Cách quản lý đơn hàng online cực kỳ hiệu quả, ngày chốt trăm đơn

Hoạt động kinh doanh thời nay không còn bó hẹp trong phạm vi một kênh mà trở nên đa dạng trên nhiều kênh thương mại. Vì thế tìm cách quản lý đơn hàng online trở thành một bài toán đau đầu cho các chủ shop khi phải kiểm soát toàn bộ tình hình tại rất nhiều nơi trong cùng 1 thời điểm. Những phát sinh ngoài ý muốn như sai lệch, gian lận, quá tải có thể xảy ra bất kì lúc nào gây thất thoát hàng chục triệu/ngày cho cửa hàng.

Hoạt động kinh doanh trên trên Fanpage, Shopee, Lazada, Tiki, cả website và cửa hàng trực tiếp đòi hỏi phải có phương pháp quản lý chuyên nghiệp, hiệu quả. Sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu một giải pháp quản lý bán hàng online tốt nhất để chủ shop thử nghiệm, đảm bảo hiệu quả ngay tức thì!

Quản lý đơn hàng online là gì? Gồm những công việc nào?

Cách quản lý đơn hàng online là việc theo dõi thông tin đơn đặt hàng trực tuyến cũng như quá trình xuất hàng;  đóng gói; giao hàng và thu hồi vốn. Nó được minh họa dưới dạng sơ đồ: 

Quản lý đơn hàng online = Tiếp nhận đơn => Xử lý thông tin đơn hàng => Đóng gói => Giao cho shipper => Nhận tiền hàng. 

Trong quy trình quản lý đơn hàng này, tất cả các bước đều cần kiểm soát chặt chẽ dưới sự giám sát của nhân viên các bộ phận và người quản lý. Đảm bảo hàng hóa đang ở đâu, có trạng thái gì, khi nào sẽ đến tay khách hàng. Đặc biệt nếu có xảy ra tình trạng gì phát sinh phải kịp thời báo với cấp trên. Tránh để xử lý không nhanh chóng, kịp thời phát sinh hậu quả đáng tiếc.

Quản lý bán hàng online

Sai lầm trong cách quản lý đơn hàng online kém hiệu quả?

Hiện nay, các shop bán hàng chỉ tập trung vào tìm kiếm thị trường và khách hàng mà bỏ bê đến khâu cuối cùng là cách quản lý đơn hàng online giao cho khách. Bởi thế khi giao hàng thường tỉ lệ hoàn cao, phản hồi tiêu cực vì khách khó chịu không muốn mua nữa. Điều đó có thể đến từ một trong những nguyên nhân sau:

• Không phân loại được hàng hóa khoa học: Hàng để lộn xộn, vứt tràn lan mỗi nơi một loại. Khi có số lượng hàng lớn về không thể kiểm soát nổi dẫn tới việc nhầm lẫn khi giao, báo sai số lượng cho khách..
• Không kiểm soát được kho hàng: Kho hàng trên mạng chênh lệch số liệu so với thực tế. Khách đặt từ nhiều kênh, nhiều sàn không kiểm soát được hàng ra vào. Hẹn khách có hàng nhưng lại hủy vì không có hàng giao. Dẫn tới việc khách chán nản, không bao giờ quay lại mua nữa. 
• Quản lý đơn hàng thủ công bằng sổ sách: vừa nặng nề, cồng kềnh lại dễ bị tẩy xóa hoặc mất mát. Mỗi khi kiểm kê hàng hóa để chốt sổ cuối ngày, cuối tháng rất khó khăn. Còn chuyển sang dùng Excel thì đòi hỏi chuyên môn cao. Các số liệu cũng cần phải nhập thủ công dẫn đến nhầm lẫn; thiếu sót; thất thoát doanh thu. 
• Quy trình sai lệch Nhập trước – xuất sau hoặc nhập sau – xuất trước. Có thể xem đây là một sự nhầm lẫn tai hại trong cách quản lý đơn hàng online. Việc không quản lý được định mức hàng hóa tồn kho chính xác sẽ dẫn tới tình trạng ế hàng hoặc cháy hàng bất hợp lý. Đặc biệt là những sản phẩm có hạn ngắn ngày (thực phẩm; thực phẩm chức năng; thuốc men; hàng điện tử). Chúng không thể lưu trữ trong kho quá lâu ngày vì sẽ bị giảm chất lượng; hết hạn sử dụng hoặc bị lỗi thời; trượt giá gây lỗ vốn. 
• Nhân viên gian lận, đổ thừa lẫn nhau. Chủ shop đi vắng sẽ không thể kiểm soát được tình hình. 

Cách quản lý đơn hàng online hiệu quả kém sẽ gây ra phản ứng tiêu cực cho khách hàng

Sử dụng phần mềm là cách quản lý đơn hàng online tốt nhất 

Tại sao nên dùng phần mềm quản lý bán hàng đa kênh?

Kinh doanh thoải mái, quản lý tập trung

Đây là giải pháp hữu hiệu giúp chủ shop khắc phục hầu như tất cả các “nút thắt” trên. Nói một cách đơn giản là “bán hàng mọi nơi – quản lý một nơi” cực kỳ tiện lợi. Nó sẽ rút ngắn thời gian công sức quản lý lại tăng tính chính xác trong hoạt động bán hàng.

Hỗ trợ xử lý đơn hàng chính xác

Dữ liệu về đơn hàng; tình trạng hàng tồn; theo dõi vận chuyển đơn hàng; các chương trình ưu đãi đang được áp dụng; thời gian nhập – xuất hàng, số lượng tồn kho….đều được lưu trữ một cách đầy đủ; khoa học trên các phần mềm này. Hạn chế những lỗi sai do con người gây ra. 

Hỗ trợ kiểm soát bán hàng chính xác

Sắp xếp mọi dữ liệu theo quy chuẩn chung, khoa học nhất

Dữ liệu về hàng hóa được phân loại theo quy định do chính người quản lý đưa ra như phân loại, danh mục, size số, màu sắc, kích cỡ, tình trạng nhập – xuất kho,… Dữ liệu về khách hàng cũng được phân loại theo khách tiềm năng, khách mới, khách quen,… 

Báo cáo doanh số từ nhiều nguồn hàng 24/24

Công việc của kế toán đã giảm bớt đi đến 60% áp lực nhờ có phần mềm này. Những số liệu báo cáo lãi lỗ, doanh thu, tồn kho, hàng bán chạy nhất, nguồn thu mỗi kênh đều được hiển thị trực tiếp trên màn hình. Không cần chờ các bộ phận gửi số liệu tới kế toán mới xử lý thiếu tính chủ động, làm lỡ mất nhiều thời cơ ra quyết định.

Tiết kiệm thời gian, chi phí cho cửa hàng

Một phần mềm có thể làm thay công việc của 3-4 nhân viên bán hàng, xử lý đơn. Chi phí bỏ ra thuê nhân viên chắc chắn sẽ đắt hơn nhiều so với đầu tư một phần mềm bán hàng online có tính năng kết nối đa kênh. 

Tiết kiệm chi phí, nhân lực, thời gian cho shop

Nên mua phần mềm nào để quản lý đơn hàng online trên đa kênh?

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều các nhà cung cấp giải pháp công nghệ kinh doanh. Tuy nhiên, trước khi mua bạn nên cân nhắc về các  tiêu chí như : tính ứng dụng cao (dễ sử dụng), hoạt động trên nền tảng online để dễ dàng kết nối khi làm việc. Ngoài ra không phát sinh các loại phí nâng cấp kèm theo. Abit cũng ít xảy ra lỗi làm gián đoạn quá trình kinh doanh. 

Một gợi ý tuyệt vời nhất chính là phần mềm ABIT với hàng loạt các tính năng hấp dẫn như:

Đồng bộ đơn hàng đa kênh trên 1 giao diện duy nhất

Nó sẽ kết nối và đồng bộ đơn hàng trên nhiều kênh online khác nhau về cùng một giao diện chung duy nhất cho chủ shop. Thay vì phải mở từng trang Fanpage, Shopee, Lazada, Tiki hay Website, Landing page rồi chép thông tin đơn ra file quản lý riêng. Toàn bộ thông tin đơn, thông tin khách hàng sẽ tự động đổ về trang chủ. Bạn sẽ chỉ cần xử lý dữ liệu một lần duy nhất sau đó đẩy qua vận chuyển.

Cụ thể: 

• Đồng bộ đơn hàng với trang TMĐT Shopee, Lazada, Tiki, Sendo…
• Đồng bộ đơn hàng trên nhiều loại website(Magento, WordPress…) thông qua API của Abit.
• Đồng bộ đơn hàng Fanpage, Facebook cá nhân, lên đơn Livestream tự động,..
• Đồng bộ đơn hàng từ Landingpage thông qua API hoặc Form Contact.
• Đồng bộ quản lý đơn hàng : Lưu hóa đơn, in bill trực tiếp, kết nối thiết bị Barcode( Máy quét mã vạch sản phẩm). Quản lý cửa hàng, nhân viên bán hàng.
• Đồng bộ thông tin vận đơn từ các hãng vận chuyển về Abit

Quản lý bán hàng trên nhiều nền tảng tại 1 giao diện

Quản lý xuất nhập tồn tự động

Hàng hóa được nhập – xuất có hóa đơn điện tử (phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu trả) rõ ràng và lưu trên phần mềm. Sau khi tạo phiếu số lượng tồn kho sẽ được khấu trừ tự động. Quản lý kế hoạch nhập hàng, định mức, lập dự báo, tồn kho, cảnh báo hết hàng khi tới ngưỡng tồn tối thiểu/tối đa. Quản lý số tồn kho hàng hóa: tồn đầu, nhập, nhập trả, nhập nội bộ, xuất nội bộ, xuất bán, xuất trả, tồn cuối… Quản lý kho trên nhiều chuỗi, nhiều chi nhánh cực kỳ thuận tiện.

Kết nối với ứng dụng quản lý bán hàng trên di động

Khi bạn đăng ký tài khoản Abit (chỉ từ 100.000đ/tháng) sẽ sử dụng MIỄN PHÍ 2 phần mềm trên điện thoại. Đó là Abitmes – ứng dụng quản lý tương tác Facebook và Abitstore – ứng dụng quản lý bán hàng đa kênh. Với 2 công cụ này, bạn có thể thoải mái đi công tác, đi du lịch. Tự do tận hưởng những thời gian riêng tư mà vẫn kiểm soát hoạt động kinh doanh 24/24. 

Phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất – Abit

Kết nối vận chuyển, đẩy đơn siêu tốc

Đẩy vận đơn hàng loạt qua đối tác vận chuyển của Abit như Vnpost, Viettelpost, GHTK, GHN, SuperShip, J&T Express chỉ với 1 Click chuột. Tốc độ đẩy nhanh nhất là 1000 đơn trong vòng 15 phút. Ngoài ra phần mềm còn tự động inbox tiến trình đơn hàng cho khách để giảm hàng hoàn cho shop. So sánh giá ship các hãng để chọn ra chi phí tối ưu nhất cho chủ shop.

Abit đơn giản, dễ sử dụng, giao diện thân thiện

So với các phần mềm bán hàng offline, Abit tối ưu trên mọi thiết bị. Không cần cài đặt dễ lây virut, không cần bận tâm đến cấu hình máy. Giao diện cực kỳ thân thiện với người dùng giúp nhân viên làm quen nhanh chóng. Chỉ mất từ 10 – 15 phút là có thể làm việc được ngay theo quy trình sẵn có. Không cần nhiều thời gian training hoặc “đập đi xây lại” từ đầu.

Hiện tại phần mềm bán hàng Abit đang có chương trình ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ cho mọi khách hàng với đầy đủ TẤT CẢ CÁC TÍNH NĂNG. Bấm ngay vào link để không bỏ lỡ cơ hội nhé.

Để tìm hiểu chi tiết hơn về phần mềm quản lý bán hàng đa kênh, truy cập tại trang abit.vn hoặc gọi vào hotline 024.6674.8888 để được tư vấn chi tiết nhất từ đội ngũ support Abit nhé. Chúc bạn thành công!