Back office là gì? Vai trò then chốt của back office khách sạn

Back office chiếm giữ vị trí vô cùng quan trọng và được xem như “xương sống” của một khách sạn. Vậy cụ thể thì back office là gì? Vai trò của back office khách sạn ra sao?

Back office là gì?

Back office dịch sát nghĩa đó chính là hậu sảnh. Nó trái ngược với Front office (tiền sảnh) – bộ mặt của khách sạn, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu. Back office là bộ phận “hậu trường” có vai trò hỗ trợ tiền sảnh. Nó không trực tiếp ảnh hưởng đến vấn đề doanh thu nhưng luôn được coi trọng trong hệ thống khách sạn bởi nếu không có back office thì mọi hoạt động tại khách sạn sẽ không thể vận hành một cách trơn tru được.

Back office là bộ phận hậu phương, hỗ trợ vấn đề của khách sạn

Các bộ phận của Back office khách sạn

Back office khách sạn bao gồm các bộ phận:

• Nhân sự là bộ phận thực hiện tất cả các công tác liên quan đến vấn đề tổ chức cán bộ và nhân viên khách sạn. Việc khách sạn có đội ngũ nhân viên kinh nghiệm, chất lượng và thạo việc hay không đều nhờ sự hỗ trợ rất lớn từ bộ phận nhân sự.
• Kế toán là bộ phận quản lý các chiến lược tài chính của khách sạn. Đồng thời giúp kiểm soát chi phí và tìm kiếm nguồn vốn cho khách sạn.
• Kỹ thuật và bảo trì là bộ phận giúp mọi máy móc, thiết bị điện, nước trong khách sạn hoạt động trơn tru. Các vấn đề sửa chữa, thay thế thiết bị cũng sẽ được nhanh chóng đảm bảo thực hiện nhanh gọn.

Vai trò của các bộ phận back office khách sạn

Bộ phận nhân sự

Là bộ phận có mối quan hệ trực tiếp với hệ thống các nhân viên, bộ phận nhân sự có vai trò cụ thể là:

Bộ phận nhân sự giúp khách sạn, nhà hàng có được đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và kỹ năng

• Tuyển dụng nhân sự cho khách sạn theo đúng chỉ tiêu về số lượng lẫn chất lượng.
• Xây dựng các bản nội quy, quy định liên quan đến khen thưởng/ xử phạt/ chức vụ… cũng như gửi văn bản ban hành đến toàn thể nhân viên để áp dụng đồng bộ.
• Quản lý nguồn nhân lực tại khách sạn.
• Xây dựng hệ thống đánh giá công việc dựa trên các tiêu chí chung của khách sạn và tiêu chí riêng từng bộ phận, sau đó triển khai thực hiện đánh giá.
• Nhận thông tin, hỗ trợ giải quyết các vấn đề liên quan đến bảo hiểm, chính sách, đãi ngộ cho nhân viên.
• Tiến hành tính lương, thưởng, phụ cấp,… cho nhân viên tại khách sạn theo định kỳ.

Bộ phận kế toán

Vai trò của bộ phận kế toán bao gồm:

• Thống kê, tính toán hoạt động của từng loại dịch vụ tại khách sạn hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng,… nhằm xác định kết quả kinh doanh từng bộ phận và của toàn thể khách sạn.
• Tiến hành lập chứng từ, chứng minh được tính hợp lý từ việc sử dụng vốn kinh doanh ở các bộ phận và toàn khách sạn.
• Tổng hợp toàn bộ chi phí, doanh thu, lợi nhuận kinh doanh đúng quy định.
• Cân đối tài sản tại khách sạn định kỳ theo tháng, quý, năm.
• Phân tích tình hình biến động của tài sản, sau đó báo cáo cho Ban lãnh đạo trong các cuộc họp hoặc khi được yêu cầu đột xuất.

Bộ phận kế toán giúp kiểm soát các chi phí một cách hiệu quả

Bộ phận kỹ thuật và bảo trì

Nhiệm vụ cụ thể của bộ phận kỹ thuật và bảo trì là:

• Lên kế hoạch và tiến hành kiểm tra máy móc/ tài sản/ trang thiết bị khách sạn ở tất cả các bộ phận theo định kỳ ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm.
• Chủ động đề xuất phương án bảo trì phù hợp cho từng loại máy móc và thiết bị phù hợp ở khách sạn.
• Tiến hành ghi chép lại tình trạng của trang thiết bị/ máy móc ở khách sạn, giúp đồng nghiệp khác ca tiện theo dõi, quản lý.
• Bảo hành, bảo dưỡng trang thiết bị/ máy móc, đảm bảo chúng đều ổn định để hoạt động.
• Khi nhận ra dấu hiệu trục trặc của máy móc/ trang thiết bị, cần lên kế hoạch sửa chữa nhanh chóng.
• Tiến hành sữa chữa hoặc thay mới máy móc/ trang thiết bị.
• Hỗ trợ kiểm tra sự cố liên quan đến máy móc/ trang thiết bị cho nhân viên phòng ban khác và khắc phục sự cố nhanh chóng nhất.

Sau khi hiểu được back office là gì cũng như vai trò, nhiệm vụ của back office trong hoạt động của nhà hàng, khách sạn thì mong rằng bạn sẽ có những lựa chọn đúng đắn cho công việc của mình.