý trực tiếp tại các kho hàng hiệu quả.

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả

3. Quy trình quản lý hàng tồn kho

Để có thể quản lý tốt hàng hóa tồn trong kho, bạn cần tiến hành theo quy trình sau đây.

3.1 Quy trình quản lý mã hàng hóa

Bước 1: Mã hàng mới hoặc mã cần được cập nhật sửa đổi sẽ được phòng kinh doanh hoặc phòng kế hoạch gửi yêu cầu cập nhật với người phụ trách quản lý việc đặt mã hàng của doanh nghiệp.

Bước 2: Kiểm tra lại tình trạng hàng hóa, sau đó thực hiện đối chiếu. Nếu không tồn tại hoặc đã hết thì thực hiện bước 3; đối với nhu cầu chỉnh sửa mã hàng thì triển khai luôn bước 4 thực hiện.

Bước 3: Với những mã mới cần được cập nhật, nhân viên phụ trách cập nhật thông tin về mặt hàng; xác định thuộc tính nhóm hàng, loại hàng, nhà cung cấp để cấp mã hàng mới theo quy định của công ty.

Bước 4: Đánh giá tính khả thi và khả năng thực hiện của việc cấp mã hàng mới. Nếu không thể thay đổi, cải biến được thì thực hiện thông báo cho người yêu cầu. Nếu có thể triển khai thì thực hiện bước 5

Bước 5: Tiến hành chỉnh sửa lại mã hàng theo quy tắc đặt mã trước đó.

Và để triển khai quy trình này một cách trôi chảy, suôn sẻ và rõ ràng, rành mạch bạn nên áp dụng thêm các ứng dụng phần mềm quản lý kho. Công cụ cho phép mọi người đồng bộ thực hiện quản lý và tối ưu quy trình.

Quy trình quản lý hàng tồn kho

♦ Tìm hiểu thêm: Phần mềm quản lý bán hàng trên điện thoại

3.2 Quản lý hoạt động nhập kho

Nhập kho mua nguyên vật liệu:

+ Khi có kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu, bộ phận kinh doanh sẽ thông báo kế hoạch nhập kho cho bộ phận liên quan như: Bộ phận bảo vệ, bộ phận kế hoạch vật tư, bộ phận quản lý chất lựơng và các bên có liên quan để bố trí nhân sự.

+ Căn cứ vào phiếu xuất kho và hoá đơn (nếu có) của nhà cung cấp để kiểm tra số lượng và chủng loại của nguyên vật liệu thực tế nhập kho.

+ Chuyển phiếu xuất kho và hóa đơn của nhà cung cấp cho bộ phân kế toán kho vật tư.

+ Kế toán kho vật tư đối chiếu số lượng nguyên vật liệu tại thời điểm kiểm tra nhập kho với đơn đặt hàng/ Phiếu đề nghị mua sản phẩm (do Bộ phận kinh doanh chuyển lên). Và nhận phiếu xuất kho và hoá đơn của nhà cung cấp.

+ Nhân viên bộ phận quản lý chất lượng sẽ kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu nhập kho. Nếu nguyên vật liệu đủ, thì sẽ xuất phiếu kiểm tra và thử nghiệm nguyên vật liệu. Nhân viên bốc xếp nhận  chuyển nguyên vật liệu nhập kho.

+ Sau khi nhập nguyên vật liệu, thủ kho sẽ kiểm tra số lượng và ghi nhận vào thẻ kho.

Nhập kho hàng hóa:

+ Thủ kho tiến hành nhập kho hàng hóa, ký vào phiếu bàn giao thành phẩm, lưu lại 1 liên tại kho và chuyển liên kia cho bộ phận sản xuất.

+ Thủ kho cập nhập thông tin về sản phẩm vào các Thẻ kho, Báo cáo hàng tồn kho tại bộ phận kho.

Hàng tồn

3.3 Quản lý hoạt động xuất kho

Xuất kho bán hàng:

+ Kế toán sau khi nhận được lệnh xuất kho kèm theo đơn hàng bán sẽ thực hiện việc kiểm tra tồn kho. Nếu tồn kho đủ đơn hàng tiến hàng xuất hàng. Còn không đủ thì sẽ thực hiệu trả dữ liệu thông tin về các bộ phận khác.

+ Kế toán kho dựa vào những thông tin có sẵn trên đơn hàng sau đó lập hóa đơn.

+ Thủ kho tiến hành thực hiện xuất kho theo hóa đơn đã xuất.

Xuất kho sản xuất:

+ Bước 1: Phòng kế hoạch vật tư làm đề nghị xuất kho cho bộ phần sản xuất, hoặc có bộ phận có nhu cầu trực tiếp làm đề nghị yêu cầu xuất nguyên vật liệu.

+ Bước 2: Giám đốc hoặc người được ủy quyền sẽ phê duyệt đề nghị.

+ Bước 3: Kiểm tra lượng tồn kho xem có thể đáp ứng được yêu cầu thực tế hay không? Nếu đủ hàng đề xuất thực hiện bước 4; Nếu không đủ thì thực hiện bước 5.

+ Bước 4: Căn cứ vào yêu cầu xuất kho, kế toán kho sẽ lập phiếu xuất kho và lấy xác nhận của những cá nhân có liên quan.

+ Bước 5: Thủ kho thực hiện xuất kho theo phiếu xuất kho đã được xuất ra.

Với quy trình quản lý hàng tồn kho này, bạn có thể phân bổ công việc một cách hợp lý cho các phòng ban. Lên trách nhiệm rõ ràng, và khối lượng công việc cụ thể cho từng nhân viên. Qua đó việc quản lý, kiểm tra giám sát trở nên dễ dàng, hiệu quả hơn. Ngoài ra, để triển khai quy trình quản lý hàng tồn kho một cách trơn tru, không ít chủ doanh nghiệp đã sử dụng thêm các phần mềm quản lý kho hàng – công cụ hỗ trợ đắc lực của các nhà quản lý thời đại số.

Trên đây là những thông tin được Abit sưu tầm và chia sẻ. Hy vọng rằng đã cung cấp được cho bạn nhiều giá trị hữu ích.

Chúc bạn thành công.