Bật mí phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp

Hàng tồn kho luôn giữ một tỷ trọng rất lớn trong hoạt động kinh doanh bán hàng cả các doanh nghiệp. Vì thế hoạt động quản lý hàng tồn kho sẽ quyết đinhh mạnh mẽ đến hiệu quả kinh doanh. Vậy quản lý hàng tồn kho theo như thế nào? Và đâu là giải pháp quản lý hiệu quả nhất. Cùng Abit tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Hàng tồn kho là gì?

“Hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ được doanh nghiệp giữ lại để bán ra sau cùng. Hàng tồn kho được xem là sự liên kết giữa việc sản xuất sản phẩm và bán sản phẩm. Đồng thời cũng là một phần của tài sản ngắn hạn, nhưng lại chiếm tỉ trọng lớn. Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp”.

Hiện nay, hàng tồn kho được phân chia thành 3 loại:

+ Nguyên liệu thô (nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất trong tương lai);

+ Bán thành phẩm (sản phẩm được phép dùng cho sản xuất nhưng chưa hoàn thành hay chưa làm thủ tục nhập kho);

+ Thành phẩm (sản phẩm hoàn chỉnh hoàn thành sau quá trình sản xuất).

3 loại này sẽ được duy trì sẽ khác nhau đối với mỗi công ty tùy vào tính chất khác nhau của từng doanh nghiệp. Và mỗi doanh nghiệp cũng cần quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả để tiết kiệm tối đa chi phí cho mình.

Quản lý hàng hóa

2. Quản lý hàng tồn kho có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp

Thực tế cho thấy, việc quản lý hàng tồn kho mang lại nhiều những lợi ích thiết thực cho tất cả mọi doanh nghiệp hiện nay.

Tiết kiệm được tối đa hàng hóa, nguyên liệu

Hàng tồn kho là những mặt hàng tồn đọng lại trong kho hàng sau một thời gian dài kinh doanh bán hàng. Thường những mặt hàng này có thời gian lưu kho lâu sẽ rất dễ bị hỏng hóc, cũ, hay ẩm mốc. Điều này gây tổn thất không nhỏ đối với doanh nghiệp, chủ cửa hàng. Nhưng nếu biết cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả, chặt chẽ, liên tục thì sẽ hạn chế tối đa những lãng phí nói trên. Và sẽ tiết kiệm được đáng kể hàng hóa, nguyên liệu.

Tiết kiệm chi phí lưu kho

Nếu như hoạt động quản lý hàng tồn kho của bạn không tốt, dẫn đến tình trạng ứ đọng nhiều thì đương nhiên doanh nghiệp phải chi trả chi phí cho hoạt động lưu kho, quản lý hàng hóa nhiều hơn mức thông thường. Vì thế, hãy có một kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với năng lực và tình hình hoạt động để hạn chế được tối đa lượng hàng tồn kho. Từ đó tiết kiệm được nhiều chi phí lưu kho đáng kể.

Tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động

Hàng tồn kho ít đồng nghĩa với việc vốn nhàn rỗi và lưu động sẽ nhiều hơn. Báo cáo số lượng hàng hóa tồn khi theo tuần, theo ngày, giờ sẽ giúp người quản lý hàng tồn kho dễ dàng định hướng cho việc nhập hàng hóa kịp thời. Qua đó có thể điều chỉnh dòng vốn lưu động một cách hiệu quả. Nghiệp vụ quản lý hàng tồn kho sẽ chỉ ra loại hàng hóa còn tồn đọng nhiều. Thông qua đó bạn sẽ đưa ra những chiến lược tiếp thị và bán hàng, kích cầu mặt hàng bằng các chiêu thức giảm giá, khuyến mãi…

Dự trù được lượng vốn lưu động

Thông qua số lượng hàng hóa tồn trong kho hàng, bạn có thể xác định được mức vốn còn tồn đọng lại. Và đó cũng có thể dự trù được lượng vốn lưu động sẵn có từ doanh nghiệp. Không chỉ thế, căn cứ vào lượng hàng tồn kho để cân nhắc các mức chi tiêu, đầu tư sản xuất.

Lợi ích quản lý hàng tồn kho

♦ Tìm hiểu thêm: Cách quản lý đơn hàng online hiệu quả cho shop bán hàng

3. Phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, bạn cần trang bị cho mình những phương pháp, thủ thuật hay bí quyết nhất định. Bởi quản lý hàng tồn kho không đơn giản chỉ là nắm bắt được số lượng hàng vào và số lượng hàng ra. Dưới đây là một số cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả:

Tạo dựng không gian kho hàng khoa học

Đây là một trong những tiêu chí hàng đầu mà những người quản lý hàng tồn kho nên cân nhắc cẩn thận. Mỗi inch trong không gian nhà kho (tương đương với 0,0254 m) sẽ quyết định đến tổng số vốn cần phải đầu tư là bao nhiêu. Việc lập một kế hoạch chi tiết trên mỗi m2 thông qua sản phẩm sẽ giúp cho doanh nghiệp tự giải quyết được vấn đề quản lý không gian trong nhà kho một cách dễ dàng, thuận tiện. Sắp xếp kho hàng một cách gọn gàng, khoa học sẽ là cơ sở tiền đề để quản lý hàng tồn kho nhanh chóng và hiệu quả.

Tạo không gian quản lý kho hàng

Tốc độ xử lý đơn đặt hàng kịp thời, nhanh chóng

Việc xử lý đơn đặt hàng kịp thời, hiệu quả cũng là một cách để quản lý hàng tồn mà các doanh nghiệp nên áp dụng. Xử lý đơn hàng ngay khi có yêu cầu có thể làm giảm bớt sự lộn xộn trong quy trình quản lý hàng tồn. Hệ thống quản lý của doanh nghiệp bạn phải đảm bảo làm việc một cách trơn tru. Từ kho hàng cho đến khi tới tay khách hàng một cách an toàn. Với cách quản lý hàng hóa trong kho này sẽ nâng cao hiệu quả công việc và cả chất lượng dịch vụ cung ứng hàng hóa.

Tốc độ xử lý đơn hàng

Tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng tới tay người tiêu dùng

Quản lý hàng tồn tối ưu hóa quy trình tới tay người tiêu dùng sẽ mang lại mức lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp. Phương pháp sẽ mang lại hiệu quả hơn cả khi kinh doanh sản phẩm trung gian hoặc sử dụng dịch vụ dropshipping – Phương pháp bán hàng mà người bán không lưu trữ sản phẩm trong khi. Nhờ đó mà quản lý kho hàng sẽ không mất nhiều chi phí quản lý lưu trữ.

Kho hàng

Thiết lập mức tồn kho tối ưu

Định mức tồn kho là số lượng hàng hóa được xác định luôn duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu sử dụng phát sinh. Và giúp duy trì hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.

Quản lý hàng tồn kho sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu bạn thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho mỗi sản phẩm. Tức là số lượng của một mặt hàng nào đó không bao giờ được xuống quá định mức tối thiểu hoặc vượt quá định mức tối đa.

Và để xác định tồn kho tối ưu, cần phải căn cứ vào các tiêu chí như:

– Lượng tồn thực tế trong kho.

– Căn cứ vào số lượng đơn đặt hàng của khách hàng.

– Căn cứ vào tình hình cung cấp hàng hóa của các nhà cung cấp hàng hóa.

– Tình hình tiêu thụ của mặt hàng.

Lưu ý rằng, định mức tồn kho cũng có thể thay đổi theo thời gian. Vì vậy, bạn nên kiểm tra thường xuyên và định kỳ (khoảng vài lần trong năm) để biết được định mức này còn phù hợp với thực trạng của công ty hay không. Nếu không còn phù hợp thì đừng ngại điều chỉnh để quản lý kho hàng chặt chẽ và hiệu quả hơn.

Lưu mã vạch tất cả các sản phẩm trong kho

Hãy đảm bảo rằng, tất cả hàng hóa trong kho đều được lưu mã vạch hay nói một cách khác là có tên gọi cụ thể. Bởi khi quản lý hàng hóa bằng mã vạch sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm đúng sản phẩm đấy, và nó cho phép bạn thực hiện quy trình, công việc nhanh chóng, chính xác hơn.

Khi hàng hóa được dán mã vạch, bạn chỉ cần dùng máy quét mã vạch “tít” mã trên sản phẩm là bạn có thể bổ sung biến động hàng dư – tồn một cách nhanh chóng lên phần mềm quản lý quản lý kho, tránh khỏi sai sót do nhập sai số liệu hàng hoá.

Quản lý kho theo mã vạch

Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp

Với một xã hội sống nhanh và gấp như hiện nay, có mấy ai sẽ chờ bạn vài tiếng đồng hồ chỉ để được biết thông tin sản phẩm và tình trạng hàng hóa trong kho của bạn. Chắc chắn là không ai cả. Vì thế, để đáp ứng được yêu cầu nhanh chóng, chính xác của khách hàng thì bạn sẽ phải áp dụng một ứng dụng phần mềm quản lý kho để hỗ trợ quản lý thay vì sổ sách, giấy tờ như trước đây.

Với phần mềm quản lý kho hiện nay, sẽ có phép bạn quản lý tồn kho một cách tự động thông qua việc kết xuất dữ liệu từ việc xuất, nhập, trả hàng trên hệ thống khi có phát sinh đơn hàng.

Và để biết thêm thông tin chi tiết cũng như tính năng của phần mềm quản lý kho hàng  bạn hãy nhanh tay ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ hoặc liên hệ ngay HOTLINE: 024.6674.8888.

Phần mềm quản lý kho hàng

Có thể nói, hàng tồn kho là cầu nối giữa hoạt động sản xuất và tiêu thụ hàng hóa. Vì thế quản lý hàng tồn kho hiệu quả là tiêu chí hướng đến của mọi doanh nghiệp. Hy vọng với một số cách quản lý hàng tồn kho được chia sẽ trên đây đã mang lại cho bạn nhiều thông tin hữu ích. Chúc bạn thành công.