11 Phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả dành cho shop online

Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh bán hàng, cung ứng sản phẩm luôn diễn ra suôn sẻ và không bị gián đoạn đòi hỏi người quản lý kho hàng phải kiểm soát tốt nguồn hàng trong kho của mình. Và nếu bạn đang loay hoay tìm các giải pháp để quản lý kho hàng hiệu quả thì hãy đọc ngay bài viết dưới đây để có thêm kiến thức và kinh nghiệm để quản lý kho hàng hiệu quả nhất.

1. Kiểm soát chặt chẽ hóa đơn, phiếu nhập, xuất kho

Đây chính là nghiệp vụ cơ quản trong chuỗi quy trình quản lý kho hàng. Hóa đơn, phiếu xuất nhập là những chứng từ chứng thực cho hoạt động nhập xuất hàng vào kho hàng. Và nó cũng là những giấy tờ mang giá trị pháp lý đôi với cả người nhận hàng và người nhập hàng.

Hiện nay với sự hỗ trợ của công nghệ máy móc, bạn có thể kiểm kê kiểm soát lượng hàng hóa nhập xuất tồn kho thông qua các hệ thống phần mềm quản lý kho. Thay vì căn cứ vào giấy tờ, hóa đơn như trước kia. Nhưng điều này không có nghĩ là giấy tờ bị mất đi giá trị pháp lý.

Trước hết, hãy đảm bảo rằng nhân viên kho của bạn đã có sự am hiểu nhất định về sản phẩm và quy trình lập phiếu, tính toán hàng hóa nhập kho một cách thông thạo, chính xác.

Kiểm soát chặt chẽ hoạt động xuất nhập hàng

2. Sắp xếp hàng hóa một cách tối ưu nhất

Cùng một không gian, diện  tích nhất định, nếu bạn biết cách sắp xếp hàng hóa một cách khoa học, tối ưu nhất bạn sẽ kinh doanh hiệu quả hơn. Hiệu suất công việc quản lý lẫn các khâu tiếp theo được tiến hành trơn tru và tránh được tình trạng hàng tồn kho hay bỏ sót hàng. Bảo quản hàng hóa một cách cẩn thận và khoa học sẽ giúp chi quá trình sắp xếp, quản lý hàng hóa hiệu quả hơn.

3. Hệ thống hóa sổ sách lưu trữ về kho hàng

Khi lượng hàng hóa ra vào kho mỗi ngày lớn, việc ghi chép đối với nhân viên quản lý kho sẽ vô cùng vất vả. Thay vì sử dụng sức người thì ngày nay có rất nhiều phần mềm quản lý kho miễn phí có khả năng xử lý thông tin trong kho một cách chuẩn xác. Giúp chủ shop, doanh nghiệp giảm thiểu được rủi ro sai sót trong quá trình xuất, nhập hàng hóa. Với cách quản lý này, bạn có thể tiết kiệm tối đa nguồn nhân lực, chi phí quản lý và cả thời gian quản lý nữa.

Quản lý kho

4. Kiểm kê kho hàng theo định kỳ nhất định

Việc kiểm tra, kiểm kê kho định kỳ nhằm xác định lại số lượng hàng hóa thực tế trong kho so với sổ sách, hồ sơ hàng hóa. Xác nhận chất lượng của hàng hóa trong kho hàng (nhận biết được những hư hại, hay suy giảm chất lượng của hàng hóa). Đây cũng là hoạt động đảm bảo cho việc luân chuyển liên tục của hàng hóa, tránh tình trạng hao mòn hay giảm giá trị sử dụng của hàng hóa. Đảm bảo sắp xếp và kiểm kê kho là 2 yếu tố đầu tiên trong cách quản lý kho hiệu quả.

5. Đảm bảo định mức hàng tồn kho luôn dương

Định mức hàng tồn kho được định nghĩa là lượng hàng hóa vật tư được xác định luôn duy trì trong kho hàng luôn dương. Nhằm đảm bảo cho việc cung ứng hàng hóa một cách kịp thời khi có nhu cầu phát sinh, giúp hoạt động kinh doanh bán hàng,… được diễn ra một cách đều đặn và liên tục. Việc xác định định mức hàng tồn kho cần dựa trên các tiêu chí sau:

– Tình hình tiêu thụ của hàng hóa.

– Lượng hàng tồn kho thực tế trong kho.

– Tình hình cung cấp hàng hóa, vật tư, nguyên liệu của các nhà cung ứng.

– Số lượng đợt đặt hàng của khách.

Báo cáo định mức tồn kho

6. Tuân thủ các quy tắc về nhập xuất hàng hóa

– Quá trình nhập hàng: đảm bảo chất lượng sản phẩm, mẫu mã, quy cách, màu sắc sản phẩm phải phù hợp với thông tin được ghi trên biên bảo giao nhận hàng hóa hay các chứng từ kèm theo. Công việc nghe có vẻ như máy móc nhưng nếu khâu kiểm kê hàng hóa nhập kho không được làm nghiêm ngặt và sát sao thì việc kiểm soát và quản lý hàng hóa sau này sẽ dễ dẫn đến nhầm lẫn và sai sót.

– Quá trình xuất hàng: kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ, giấy tờ xuất hàng, CO, CQ, hóa đơn xuất đúng với thông tin ghi trên phiếu xuất (về mẫu mã, chất lượng, chủng loại, số lượng,…)

Quản lý kho là một hoạt động phức tạp và đòi hỏi nhiều thời gian, công sức. Việc ứng dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp sẽ giúp bạn quản lý hiệu quả va đơn giản quy trình quản lý hơn. Thay thế hoạt động ghi chép số liệu hàng hóa, quản lý xuất nhập tồn thủ công bằng hệ thống trực tuyến từ đó giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng hiệu quả. Hạn chế được những sai sót và hao hụt.

7. Áp dụng phương pháp quản lý FIFO hoặc LIFO để quản lý kho

FIFO là LIFO là hai thuật ngữ thông dụng trong lĩnh vực quản lý hàng tồn kho hiện nay.

Theo đó “FIFO (first in – first out) có nghĩa những hàng hóa nhập vào trước sẽ được ưu tiên xuất ra trước”. Phương pháp này thường áp dụng đối với những mặt hàng có hạn mức thời gian sử dụng ngắn như thực phẩm, bánh kẹo, đồ thời trang theo mốt, sản phẩm công nghệ,…Những mặt hàng này sản phẩm nào nhập tồn kho trước sẽ được ưu tiên xuất trước.

Trong khi đó, LIFO (Last In, First Out) thì lại hoàn toàn ngược lại. Các mặt hàng mới vừa nhập vào sẽ được xuất đi trước để đảm bảo tính cập nhật thời giá, cân đối các chi phí sản xuất và bán hàng phù hợp. Thường áp dụng với những nguyên vật liệu có thể tồn kho lâu dài như vật liệu xây dựng, vật liệu hoàn thiện và trang trí nội thất…

Quản lý kho hàng

8. Dán tem, nhãn mác cho từng lô hàng, mã vạch

Mỗi sản phẩm được lưu trữ trong kho bắt buộc phải được dán nhãn đặt tên. Bạn có thể ứng dụng mã SKU hoặc kết hợp dùng hệ thống máy quét mã vạch.

Theo đó khi nhập kho, mỗi mặt hàng sẽ tương ứng với một mã vạch. Và được quét qua hệ thống để tạo phiếu nhập. Phiếu này chứa toàn bộ các thông tin liên quan đến từng sản phẩm. Thông tin sản phẩm sẽ được lưu trữ và áp dụng trong suốt quá trình nhập xuất và quản lý hàng hóa về sau.

9. Lắp camera quan sát để quản lý kho hàng hiệu quả hơn

Đây là nguyên tắc bắt buộc khi. Bởi chủ doanh nghiệp, cửa hàng không có mặt trực tiếp tại nhà kho mọi lúc mà phải thông qua các nhân sự quản lý kho (thủ kho, bốc xếp,…) nên việc theo dõi từ xa là vô cùng cần thiết.

Thông qua camera, bạn có thể nắm được hoạt động trong kho đang diễn ra như thế nào. Đồng thời có thể trích xuất để điều tra trong trường hợp cần thiết như đồ đạc hư hỏng, mất cắp, đột nhập,….

10. Tuyển chọn nhân sự quản lý kho một cách cẩn thận

Thất thoát hàng hóa trong kho thường được quy vào 2 nguyên nhân: Nội bộ và bên ngoài. Hàng hóa có thể bị trộm đột nhập lấy cắp khi lưu trữ. Nhưng tỉ lệ cao hơn vẫn do vấn đề của nội bộ (trường hợp

Vì vậy việc tuyển chọn nhân viên quản lý, làm kho cần được cân nhắc, đánh giá cẩn thận. Không chỉ xét về vấn đề nghiệp vụ chuyên môn, mà còn đánh giá trên mức độ trung thực, thẳng thắn, chính trực của nhân viên đó.

Song song đó, cần phân quyền cụ thể đối với từng nhân viên để tránh trường hợp đùn đẩy trách nhiệm khi xảy ra sự cố.

11. Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng

Với những cửa hàng nhỏ lẻ, có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng excel để quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên với những doanh nghiệp lớn, lượng hàng hóa nhiều, nghiệp vụ nhiều và có mã hàng lên đến con số hàng trăm, hàng ngàn thì dùng excel là không hiệu quả. Khi đó, phần mềm quản lý kho hàng là giải pháp hữu hiệu để các nhà quản lý quản lý tốt hoạt động kho hàng của mình.

Quản lý kho hàng hiệu quả

Hiện nay trên thị trường có khá nhiều các đơn vị cung cấp phần mềm quản lý kho hàng. Các phần mềm này hỗ trợ người dùng chính xác trong thiết lập quy trình quản lý kho hàng, việc kiểm soát xuất nhập kho, thông tin hàng hóa, sự lưu chuyển hàng hóa, tình trạng hàng hòan…Giá cả là vấn đề mà bạn không cần quan tâm nhiều. Bởi mức giá của các ứng dụng quản lý cũng ở mức khá thấp. Chỉ từ 3.000/ngày là bạn đã có thể sở hữu và sử dụng phần mềm rồi.

Bạn có thể: ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ phần mềm quản lý kho Abit để trải nghiệm full các tính năng trong vòng 15 ngày và nhận ngàn ưu đâĩ từ Abit

Trên đây là một số Phương pháp quản lý kho hàng cực kỳ hiệu quả dành cho shop online. Hy vọng sẽ cung cấp cho bạn nhiều giá trị bổ ích. Chúc bạn thành công!