Lập báo cáo bán hàng bằng Excel có còn là sự lựa chọn duy nhất?

Lập báo cáo bán hàng vốn dĩ vẫn là công việc của kế toán và phần mềm Excel trên máy tính. Nhưng đây là cách làm cũ và sẽ chỉ còn phù hợp nếu như bạn chỉ muốn kinh doanh mô hình nhỏ lẻ. Tuy nhiên, nếu bạn có ý định kinh doanh trên nhiều kênh, nhiều chi nhanh, nếu muốn thực hiện báo cáo nhanh gọn thì lại là câu chuyện rất khác. 

Báo cáo bán hàng là gì?

Báo cáo bán hàng là bản thông tin được gửi đến cho quản lý, trong đó chứa các thông tin liên quan đến tình hình hoạt động bán hàng như thống kê doanh thu, chi phí bán hàng, lợi nhuận trong một thời gian nhất định.

Qua báo cáo bán hàng thì người xem có thể đo lường, đánh giá được sự phát triển của doanh nghiệp. Từ đó đưa ra những chiến lược phù hợp với tình hình hiện tại. Nhằm thúc đẩy kinh doanh, giảm chi phí thất thoát và nguy cơ rủi ro.

Lập báo cáo bán hàng bằng Excel và những nhược điểm lớn

Sự ra đời của phần mềm Excel đã trở thành bước phát triển vượt bậc trong việc quản lý hoạt động bán hàng bằng các mẫu báo cáo. Với đặc điểm dễ cài đặt, không mất phí và phổ biến trong các công sở, văn phòng. Excel dần trở nên quen thuộc với các nhân viên kế toán mỗi khi cần lập một bảng báo cáo bán hàng cuối tháng hay cuối năm.

Lập báo cáo bán hàng bằng Excel

Tuy nhiên thị trường kinh doanh những năm gần đây vô cùng sôi động do có sự tham gia của mảng thương mại điện tử. Excel đang tỏ ra không còn phù hợp để đáp ứng nhu cầu quản lý. Bằng chứng cụ thể tôi đã liệt kê bao gồm:

– Excel không có tính bảo mật cao. Nếu bạn dùng File excel bán hàng miễn phí nghĩa là tất cả các thông tin về liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp chỉ được lưu trong 1 tập tin duy nhất. Nếu có kẻ gian xâm nhập làm thay đổi hoặc đánh cắp dữ liệu thì không hề khó.

– Dễ bị mất dữ liệu khi phần cứng bị hỏng, lỗi. Nếu máy tính dính virus hoặc hỏng lỗi thì bạn chắc chắn sẽ không kịp sao lưu file báo cáo ra thiết bị khác. Như vậy máy hỏng file cũng hỏng theo, rất hiếm khả năng khôi phục lại.

– Giới hạn dung lượng file. Tuy có vẻ Excel không giới hạn dung lượng nhưng thực ra là có. Với những Báo cáo bán hàng theo tháng, theo ngày mà kinh doanh dài hạn thì số lượng dữ liệu cực kì nhiều. Khi đó sẽ làm file Excel có dung lượng quá lớn, tốc độ xử lý chậm hoặc không đủ tính năng để lưu trữ thông tin.

Mẫu báo cáo để bạn tham khảo

– Mất nhiều thời gian để tổng hợp xử lý số liệu: Quy trình quản lý bán hàng phức tạp như Bán hàng đa kênh thì bạn không thể tổng hợp toàn bộ doanh thu cùng lúc. Cần phải xử lý từng kênh rồi nhập nó lên máy để xử lý lại tiếp lần nữa. Vì thế vừa mất thời gian vừa tốn nhiều công sức.

– Không có tính liên kết giữa các bộ phận. Trong 1 cửa hàng không chỉ có mình 1 bộ phận kế toán. Các bộ phận khác như quản lý hàng hóa, khách hàng, nhập xuất kho, thu chi, hàng tồn kho. Nếu dữ liệu 1 bộ phận truyền lại sai thì báo cáo tổng hợp chắc chắn không chính xác.

– Người dùng cần phải có chuyên môn nghiệp vụ mới sử dụng được thành thạo các hàm, các công thức phức tạp.

Vì thế việc sử dụng các Mẫu báo cáo bán hàng bằng excel đang ngày càng ít đi. Các chủ shop kinh doanh hiện nay đã tìm ra được một cách viết báo cáo bán hàng nhanh gọn, tiện lợi hơn. Độ chính xác tăng lên 100% nhưng công sức bỏ ra chỉ bằng 1/3.

Nên sử dụng phần mềm tổng hợp báo cáo tự động thay vì Excel

Cách lập báo cáo bán hàng bằng phần mềm Abit

Giới thiệu tính năng báo cáo trên Abit

Abit là một phần mềm quản lý bán hàng online phổ biến trên cả máy tính và điện thoại. Trong đó có tích hợp tính năng báo cáo kinh doanh rất thuận tiện cho các shop online và offline. Chỉ với 1 cú nhấp chuột và 1-3 giây chờ đợi trước màn hình. Hơn 20 mẫu bằng báo cáo bán hàng chi tiết từ doanh thu, lãi lỗ, tồn kho, chi nhánh, hàng bán chạy. Cho đến báo cáo theo nhân viên, khách hàng hay quản lý theo kênh đều được tổng hợp tự động 24/24 và xuất ra file Excel bất cứ lúc nào.

Điểm cộng nữa là khả năng lưu trữ thông tin không giới hạn trên điện toán đám mây. Abit không cài đặt trên máy mà sử dụng qua mạng internet. Vì thế dữ liệu được sao lưu tự động an toàn tuyệt đối. Đồng thời rất thuận tiện cho bạn mở ra xem, xử lý công việc từ bất kì thiết bị nào miễn là kết nối được với mạng. Cơ chế phân quyền cũng kiểm soát tốt các tài khoản đăng nhập. Chỉ chủ shop mới được set quyền xem và thao tác cho đúng người, đúng việc. Đặc biệt phần báo cáo chỉ có chủ shop và kế toàn mở được. Còn các nhân viên khác không được xem nên không thể gian lận.

Nên sử dụng phần mềm tổng hợp báo cáo tự động thay vì Excel

Tính năng báo cáo bán hàng gồm những gì?

Báo cáo lãi lỗ

Trong báo cáo này chứa các mẫu báo cáo bán hàng theo tháng, mẫu báo cáo bán hàng theo tuần, thậm chí là theo ngày.. Bởi vì bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh thời gian theo dõi báo cáo theo ý muốn. Thay vì mỗi cuối tháng, cuối tuần lại đi tổng hợp 1 file excel rồi gửi quản lý. Bạn chỉ cần theo dõi các số liệu trong báo cáo TỰ ĐỘNG trên Abit. Mọi số liệu được xử lý từ các đơn hàng trên đa kênh và cộng trừ trực tiếp theo công thức. Không phải lo ngại sai sót khi tính toán quá nhiều số liệu nữa.

Báo cáo tồn kho

Thống kê các sản phẩm tồn kho trên/dưới định mức cài sẵn. Khi người dùng nhìn báo cáo sẽ thấy được mặt hàng nào sắp hết/còn nhiều. Kiểm soát hàng bán bị trả lại / khấu trừ công nợ phải thu. Giúp chủ shop chuẩn bị hàng sẵn để không bị cháy hàng, Đồng thời tập trung đẩy những hàng nào còn tồn đọng nhiều để không ứ đọng vốn.

Phần hiển thị trên trang chủ Abit

Báo cáo bán hàng theo nguồn đơn

Kết nối với đa kênh bán hàng (Tiki, Shopee, Lazada, Website, Fanapge và Cửa hàng). Mỗi đơn hàng thành công sẽ được cộng vào doanh thu của kênh đó. Như vậy cuối tháng chủ shop sẽ biết được nên đầu tư vào kênh nào hiệu quả. ể làm được điều đó, bạn mở bảng chọn báo cáo và ấn vào Báo cáo bán hàng theo Fanpage trên hệ thống phần mềm quản lý bán hàng đa kênh. Ngay lập tức phần báo cáo tổng đơn, đơn hủy đơn treo, chi phí ads, cp/đơn đều sẽ hiện ra chi tiết nhất. Nếu muốn lọc báo cáo, chọn Bộ lọc để kết quả trả về đúng ý đồ của bạn.

Báo cáo chốt đơn và doanh số nhân viên

Thể hiện tỷ lệ chốt đơn thành công của đội ngũ telesale. Đồng thời xếp hạng top nhân viên dẫn đầu công ty theo doanh số. Tên nhân viên được xếp cao xuống thấp theo thứ tự số tiền thu về cho cửa hàng nhiều đến ít. Điều này sẽ giúp bạn thưởng phạt phân minh và tránh hiểu lầm trong nội bộ.

Thống kê

Ngoài ra Abit còn có nhiều tính năng khác như Báo cáo bán hàng theo fanpage, lượng khách theo nguồn, lượng tương tác, số tiền quỹ,… Để trải nghiệm dùng thử MIỄN PHÍ Abit trong 15 ngày, mời liên hệ sớm với tổng đài 024.6674.8888 để nhận nhiều ưu đãi hấp dẫn và hỗ trợ nhiệt tình của đội ngũ support ABIT.