Kinh nghiệm quản lý kho hàng hiệu quả giảm thất thoát lãng phí

Quản lý kho hàng là công việc luôn gặp khá nhiều khó khăn, đặc biệt là trong thời buổi hội nhập kinh tế như hiện nay. Chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến những hậu quả cực kỳ khó lượng. Vì vậy trong bài viết này, Abit sẽ chia sẻ đến bạn đọc kinh nghiệm quản lý kho hàng hiệu quả được sưu tầm và rút ra từ thực tiễn kinh doanh của bản thân.

1. Khó khăn thường gặp phải khi quản lý kho hàng

Kho hàng không đơn giản chỉ là nơi tập kết và chứa hàng hóa. Kho hàng có thể được xem là nhà cung cấp hàng ở quy mô nhỏ, vì vậy quá trình vận hành và quản lý kho có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên trong quá trình quản lý lại gặp không ít khó khăn như:

1.1 Khó khăn trong kiểm tra hàng hóa

Kho hàng, nơi diễn ra liên tục các hoạt động giao nhận, xuất nhập hàng hóa bởi vậy công việc của nhân viên kho hàng vô cùng bận rộn. Tiếp nhận hàng hóa xuất – nhập, tổ chức sắp xếp quá trình giao nhận hàng, giám sát quá trình mua hàng, quản lý hàng hóa, hàng tồn trong kho hàng, lên kế hoạch nhập hàng hóa định kỳ, chủ động giải quyết công việc liên quan trong nội bộ kho hàng và các bộ phận liên quan… Và có rất nhiều các công việc phát sinh khác nữa. Khi mà số lượng hàng hóa quá nhiều và có trăm, nghìn chủng loại mặt hàng thì việc kiểm tra sẽ cực kỳ khó khăn. Vì vậy hầu như thời gian không đủ để có thể quản lý và kiểm soát kho hàng một các thường xuyên và liên tục.

Biện pháp khắc phục: cần một số lượng nhân viên đủ lớn nhưng thường sẽ mất khá nhiều chi phí và công tác quản lý cũng không phải điều dễ dàng. Hoặc sử dụng thêm các ứng dụng phần mềm quản lý kho hàng.

Quản lý kho hàng

1.2 Không thể cập nhật chính xác lượng tồn kho

Vì số lượng công việc quá nhiều, nên dẫn đến thực trạng trì trệ trong quá trình cập nhật liên tục số lượng hàng tồn kho. Với những kho hàng lớn hầu như là không thể. Và các con số báo cáo dự trên giấy tờ là chủ yếu chứ không phải căn cứ vào số lượng tồn thực tế ở trong kho.

Biện pháp khắc phục: Có phương pháp quản lý tồn kho và cần có thêm các công cụ phần mềm hỗ trợ quản lý: phần mềm quản lý kho online, phần mềm quản lý kho offline hay app quản lý hàng tồn kho.

1.3 Phương pháp quản lý bằng sổ sách hoặc excel mất nhiều thời gian

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đang quản lý kho hàng theo hình thức thủ công, chủ yếu là dựa vào sức người. Vì vậy rất dễ xãy ra tình trạng sai sót trong việc kiểm tra chất lượng cũng như số lượng hàng hóa. Bên cạnh đó, quy trình xuất nhập hàng cũng chưa được tổ chức một cách chuyên nghiệp. Chính điều này, nhiều khi đã gây nên những nhầm lẫn không đáng có trong việc quản lý hàng hóa.

Biện pháp khắc phục: Nên áp dụng công nghệ, ứng dụng phần mềm vào quản lý kho hàng.

Quản lý kho bằng sổ sách giấy tờ

1.4 Khó kiểm tra, kiểm soát chất lượng công việc của nhân viên kho

Hầu hết hiện nay các doanh nghiệp quản lý kho hàng bằng niềm tin và sự tín nhiệm đối với nhân viên kho hàng. Mà hầu như cho có các giải pháp kiểm soát, giám sát và đánh giá sát sao chất lượng công việc của từng nhân viên kho hàng.

Biện pháp khắc phục: Sử dụng các phần mềm quản lý kho online để kiểm soát công việc mọi lúc, mọi nơi.

2. Chia sẻ kinh nghiệm quản lý kho hàng hiệu quả

2.1. Sắp xếp kho hàng một cách khoa học

Để quản lý kho hàng hiệu quả, việc đầu tiên bạn cần lưu ý chính là bố trí lại cách sắp xếp đồ đạc trong kho hàng. Tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tìm kiếm cũng như kiểm tra, giám sát. Thực tế, có khá nhiều doanh nghiệp không chú trọng đến việc bố trí không gian kho. Điều này gây lãng phí thời gian tìm kiếm. Và có thể tạo nên những căng thẳng không đáng có đối với người quản lý và nhân viên kho.

+ Sắp xếp các sản phẩm, mặt hàng trong kho theo mức độ có liên quan và theo tần suất tìm kiếm (xếp những sản phẩm, mặt hàng thường xuyên sử dụng ra phía bên ngoài, các mặt hàng sản phẩm ít sử dụng hơn xếp vào phía trong).

+ Thống nhất nguyên tắc sắp xếp kho và phổ biến với tất cả nhân viên kho. Để mọi người, đặc biệt những người chưa có kinh nghiệm quản lý kho hàng cũng sẽ hình thành ý thức tốt.

Sắp xếp kho hàng kho học

2.2. Dán nhãn hoặc gắn mã vạch cho các sản phẩm trong kho

Ngoài việc sắp xếp vị trí hợp lý, việc dán nhãn và gắn mã vạch cho hàng hóa cũng rất quan trọng. Để bảo quản sản phẩm, hầu hết các doanh nghiệp đều đóng gói và dãn nhãn để tiện sắp xếp và tìm kiếm hơn. Đồng thời hoạt động này cũng giúp việc kiểm hàng tiến hành nhanh chóng và chính xác.

Kinh nghiệm quản lý kho hàng bằng mã vạch

2.3. Kiểm tra kỹ thông tin xuất nhập kho đặc biệt là số lượng

Số lượng hàng hóa thường có sai lệch khi kiểm kê nhập hàng. Và nó đến từ nhiều lý do: người kiểm hàng, bốc dỡ hàng, xếp kho…

Để tránh phải những sai lầm nghiêm trọng đó thì người vận chuyển hàng cần có một phiếu ghi nhận. Trước khi xác nhận nhận phiếu, nhân viên kho cần kiểm tra kỹ số lượng ít nhất 2 lần, sau đó so sánh đối chiếu với phiếu chuyển. Nếu phiếu khớp, hàng hóa mới chính thức được chuyển vào kho hàng. Theo kinh nghiệm quản lý kho hàng lâu năm mình có được, việc kiểm tra và đối chiếu kĩ lưỡng giấy tờ nhập kho sẽ giúp rút ngắn và hạn chế tối đa các sai sót không đáng có.

Quản lý kho hàng nghiêm ngặt

2.4. Giao trách nhiệm cho từng nhân viên kho

Với doanh nghiệp có nhiều kho hàng và kho hàng rộng, quản lý có thể phân chia các cấp quản lý và phân chia người quản lý từng mảng nhỏ. Việc giao trách nhiệm cho từng nhân viên tăng hiệu quả hơn. Đặc biệt là những nhân viên chưa có kinh nghiệm quản lý kho trở nên tốt hơn. Hạn chế việc thất thoát hàng hóa trong kho. Giúp quá trình quản lý kho hiệu quả hơn.

2.5. Tiến hành kiểm kho định kỳ

Sau một khoảng thời gian cố định (thường là 1 tháng) toàn bộ kho nên kiểm kê lại một lần. Đối chiếu và khớp lại các số liệu, tìm ra các lỗi và sửa đổi. Việc này sẽ giúp cho quá trình quản lý kho hàng đạt được hiệu quả cao hơn.

Kiểm kho định kỳ

2.6. Thanh lý hàng hóa hết giá trị sử dụng

Trong quá trình kiểm kho, nếu phát hiện những mặt hàng đã tồn quá lâu, hoặc đã hết hạn sử dụng, cần đánh dấu lại và báo cáo với cấp trên để tiến hành thanh lý. Tránh tình trạng kho quá đầy, sản phẩm trong kho lại không sử dụng được.

Thanh lý hàng tồn

2.7 Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng

Quản lý tồn kho chưa bao giờ là bài toán đơn giản của nhà quản lý. Nhưng giờ với sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý kho hàng, bài toán trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Phần mềm quản lý kho hàng Abit giúp bạn:

Tự động tổng hợp và hiển thị số lượng tồn kho

Với tính năng tự động thống kê số lượng hàng tồn sẽ hiển thị con số ngay khi bạn gõ tên sản phẩm để tìm kiếm. Sau mỗi hóa đơn bán online và offline thành công hệ thống sẽ bắt đầu ghi nhận và tự động cộng trừ ngay lập tức.

Với những phần mềm Abit việc quản lý xuất nhập tồn kho khi kinh doanh đa kênh sẽ không còn là vấn đề nữa. Sau khi đồng bộ  thì đơn hàng trên đa kênh (Fanpage, sàn Tiki, Shopee, Lazada, Website, Landing Page), số lượng hàng tồn kho sẽ được xử lý chính xác 100% cho tất cả nguồn đơn. Giúp bạn yên tâm tư vấn và chốt đơn hiệu quả hơn.

Phần mềm quản lý tồn kho bằng mã vạch

Quản lý hàng tồn kho bằng mã vạch là công nghệ hiện đại được áp dụng rất nhiều cho quản lý tồn kho siêu thị, cửa hàng tạp hóa, văn phòng phẩm, quần áo, mỹ phẩm… Những doanh nghiệp, shop bán hàng lớn có lượng hàng khổng lồ, nhiều khi chủ shop còn không nhớ hết tên. Vì thế, bạn chỉ cần tạo ngay trên phần mềm Abit một mã vạch sản phẩm. Sau đó dùng máy in siêu tốc Q900 (Được tặng kèm trong bộ sản phẩm nếu gia hạn 1 năm Abit) để in và dán trực tiếp lên sản phẩm. Và khi khách thanh toán, chỉ cần giơ mã vào đầu/máy đọc mã vạch

Quản lý sản phẩm theo cảnh báo mức tồn an toàn

Khi thêm sản phẩm vào kho hàng đơn vị kinh doanh có thể tự tạo định mức tồn kho an toàn (tồn tối thiểu và tối đa) cho mỗi loại sản phẩm của mình. Từ đó sẽ có các kế hoạch nhập hàng phù hợp, tránh tình trạng cháy hàng, hết hàng gây mất khách. Nếu hàng dư thừa trong kho quá nhiều cũng sẽ có đối sách khuyến mãi, đẩy hàng nhanh. Giúp shop xoay vòng vốn nhanh, tránh để vốn chết và ứ đọng.

Kiểm kho an toàn chính xác

Abit sẽ giúp bạn quản lý nhiều kho hàng tập trung trên cùng một giao diện.

Mọi thông tin sẽ được cập nhật về hệ thống nhanh chóng mỗi khi có hành động xuất nhập hàng. Điều này cũng hạn chế tình trạng gian lận khi chủ doanh nghiệp mở chuỗi bán lẻ.

Quản lý kho hàng mọi lúc, mọi nơi

Hiện tại phần mềm Abit đã có phiên bản trên máy tính và phiên bản trên điện thoại di động. App quản lý hàng tồn kho trên điện thoại có sẵn trên cửa hàng của điện thoại iOS và Android. Vì thế bất kỳ ai cũng có thể tải xuống, cài đặt dễ dàng. Chỉ cần có điện thoại trên tay, bạn có thể xem được số liệu xuất nhập tồn. Các loại báo cáo hàng hóa mọi lúc mọi nơi. Thoải mái đi công tác, vui chơi, chăm sóc gia đình mà vẫn đảm bảo kiểm soát 24/24.

Phần mềm quản lý kho

Phần mềm quản lý kho giúp việc quản lý hàng hóa của những shop bán lẻ trở nên dễ dàng hơn. Hãy nhanh tay truy cập vào website Abit.vn hoặc nhấc máy liên hệ 024.6674.8888 nhân viên hỗ trợ sẽ cung cấp những giải pháp hợp lý, hiệu quả nhất tới cho bạn.

Trên đây là những khó khăn thường gặp khi quản lý kho hàng và kinh nghiệm để khắc phục, cũng như các giải pháp hỗ trợ hiệu quả hơn. Với những kiến thức vừa chia sẻ, mong rằng đã cung cấp cho bạn nhiều giá trị thông tin bổ ích. Chúc bạn sớm thành công!