Tối ưu quy trình kiểm soát hàng với phần mềm quản lý kho online

Quản lý kho hàng không bao giờ là công việc nhẹ nhàng và dễ dàng. Đặc biệt là với các cửa hàng, doanh nghiệp, xí nghiệp lớn. Tìm đâu giải pháp hố trợ quản lý kho hàng hiệu quả mà không cần mất quá nhiều thời gian và chi phí? Phần mềm quản lý kho hàng online sẽ là giải pháp lựa chọn tối ưu nhất trong thời điểm hiện tại.

Vậy phần mềm quản lý kho hàng đã hỗ trợ các chủ doanh nghiệp, cửa hàng, shop bán hàng quản lý kho như thế nào? Cùng Abit tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây.

1. Quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng online hiện nay

Quy trình quản lý kho hàng online sẽ được chia thành 3 công đoạn:

1.1. Quản lý mã hàng hóa

Để thực hiện quản lý mã hàng hóa bạn cần phải triển khai theo các bước sau đây:

+ Bước 1: Bộ phận phụ trách mã hàng sẽ tiếp nhận thông tin từ ban quản lý, phòng kế hoạch về việc xóa hoặc thêm bớt các mã hàng.

+ Bước 2: Người phụ trách mã hàng sẽ đối chiếu các thông tin cụ thể về hàng hóa.

+ Bước 3: Triển khai cập nhật thông tin mã hàng theo yêu cầu vào hệ thống các ứng dụng hay phần mềm quản lý.

+ Bước 4: Thông báo sự thay đổi mã hàng cho các bộ phận có trách nhiệm liên quan.

Quản lý mã hàng hóa

1.2. Quy trình nhập kho

Với hoạt động nhập kho hàng hóa, bộ phần quản lý kho cần triển khai các bước sau:

+ Bước 1: Thông báo các kế hoạch nhập kho hàng hóa, nguyên liệu cho bộ phận phụ trách như kế toán, kho, phòng kế hoạch…

+ Bước 2: Kiểm tra và đối chiếu hàng hóa khi được nhập vào dựa trên các giấy tờ có kèm theo. Và tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm. Sau khi hoàn thành quá trình nhập kho và kiểm soát số lượng, chất lượng thì thực hiện tiếp nhận hóa đơn từ nhà cung cấp.

+ Bước 3: Lập phiếu nhập kho và tiến hành sắp xếp hàng hóa, vật tư được nhập vào kho theo đúng khu vực đã quy định hoặc sắp xếp sẵn.

+ Bước 4: Hoàn thành nhập kho và cập nhập thông tin hàng hóa vào hệ thống quản lý kho hàng.

Quy trình nhập kho

1.3. Quy trình quản lý xuất kho

Hoạt động xuất hàng ra khỏi kho hàng được tiến hành theo các quy trình sau đây:

+ Bước 1: Hàng hóa yêu cầu xuất đi cần có sự kiểm duyệt xác nhận của các phòng ban. Có thể là theo đơn hàng đã được xét duyệt của nhân viên kinh doanh, đơn hàng từ phòng vật tư, kế toán… Tất cả đều phải có giấy tờ, biên bản đã kiểm duyệt để đảm bảo tính pháp lý và sự xác thực của quy trình.

+ Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho: Kế toán hoặc thủ kho sẽ thực hiện kiểm tra hàng tồn kho. Và nếu lượng hàng hóa trong kho hàng đủ với yêu cầu của đơn hàng, sẽ cho triển khai các hoạt động xuất kho.

+ Bước 3: Tiến hành lập phiếu xuất kho hoặc hóa đơn bán hàng. Căn cứ dựa vào thông tin của mỗi đơn hàng để lập phiếu xuất kho. Sau đó gửi cho thủ kho phụ trách tiến hành xuất kho. Trong quy trình này thì chứng từ, phiếu xuất sẽ được in thành 3 hoặc nhiều liên khác nhau: 1 cho thủ kho, 1 bên giao nhận hàng, 1 liên còn lại là kế toán sẽ tự giữ.

+ Bước 4: Thực hiện hoạt động xuất kho: Thủ kho dựa vào phiếu xuất, đơn hàng hoặc hóa đơn được gửi xuất kho để tiến hành xuất hàng hóa ra ngoài kho.

+ Bước 5: Cập nhật thông tin đã xuất kho vào hệ thống phần mềm quản lý kho và lưu lại thông tin cụ thể lượng hàng hóa còn dư lại.

Và đây chính là quy trình để quản lý kho hàng hiệu quả mà các shop bán hàng, cửa hàng và doanh nghiệp thực hiện. Và để đảm bảo bạn có thể nhanh chóng kiểm soát và nắm bắt tình hình kho hàng thì việc sử dụng thêm các ứng dụng phần mềm quản lý là điều thực sự cần thiết. Phần mềm quản lý kho online chính là trợ thủ đắc lực để bạn quản lý hiệu quả, tránh thất thoát và rủi ro.

Quy trình xuất kho

2. Phần mềm quản lý kho online – Giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả thời đại số.

Việc quản lý vận hàng kiểm soát kho hàng không chỉ nằm tránh nhiệm ở mỗi bộ phận kho vận, mà nó còn liên quan đến rất nhiều phòng ban khác. Đặc biệt là phòng kinh doanh, phòng vật tư và phòng kế toán. Vì thế việc đồng bộ kết nối dữ liệu là điều cần thiết. Không chỉ thế việc tạo ra một môi trường làm việc chung để tăng hiệu quả tương tác, chia sẻ thông tin, cập nhật vấn để là điều mà bắt buộc doanh nghiệp nào cũng cần phải làm được. Và để làm được điều này, phần mềm quản lý kho online là sự lựa chọn tối ưu nhất.

2.1 Phần mềm quản lý kho online đã hỗ trợ quản lý kho hàng như thế nào?

Bạn truy cập vào hệ thống phần mềm Abit (nếu bạn chưa có tài khoản hãy đăng ký ngay: TẠI ĐÂY).

Trong mục “Sản phẩm”. Có phần “Quản lý sản phẩm”, “Quản lý combo sản phẩm”, “Quản lý kho”, “Kiểm Kho”, “Trả hàng”, “Xuất nội bộ”, “Hủy hàng”…Với mỗi một tính năng được chia nhỏ trong phần mềm quản lý sẽ giúp bạn cập nhật, kiểm soát, xử lý vấn đề nhanh chóng hiệu quả ngay trên ứng dụng phần mềm. Và một điểm đặc biệt, với phần mềm quản lý kho online bạn có thể cài đặt và sử dụng ứng dụng ngay trên các thiết bị smartphone hiện nay. Không kể đó là thuộc hệ điều hàng IOS hay Android bạn đều có thể sử dụng khi có kết nối internet.

Phần mềm quản lý kho hàng online hiệu quả

– Quản lý sản phẩm

Chỉ cần nhấn đúp chuột vào một mã hàng bất kì, thông tin sản phẩm sẽ được hiện lên đầy đủ: Tên sản phẩm, mã hàng quy định, trọng lượng, số lượng tồn kho, định mức tồn kho, giá hàng (giá nhập, giá bán), có cả hình ảnh kèm theo.

Quản lý sản phẩm

– Quản lý kho hàng

Khi bạn click vào phần quản lý kho hàng, hệ thống sản phẩm sẽ hiện lên. Nếu bạn muốn tra cứu hay cập nhật thông tin của sản phẩm nào chỉ cần tìm kiếm theo mã hàng đã quy định sẵn. Và bạn có thể quản lý theo nhiều kho hàng khác nhau. Tuy vào quy mô và cơ cấu tổ chức, sản xuất.

Quản lý kho hàng

– Nhập xuất hàng và in đơn hàng

Bạn có thể lập, tạo các phiếu lập xuất hàng hóa ngay trên hệ thống phần mềm.

Phần mềm cũng cho phép in phiếu xuất nhập kho luôn trên hệ thống.

In đơn hàng

– Tạo phiếu trả hàng

Hàng sau khi được trả về, bạn cần thực hiện thao tác nhập trả lại hàng vào kho để đảm bảo lượng hàng hóa trong kho hàng là chính xác. Và thông tin được cập nhật nhanh chóng.

Phiếu nhập trả hàng

♦ Tìm hiểu thêm: Cách quản lý đơn hàng online hiệu quả cho các shop bán hàng thời đại số

2.2 Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý kho online

– Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí

Một doanh nghiệp kinh doanh có hàng tá sản phẩm lớn nhỏ khác nhau cần phải lưu trữ và cập nhật tình trạng còn hết liên tục. Tuy nhiên, kiểm tra, sổ sách giấy tờ mỗi khi có yêu cầu kiểm kho và dữ liệu thông tin sản phẩm. Điều này vừa tốn thời gian, vừa tốn công sức của nhân viên.

Nhưng với sự trợ giúp của phần mềm quản lý kho online, bạn chỉ mất vài giây thao tác trên màn hình đã có ngay thông tin mình mong muốn. Theo thống kê, trung bình các cửa hàng, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm đến 60-70% thời gian so với quản lý kho truyền thống. Bạn sẽ thảnh thơi đầu óc để nghĩ ra các ý tưởng kinh doanh mới. Hay đơn giản là có thêm khoảng thời gian “xả stress” dành cho bản thân thay vì phải vật lộn trong kho hàng.

– Cập nhật tình hình hàng hóa mọi lúc, mọi nơi

Với hoạt động quản lý online, bạn dễ dàng theo dõi biến động hàng hóa tại bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào. Thậm chí với bất kỳ thiết bị smartphone nào bạn đang có trong tay như điện thoại, máy tính, laptop, Ipad,… Dù bạn không có mặt tại kho hàng thì bạn vẫn có thể nắm bắt tình tinh kho hàng và kiểm soát tốt hoạt động xuất nhập tồn tại chính kho của mình.

– Phần mềm quản lý tồn kho, dự báo nhập hàng

Một tính năng ưu việt của phần mềm quản lý kho miễn phí vĩnh viễn là xác định lượng hàng hóa theo từng giờ từng phút. Độ sai lệch sẽ là 0% vì thao tác hoàn toàn trên máy. Bạn có thể cập nhật báo cáo mọi lúc mọi nơi. Và thông qua báo cáo kho giúp bạn đưa ra quyết định mua hoặc đẩy hàng chính xác dựa trên báo cáo hàng bán chạy. Nếu mức tồn kho xuống tối thiểu sẽ cảnh báo trước để kịp thời nhập thêm. Tránh tình trạng thiếu hàng hóa vật tư phục vụ hoạt động sất kinh doanh bán hàng. Nếu tồn kho đạt tối đa thì sẽ báo động để không nhập nữa. Đồng thời có phương án kích cầu thanh lý nhanh quay vòng vốn.

Phần mềm quản lý kho hàng online

Sẽ là một trong những thiếu sót cực lớn trong quá trình vận hành và quản lý hoạt động kinh doanh bán hàng nếu như không có sự góp mặt hỗ trợ của phần mềm quản lý kho hàng online. Quản lý kho hàng luôn là gánh nặng đối với các doanh nghiệp, cửa hàng và shop bán hàng. Nhưng khi có sự góp mặt của các ứng dụng quản lý kho hàng thì nó đã trở nên đơn giản và nhẹ nhàng hơn. Ngoài việc phát triển ứng dụng phần mềm quản lý kho online, Abit có hỗ trợ phiên bản phần mềm quản lý kho offline. Để biết thêm chi tiết, hãy nhanh tay ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ hoặc liên hệ HOTLINE: 024.6674.8888 để được hỗ trợ tư vấn.

Chúc bạn thành công!