Phần I: Quy trình đối soát COD với các bên vận chuyển

GIẢM THẤT THOÁT COD – GIẢM HOÀN – GIẢM ĐAU ĐẦU VÌ CHUYỂN PHÁT

“Muốn biết giá trị của tiền bạc, hãy ra ngoài và thử vay một ít”

• Thất lạc hàng hoá: do nhầm mã bill, sai địa chỉ….
• Bị tráo hàng: Do khách hàng, do bưu tá….
• Bị tính sai cước vận chuyển đơn hàng: Cái này thường liên quan đến trọng lượng hàng
• Bị hư hỏng hàng hoá trong quá trình vận chuyển

• Đầu tiên muốn đối soát được thì các bạn phải có cái file gốc thì mới đối soát được, và là đối soát 2 chiều chứ không phải đối soát trên chính cái file mà bên vận chuyển giao cho đâu (Các bạn đừng ngây thơ nhận số liệu 1 chiều nhé). Và mình cũng không tin vào các bên thứ 3 là phần mềm quảng lý bán hàng quảng cáo kiểu tự động đối soát hay gì gì nốt. Vì như mình đã nói ở trên, hệ thống nào cũng có lỗi, trừ khi là hệ thống mình tự build được thì còn kiểm soát được. Còn lại thì vẫn cứ phải có 1 file backup dữ liệu

• Với các cty có sử dụng phần mềm bán hàng thì khi các bạn sale chốt được đơn hàng với khách thì cứ nhập đơn hàng vào phần mềm bán hàng như bình thường nhé.
• Cuối ngày khi bàn giao hàng hoá cho bên vận chuyển thì các bạn sẽ xuất danh sách đơn hàng từ phần mềm quản lý bán hàng để:

  + Thứ nhất là cho bưu tá ký xác nhận hôm đó nhận đủ chừng đó đơn hàng (cái này nên cân trọng lượng tổng bì hàng luôn càng tốt để tránh nhận 10 nói 9)

  + Thứ 2 là mail danh sách này cho bên vận chuyển để xác nhận về lượng đơn hàng của từng ngày. Sau khi bên vận chuyển xác nhận và cho hàng đi xong thì bên vận chuyển sẽ phải mail lại cho bạn danh sách đơn hàng này kèm mã bill của từng đơn hàng trong file.

• Các bạn kiểm tra lại file bên vận chuyển gửi lại có sai lệch gì không, nếu không thì dùng hàm vlookup để nhập lại mã bill lên file gốc. (???? đừng bạn nào hỏi mình dùng lệnh Vlookup như thế nào nhé, không biết thì google. Mà tốt nhất việc này chính là bài test cho nhân viên CSKH hoặc kế toán của các bạn đấy. Mình thấy kế toán giờ toàn kế toán nhập liệu phần mềm có sẵn chứ excel nửa chữ không biết. Với những ae làm onl thì theo mình nên chọn kế toán có tư duy xử lý vấn đề và kỹ năng exel tốt chứ không cần quá nhiều kinh nghiệm làm việc)
• +) Khi bắt đầu chuyển hàng cho đơn vị vận chuyển và đang trong quá trình phát hàng thì trạng thái sẽ là “ĐANG GỬI”

  +) Khi phát đến tay khách hàng và khách hàng đã thanh toán tiền cho bên vận chuyển và quan trọng là TIỀN-CHƯA-VỀ-TÚI-MÌNH, thì sẽ được chuyển sang trạng thái là “PHÁT THÀNH CÔNG”

  +) Những đơn hàng đã phát thành công và mình đã nhận được tiền về rồi thì sẽ chuyển sang trạng thái là “HOÀN THÀNH”

  +) Những đơn mà khách hàng từ chối nhận hàng và bên CSKH đã trực tiếp xác nhận là không thể phát được nữa. Thì sẽ chuyển trạng thái thành “XÁC NHẬN HOÀN”. Lưu ý những đơn hàng mới chỉ xác nhận là được phép hoàn chứ mình CHƯA-NHẬN-ĐƯỢC-HÀNG-HOÀN

  +) Những đơn hàng sau khi xác nhận hoàn và đã được hoàn về tại kho của mình, bộ phận kho cho bưu tá ký xác nhận xong xuôi thì sẽ được chuyển trạng thái sang “CHTC (CHUYỂN HOÀN THÀNH CÔNG” (Riêng mục kiểm soát hàng hoàn và thất lạc hoàn hay kiểm soát việc mất mát hàng, tráo hàng thì mình sẽ viết 1 bài riêng sau)

  – Việc này CSKH sẽ làm hàng ngày, dưới đây là file mẫu mình đã xoá số liệu gốc và để 1 vài số liệu mẫu để mọi người tham khảo (Dân biết excel nhìn phát hiểu ngay, còn không biết gì về excel thì tốt nhất nên thuê 1 bạn pro excel)

Link file demo : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1w3yP_rfLcapzN03XCgCiVyqep9fpMYYZhUWvj1j_e4A/

• Số liệu ở thời điểm xem sẽ chưa đúng hoàn toàn mà thường khoảng ngày 15 tháng này mới cập nhật hết được dữ liệu phát các đơn tháng trước thì khi đó số liệu mới gần đúng. Vẫn tiếp tục cập nhật khi có phát sinh, vì có những đơn hàng cả tháng mới phát được do khách cù nhây…
• Về cái file này thì nhìn đơn giản nhưng để giải thích chi tiết cho mọi người hiểu rõ được cũng khá mất thời gian. Vì trong bài mình mới chỉ đề cập đến chuyện đối soát COD thôi, còn file này bên mình còn dùng để tính tỷ lệ phát của từng đơn vị vận chuyển để so sánh (vì nhiều đơn không nên chỉ dùng 1 đơn vị, cái này hơi tế nhị), tính tỷ lệ hoàn của từng nhân viên sale…vân vân mây mây…

Thôi viết đến đây thì đến giờ họp nên mình tạm dừng, mai viết tiếp nhé =))

Chấm hóng part 2 với bước quan trọng nhất là bước đối soát đơn hàng và quy trình làm việc của đội CSKH của Thành Vinh Group nhé :v