Quản lý khách sạn theo lối thủ công và 7 vấn đề "khó nhằn"

Quản lý khách sạn theo lối thủ công và 7 vấn đề “khó nhằn”

57,432 | Thứ ba, 16/09/2025, 07:00 (GMT+7)

Quản lý khách sạn theo lối thủ công vẫn được khá nhiều người sử dụng với mục đích tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, đổi lại, bạn có thể sẽ phải đối mặt với nhiều vấn đề rủi ro hơn thế.

Quản lý khách sạn theo lối thủ công là gì?

Thời đại 4.0 ngày càng phát triển, kéo theo đó là hàng loạt ứng dụng công nghệ được phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu của con người. Đặc biệt là trong lĩnh vực du lịch, khách sạn – một thế mạnh của Việt Nam.

Tuy nhiên, thay vì áp dụng các phần mềm này để hoạt động khách sạn được vận hành đơn giản, trơn tru hơn thì một số nơi vẫn còn quản lý theo lối thủ công – dùng sức người là chủ yếu. Mọi vấn đề sổ sách, thu chi, hàng hóa trong kho khách sạn đều được ghi chép, lưu trữ trong sổ sách, file excel hoặc word.

quản lý khách sạn theo lối thủ công

Quản lý khách sạn theo lối thủ công khiến bạn phải đối mặt với nhiều “rắc rối”

Việc quản lý khách sạn kiểu thủ công có thể thấy khá đơn giản, ai cũng có thể bắt tay vào thực hiện ngay được công việc mà không cần phải đào tạo quá nhiều. Hơn nữa, nó lại tiết kiệm được một khoản chi phí kha khá cho chủ đầu tư khách sạn. Thế nhưng, bên cạnh đó, những điểm mấu chốt nhất, quan trọng nhất, ảnh hưởng đến sự vận hành cũng như hiệu quả của khách sạn nhất thì lại bị ảnh hưởng rất nhiều bởi chính cách quản lý thủ công này.

Những khó khăn khi quản lý khách sạn theo lối thủ công

Vấn đề đặt phòng, check in, check out của lễ tân

Bộ phận lễ tân có vai trò chính là nhận đặt phòng, hủy phòng, check in, check out,… cho khách hàng. Với việc quản lý khách sạn theo lối thủ công, mỗi khi lễ tân muốn kiểm tra phòng nào còn vào ngày này, phòng nào hết vào ngày kia đều cần một khoảng thời gian dài. Đặc biệt là đối với những khách sạn lớn, có số lượng khách cư trú đông thì vấn đề quầy lễ tân làm việc chậm chạp sẽ khiến họ cảm thấy vô cùng khó chịu.

quản lý khách sạn theo lối thủ công

Nhân viên lễ tân phải đối mặt với áp lực lớn khi đặt phòng cho khách bằng cách thủ công

Chính bởi điều này sẽ khiến khách hàng không mấy mặn mà quay trở lại khách sạn bạn nữa. Đơn giản vì khách sạn không có tính chuyên nghiệp và không chu đáo trong việc đón tiếp khách hàng.

Công suất phòng không đạt mức tối đa

Để khách sạn thu được lợi nhuận tốt nhất thì các phòng cần được hoạt động một cách tối đa. Tuy nhiên, với cách quản lý sổ sách, kiểm tra phòng một cách thủ công thì việc này quả là vô cùng khó khăn, thậm chí là bất khả thi.

Khó khăn khi bán phòng trên các kênh OTA

Tham gia bán phòng trên các kênh OTA là một cách hiệu quả để khách sạn tăng lợi nhuận. Tuy nhiên, nếu không có cách quản lý hiệu quả thì thông tin phòng sẽ bị chồng chéo, không thể kiểm soát, đặc biệt là làm bằng cách thủ công. Ví dụ như khi khách hàng đặt phòng trên 1 kênh OTA này thì khách sạn ngay lập tức phải cập nhật lại số phòng trên các kênh OTA còn lại. Và điều này sẽ trở nên khó khăn hơn khi khách đặt phòng chênh lệch múi giờ với khách sạn.

quản lý khách sạn theo lối thủ công

Quản lý phòng trên các kênh OTA sẽ không hiệu quả nếu chỉ dựa vào sức người

Vấn đề dọn dẹp của nhân viên buồng phòng

Theo thống kê thì nhân viên buồng phòng thường phải tốn 10-15% thời gian trong ngày chỉ để tìm kiếm phòng mình cần phải vệ sinh, dọn dẹp. Điều này vô cùng lãng phí. Với cách quản lý khách sạn theo kiểu thủ công thì nhân viên khó có thể biết được phòng nào đang cần vệ sinh cũng như phòng cần vệ sinh nào thuộc trách nhiệm của mình.

Tính chính xác của các báo cáo khi quản lý khách sạn theo lối thủ công

Đảm bảo các báo cáo có độ chính xác cao là điều cần thiết để cấp quản lý có những quyết định kịp thời. Nhưng với cách lưu trữ số liệu thủ công thì việc có sai sót là không thể tránh khỏi. Chưa kể tới vấn đề nhân viên gian lận trong quá trình làm báo cáo. Điều này ảnh hưởng rất nhiều đến quá trình kinh doanh của khách sạn.

Vấn đề thất thoát của khách sạn

Không một khách sạn, nhà hàng nào khi hoạt động lại muốn tồn tại sự thất thoát, gian lận. Thế nhưng điều này sẽ tồn tại khi bạn quản lý khách sạn theo lối thủ công. Bởi chắc chắn bạn không thể có mặt 24/24 tại khách sạn cũng như không thể theo dõi mọi nhân viên trong hoạt động thanh toán, tính tiền cho khách hàng. Vì thế, vấn đề thâm hụt dễ dàng có thể xảy ra khiến doanh thu sụt giảm và hình ảnh khách hàng đi xuống nhanh chóng.

quản lý khách sạn theo lối thủ công

Vấn đề thất thoát của khách sạn khi quản lý bằng cách thủ công có thể xảy ra bất cứ lúc nào

Vấn đề quản lý từ xa

Như đã nói ở trên thì bạn không thể nào có mặt 24/24 ở khách sạn, vì thế không thể bao quát được các vấn đề. Trong khi đó, bạn lại áp dụng quản lý thủ công thì quả thực là một vấn đề rất nan giải. Bạn sẽ khó có thể biết rõ được mỗi ngày lượt khách ra sao, thu chi thế nào, kho đồ dùng còn bao nhiêu, nhân viên ai đi làm ai nghỉ….

Như vậy có thể thấy, các khó khăn khi quản lý khách sạn theo lối thủ công là rất lớn. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kinh doanh, lợi nhuận cũng như bộ mặt của khách sạn. Vì thế, bạn nên xem xét đến việc áp dụng các phần mềm quản lý khách sạn để làm việc một cách thuận lợi, hiệu quả nhất.

Bài viết liên quan

Review Hotel

Thuật ngữ khách sạn

Bột mì số 8 là gì? Làm bánh với bột mì số 8 như thế nào?

52,556 Kiến Thức Khách Sạn

Bột mì số 8 là gì, bột mỳ số 8 giá bao nhiêu và so với số 11 khác nhau như thế nào? Bột mì số 8 làm được những loại bánh gì? Tìm hiểu ngay những vấn...

Nệm bông ép là gì? Nệm bông ép có tốt không, nằm có nóng không?

121,945 Thuật ngữ khách sạn

Nệm bông ép là gì? Nệm bông ép có tốt không, nằm có nóng không? Đây là những thắc mắc của nhiều người khi muốn mua nệm, đặc biệt là chủ khách sạn muốn trang bị nệm cho...

Balsamic là gì? Vì sao giấm balsamic có giá cực đắt đỏ?

79,028 Kiến Thức Khách Sạn

Nền ẩm thực châu Âu nổi tiếng với hương vị thơm ngon cùng cách bày trí món ăn đặc sắc, hấp dẫn. Và với những người yêu thích ẩm thực châu lục này chắc chắn sẽ biết đến...

Pour Spout là gì? Nghe bartender kể chuyện sử dụng Pour Spout

73,637 Kiến Thức Khách Sạn

Pour Spout chắc hẳn là một thuật ngữ quen thuộc đối với các bartender nhưng liệu các bạn có biết Pour Spout là gì hay không? Nếu bạn làm trong nghề pha chế nhà hàng, ắt hẳn sẽ...

Bột mì số 13 là gì? Dùng bột mì số 13 để làm bánh nào là ngon nhất?

54,653 Kiến Thức Khách Sạn

Bột mì là nguyên liệu quan trọng để tạo nên những chiếc bánh mặn đậm hương vị hay những chiếc bánh ngọt hấp dẫn. Và bột mì số 13 là một trong những loại bột phổ biến được...

Kiến thức khách sạn

Tiêu chí chọn mua ghế bể bơi cho khách nước ngoài

11,592 Tin tức khách sạn

Ngày nay, thị trường du lịch tại Việt Nam đang thu hút phần đông đảo của lượng khách đến từ nước ngoài, vậy nên khách sạn, resort,… của bạn có đối tượng khách hàng là người nước ngoài...

Hướng dẫn cách lắp đèn ngủ treo tường an toàn, chuẩn từ A-Z

13,573 Tin tức khách sạn

Có rất nhiều loại đèn ngủ được sử dụng hiện nay như đèn ngủ để bàn, đèn ngủ treo trần, đèn ngủ treo tường… Vậy cách lắp đèn ngủ treo tường như thế nào là chắc chắn và...

Top 10 Homestay Hà Nội chụp ảnh siêu đẹp, giá cả siêu yêu

60,593 Kiến Thức Khách Sạn

Mô hình homestay hiện nay rất phổ biến và được du khách yêu thích bởi những đặc điểm nổi bật của homestay. Hãy cùng Poliva điểm danh 10 homestay Hà Nội nổi tiếng cực đẹp mà giá lại...

Nhận sản xuất và gia công xe gom rác theo yêu cầu

11,814 Tin tức khách sạn

Trong bối cảnh đô thị hóa ngày càng phát triển, nhu cầu về các thiết bị phục vụ vệ sinh môi trường, đặc biệt là xe gom rác, ngày càng tăng cao. Không chỉ dừng lại ở những...

Gợi ý cách thiết kế nhà nghỉ bình dân hợp lý, sinh lợi nhuận cao

12,122 Kiến Thức Khách Sạn

Kinh doanh nhà nghỉ bình dân là cách kinh doanh khôn ngoan của nhiều chủ đầu tư. Vậy thiết kế nhà nghỉ bình dân như thế nào để sinh lợi nhuận cao? Dưới đây là một số gợi...

Bộ phận buồng phòng tiếng anh cần đạt trình độ nào?

Tin nổi bật

Bộ phận buồng phòng tiếng anh cần đạt trình độ nào?

Bộ phận buồng phòng tiếng anh là Housekeeping. Đây là một bộ phận “hậu cần” trong khách sạn. Tuy ít giao tiếp trực tiếp với khách hàng thế nhưng không phải không có. Vì vậy, công việc này...

Đặc sản Bắc Ninh: Vừa ngon vừa bổ nhất định phải thử

Đừng bỏ lỡ

Đặc sản Bắc Ninh: Vừa ngon vừa bổ nhất định phải thử

Bắc Ninh nổi tiếng với món đặc sản mà không đâu có. Từ loại động vật phá hoại mùa màng, người ta có thể tạo ra vô vàn các món ăn ngon, mang hương vị hấp dẫn khác...

Setup khách sạn

Kinh nghiệm đặt thêm giường phụ khách sạn bạn cần biết!

40,915 Setup khách sạn

Việc yêu cầu đặt thêm giường phụ khách sạn khi thuê phòng sẽ được tính phí tùy vào bảng giá của mỗi hotel. Vậy giường phụ là gì? Phí yêu cầu đặt thêm giường phụ khách sạn 3...

Hướng dẫn lựa chọn chăn ga gối đệm khách sạn tốt nhất

125,148 Setup khách sạn

Chăn ga gối nệm là những thiết bị buồng phòng không thể thiếu trong phòng ngủ của khách sạn. Vậy chọn chăn ga gối đệm khách sạn thế nào tốt nhất? Đừng bỏ qua bài viết dưới đây....

Hướng dẫn quy trình trải giường khách sạn chi tiết nhất

41,368 Setup khách sạn

Đối với nhiều khách sạn, việc trải và trang trí giường được xem là tiêu chuẩn thiết yếu hàng đầu để đánh giá chất lượng phục vụ của khách sạn đó. Dưới đây là hướng dẫn quy trình...

Khám phá kích thước khăn spa đúng tiêu chuẩn 5 sao

47,105 Setup khách sạn

Khăn spa là một vật dụng vô cùng quan trọng thể hiện đẳng cấp và thương hiệu của một spa. Vậy tiêu chí nào để lựa chọn khăn spa chất lượng? Kích thước khăn spa đúng chuẩn 5...

Nhà cung cấp dép nhà nghỉ uy tín và chất lượng trên thị trường

60,114 Setup khách sạn

Dép đi trong nhà nghỉ đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với các khách thuê phòng. Đồng thời đây cũng là một chi tiết tuy nhỏ nhưng lại là vật dụng thể hiện sự chuyên nghiệp...

Thiết kế khách sạn

Trải nghiệm phòng ngủ khách sạn 2 sao đa phong cách ấn tượng

45,944 Kiến Thức Khách Sạn

Công trình khách sạn 2 sao là một trong những điểm nghỉ dưỡng có chất lượng dịch vụ tốt được sự quan tâm của nhiều khách hàng. Bên cạnh việc đánh giá khách sạn qua sự chuyên nghiệp...

Xu hướng thiết kế nhà nghỉ 6 tầng theo phong cách cổ điển Pháp

84,567 Kiến Thức Khách Sạn

Thiết kế nhà nghỉ 6 tầng theo phong cách cổ điển Pháp dạo gần đây vô cùng được ưa chuộng về độ tinh tế và sang trọng. Mẫu thiết kế kiến trúc theo phong cách cổ điển pháp...

Quy trình xây dựng khách sạn và những điều bạn cần phải biết

52,193 Kiến Thức Khách Sạn

Nắm bắt rõ quy trình xây dựng khách sạn sẽ giúp bạn có sự chuẩn bị kỹ lưỡng để hoàn thành công trình một cách hoàn hảo nhất. Vậy khi xây dựng một khách sạn cần chuẩn bị...

Kích thước bể bơi khách sạn trong quá trình thiết kế và thi công

91,912 Kiến Thức Khách Sạn

Để tạo được không gian nghỉ dưỡng cao cấp và sang trọng, thiết kế bể bơi khách sạn là một trong những địa điểm thu hút sự quan tâm của khách hàng. Trong đó, kích thước bể bơi...

Nguyên lý thiết kế khách sạn đẹp và ấn tượng mới nhất

51,723 Kiến Thức Khách Sạn

Thiết kế khách sạn là một công việc không hề đơn giản. Đặc biệt, mỗi bản vẽ cần đảm bảo tiêu chuẩn thiết kế khách sạn mới nhất. Dưới đây là những nguyên tắc thiết kế khách sạn...

Tin tức khách sạn

Vì sao phải giặt khăn bông luôn và ngay sau khi mua về?

30,603 Địa điểm du lịch

Có nên sử dụng khăn bông mới ngay sau khi mua không? Vì sao các chuyên gia thường khuyến nghị rằng nên giặt khăn bông ngay sau khi mua về? Cùng tìm hiểu ngay lý do và học...

Nhựa HDPE là gì? Đặc điểm và tính ứng dụng của nhựa HDPE

10,175 Tin tức khách sạn

Trong thời đại hiện đại hóa và công nghiệp hóa mạnh mẽ, vật liệu nhựa đóng vai trò không thể thiếu trong nhiều lĩnh vực của đời sống và sản xuất. Một trong những loại nhựa được ứng...

Nên mua thùng rác phân loại mấy ngắn?

10,031 Tin tức khách sạn

Trong cuộc sống hiện đại, vấn đề xử lý rác thải ngày càng trở nên quan trọng bởi lượng rác thải phát sinh hằng ngày ở hộ gia đình, văn phòng, trường học hay nơi công cộng là...

Xu hướng mới: Mua xe đẩy đồ vệ sinh online tăng mạnh

11,436 Tin tức khách sạn

Là đơn vị chuyên phân phối các thiết bị, đồ dùng vệ sinh trên Toàn Quốc, Poliva nhận thấy xu hướng trong những năm gần đây, người mua thường mua xe đẩy đồ vệ sinh online thay vì...

4 cách khử mùi nhựa mới trên ấm siêu tốc: Nhanh gọn, hiệu quả

12,437 Tin tức khách sạn

Giới thiệu đến bạn đọc 4 cách khử mùi nhựa mới trên ấm siêu tốc siêu nhanh gọn và hiệu quả. Đảm bảo nếu bạn làm đúng theo hướng dẫn, 100% sẽ tẩy được mùi nhựa mới, mùi...

Nghiệp vụ khách sạn

D.O là gì? Due Out có vai trò như thế nào trong khách sạn?

63,213 Kiến Thức Khách Sạn

Check-in, check-out là hai khâu quan trọng đảm bảo việc quản lý khách hàng cư trú tại khách sạn. Nói về check – out, không thể bỏ qua thuật ngữ D.O. Vậy D.O là gì? Nó có vai...

Tìm hiểu nhiệm vụ, công việc của quản lý bộ phận ẩm thực khách sạn

57,555 Kiến Thức Khách Sạn

Bộ phận ẩm thực là một trong những bộ phận quan trọng trong khách sạn vậy cơ cấu quản lý của bộ phận này như thế nào hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau nhé ! Khái...

Baking soda là gì? Bí quyết “vàng” để dùng Baking soda làm bánh ngon

54,622 Kiến Thức Khách Sạn

Baking soda không chỉ đơn thuần là nguyên liệu làm bánh mà còn được ứng dụng trong làm đẹp cũng như giải quyết nhiều vấn đề cuộc sống. Tuy nhiên, vẫn có nhiều người lạ lẫm với khái...

An ninh khách sạn và những vai trò của bộ phận an ninh khách sạn

88,028 Kiến Thức Khách Sạn

Khách sạn có an toàn hay không là phụ thuộc phần lớn vào bộ phận an ninh khách sạn. Đây là bộ phận quan trọng mà không khách sạn nào có thể thiếu. Hãy cùng Poliva tìm hiểu...

Share kinh nghiệm học nghiệp vụ khách sạn cho bạn quan tâm

57,284 Kiến Thức Khách Sạn

Nghiệp vụ khách sạn là điều kiện cơ bản và cần thiết để bạn trang bị đủ kiến thức làm việc tại khách sạn. Vậy khi học nghiệp vụ khách sạn, cần lưu tâm đến những vấn đề...

Kiến thức khách sạn

Đánh giá xe đẩy thức ăn bằng nhựa: Có đáng mua không?

11,752 Tin tức khách sạn

Khi chọn mua xe đẩy thức ăn phục vụ trong nhà hàng, quán ăn, khách sạn, rất nhiều đơn vị bán hàng khuyên người mua nên chọn dòng xe đẩy thức ăn bằng nhựa. Vậy có đúng đây...

Thiết kế homestay giường tầng độc đáo thu hút mọi du khách

78,507 Kiến Thức Khách Sạn

Homestay giường tầng hiện nay được rất nhiều người chọn lựa bởi những ưu điểm của nó. Vậy thiết kế homestay giường tầng có phức tạp không? Khi thiết kế thì cần chú ý điều gì và bao...

Kinh nghiệm chọn thảm trải sàn mùa đông giữ ấm cho căn phòng

35,351 Tin tức khách sạn

Thời gian gần đây, thảm trải sàn đang khẳng định được độ hot của mình nhờ những tính năng ưu việt. Đặc biệt là những tấm thảm trải sàn mùa đông sẽ đem lại cảm giác ấm áp...

Quad room là gì? Tiêu chuẩn phòng Quad room trong khách sạn

71,347 Kiến Thức Khách Sạn

Khi có kế hoạch đi du lịch hoặc công tác chắc chắn điều đầu tiên bạn cần làm đó là tìm phòng khách sạn. Nắm bắt được nhu cầu đó, nhiều doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lưu...

Hộp đựng nước rửa tay cảm ứng và dạng nhấn: Loại nào tiện dụng hơn?

12,171 Tin tức khách sạn

Hộp đựng nước rửa tay hiện đang là thiết bị phòng tắm cực hot bởi sự tiện lợi và sang trọng mà chúng mang lại cho người sử dụng. Nhận rõ những ưu điểm của sản phẩm, nhiều...

chat qua mess
Miền Bắc 096.849.8888
Miền Nam 094.714.9999