Tìm hiểu từ A đến Z hệ thống sơ đồ quản lý khách sạn

Để hoạt động khách sạn diễn ra thuận lợi nhất thì việc xây dựng một sơ đồ quản lý khách sạn rõ ràng ngay từ đầu là việc rất cần thiết.

Sơ đồ quản lý khách sạn 3-5 sao

Tùy vào quy mô cũng như số lượng phòng mà các khách sạn sẽ được xếp hạng sao khác nhau. Cụ thể như sau:

• Khách sạn 2 sao phải có tối thiểu từ 20 đến 49 phòng lưu trú.
• Khách sạn 3 sao phải có tối thiểu từ 50 cho đến 79 phòng lưu trú.
• Khách sạn 4 sao phải có tối thiểu từ 80 phòng lưu trú.
• Khách sạn 5 sao phải có tối thiểu từ 100 phòng lưu trú.

Chính nhờ sự phân chia này mà cơ cấu tổ chức của khách sạn 2 sao, 3 sao, 4 sao, 5 sao sẽ khác nhau. Từ đó dẫn đến việc quản lý khách sạn cũng được phân cấp khác.

Thông thường thì sơ đồ cơ cấu tổ chức sẽ tương đương với hoạt động quản lý khách sạn. Bạn có thể hiểu rõ hơn thông qua các sơ đồ sau đây:

Sơ đồ quản lý khách sạn 2 sao

Sơ đồ quản lý khách sạn 3 sao

Sơ đồ quản lý khách sạn 4, 5 sao

Tìm hiểu quy trình quản lý khách sạn

Mỗi một bộ phận khách sạn sẽ đóng vai trò nhất định trong quy trình quản lý khách sạn. Cụ thể như sau:

Quản lý khách hàng

Mỗi một khách hàng sẽ được bộ phận lễ tân lưu lại các thông tin từ họ tên, giới tinh, địa chỉ, số điện thoại, số CMND… để khách sạn thuận tiện cho việc check in, check out…

Quy trình quản lý khách sạn cơ bản

Quản lý phòng

Các loại phòng của khách sạn được quản lý dựa vào số phòng, loại phòng, giá phòng tương ứng. Các loại phòng cũng được trang bị các tiện nghi được quản lý theo chính loại phòng đó.

Quản lý đăng ký – thuê phòng

Việc đăng ký, thuê phòng của khách hàng được bộ phận kinh doanh tiếp nhận, lưu thông tin và phản hồi chấp thuận. Sau đó, bộ phận kinh doanh sẽ sắp xếp phòng, dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng.

Quản lý thông tin nhận phòng

Khi khách hàng đăng ký thuê phòng thì bộ phận lễ tân sẽ dựa vào những thông tin đó để giao phòng chính xác.

cần quản lý phòng cho thuê, giá phòng thuê đúng

Quản lý việc trả phòng

Bộ phận lễ tân kiểm tra họ tên khách, số phòng, giờ trả… để đảm bảo việc thanh toán của khách được chính xác nhất. Điều này nhằm tránh trường hợp khách hàng trả phòng trước thời hạn hoặc đăng ký thêm thời gian lưu trú.

Quản lý thông tin hủy đăng ký

Bộ phận kinh doanh khi nhận được thông tin hủy đăng ký cần xác định tên khách hàng hủy đăng ký, ngày hủy, giờ hủy… để hủy bỏ việc đăng ký phòng, sắp xếp phòng cho khách hàng khác. Việc khách hủy đăng ký có thể phải bồi thường cho khách sạn theo thỏa thuận. Bộ phận kinh doanh cần lưu ý trong vấn đề này.

Quản lý nhân viên phục vụ tại khách sạn

Nhân viên thuộc các bộ phận khác nhau sẽ được quản lý bộ phận đó giám sát, hỗ trợ. Các thông tin về nhân viên như họ tên, tuổi, chức vụ, thời gian làm việc… cũng đều được lưu lại hồ sơ.

Mỗi một bộ phận khách sạn lại có một quản lý chung

Nhược điểm của quy trình quản lý khách sạn thủ công

Việc quản lý khách sạn một cách thủ công, dựa trên sức người đã bộc lộ những nhược điểm:

• Các thông tin trong quá trình hoạt động, từ thông tin khách, hóa đơn, chứng từ thanh toán… đều được tiến hành thủ công và lưu trữ lại giấy tờ. Điều này khiến việc quản lý, tính toán mỗi tháng tốn nhiều thời gian và công sức.
• Việc sửa đổi thông tin khi có sai sót xảy ra sẽ gặp nhiều khó khăn và thậm chí gây loạn thông tin giữa các bộ phận.
• Mỗi một công đoạn cần một số lượng nhân viên nhất định để hoàn thành. Vì thế dẫn đến việc tốn nhân lực, từ đó chi phí của khách sạn bị đội lên khá nhiều.
• Với khách sạn có quy mô càng lớn thì việc đăng ký phòng thủ công sẽ mất thời gian, thậm chí chồng chéo phòng của khách hàng.

Chính bởi các nhược điểm mấu chốt này mà hiện nay đa số các khách sạn lớn, nhỏ đều áp dụng các phần mềm quản lý khách sạn để hoạt động diễn ra thuận lợi hơn. Điều này không chỉ giúp khách sạn chuyên nghiệp hơn mà chủ đầu tư còn dễ dàng giám sát mọi hoạt động của khách sạn dù không trực tiếp có mặt tại đó.