Bật mí quy trình vận hành khách sạn hiệu quả tối ưu

Để khách sạn hoạt động hiệu quả và thành công thì cần phải có một quy trình vận hành khách sạn thật phù hợp. Đồng thời, đội ngũ quản lý, nhanh viên cần có chuyên môn cao và nghiệp vụ giỏi.

Hãy tham khảo ngay quy trình vận hành khách sạn ở dưới đây. Đây là mô hình được sử dụng phổ biến và đã đem lại thành công cao ở những khách sạn đã áp dụng.

Quy trình vận hành khách sạn hiệu quả

Với mỗi một khách sạn thì quy mô cũng như hoạt động kinh doanh sẽ khác nhau. Từ đó, quá trình vận hành cũng có sự thay đổi. Tuy nhiên, hầu hết đều sẽ vận hành theo một quy trình cơ bản sau:

Sơ đồ quy trình vận hành khách sạn

Bước 1: Tiếp nhận thông tin khách hàng

Bộ phận kinh doanh khi nhận được yêu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng từ điện thoại, email, website hay facebook… sẽ kiểm tra tình trạng phòng vào ngày khách đặt, các dịch vụ khách muốn sử dụng đi kèm. Từ đó đưa ra quyết định ghi nhận hoặc từ chối yêu cầu. Nếu ghi nhận thì quy trình sẽ chuyển sang bước 2.

Bước 2: Đặt phòng và cập nhật hồ sơ khách hàng

Sau khi nhận được thông tin về yêu cầu đặt phòng của khách từ bộ phận kinh doanh, bộ phận lễ tân sẽ tiến hành đặt phòng, gán phòng và cập nhật hồ sơ khách hàng để có thể check in thuận lợi hơn,

Bước 3: Lễ tân cập nhật chi phí phát sinh

Trong quá trình khách lưu trú tại khách sạn thì bộ phận lễ tân có trách nhiệm cập nhật các chi phí phát sinh nếu khách có nhu cầu sử dụng thêm dịch vụ như spa, nhà hàng, minibar hay buồng phòng. Điều nay sẽ giúp việc thanh toán được rõ ràng, thuận lợi hơn.

Bước 4: Kiểm toán đêm

Bộ phận Tài chính – kế toán có nhiệm vụ kiểm toán đêm cuối ngày. Mục đích là để rà soát các giao dịch, doanh thu của khách sạn trong cả ngày làm việc.

Bước 5: Điều chỉnh giao dịch

Nếu việc rà soát có vấn đề thì bộ phận Tài chính-kế toán cần báo ngay cho bộ phận thu ngân để điều chỉnh kịp thời.

Bước 6: Thanh toán cho khách hàng

Bộ phận thu ngân thực hiện việc thanh toán cho khách hàng sau khi xem xét đầy đủ, chính xác các dịch vụ khách đã sử dụng trong khoảng thời gian lưu trú tại khách sạn.

Bộ phận thu ngân thanh toán cho khách hàng

Bước 7: Chuyển hóa đơn đến bộ phận kế toán

Sau khi thanh toán cho khách hàng xong, bộ phận thu ngân chuyển hóa đơn, chứng từ đến bộ phận kế toán.

Bước 8: Các bộ phận gửi chứng tứ đến kế toán

Các bộ phận như spa, nhà hàng, buồng phòng, quản lý vật tư… tổng hợp chi phí, chứng từ có liên quan đến bộ phận kế toán.

Bước 9: Bộ phận kế toán tổng hợp chứng từ

Bộ phận kế toán tổng hợp, ghi chép các chứng từ liên quan được các bộ phận khác gửi đến.

Bộ phận kế toán tổng hợp chứng từ và lập số liệu tương ứng

Bước 10: Bộ phận khách hàng thực hiện nhiệm vụ

Bộ phận chăm sóc khách hàng có nhiệm vụ lưu trữ thông tin khách, có kế hoạch chăm sóc, thăm hỏi khách hàng, xin ý kiến đánh giá của khách sau khi sử dụng dịch vụ tại khách sạn.

Chi phí vận hành khách sạn ra sao?

Tùy vào quy mô cũng như quy trình vận hành của từng khách sạn mà chi phí vận hành cũng sẽ có sự biến đổi. Thông thường, chi phí vận hành khách sạn có 2 loại: chi phí cố định và chi phí biến đổi.

Chi phí cố định

Đây là loại chi phí không bị ảnh hưởng bởi biến đổi trong doanh thu hay vấn đề nào khác. Ví dụ như tiền đất, tiền lương nhân viên, tiền truyền hình cáp, chi phí kiểm toán, các loại phí bảo trì cố định hàng năm,…

Trong chi phí cố định có bao gồm 1 loại chi phí dự trù. Đó là chi phí cần thiết để duy trì sự vận hành của khách sạn. Cụ thể đó chính là chi phí cho địa điểm xây dựng, chi phí xây dựng cơ sở hạ tầng, chi phí cho các đồ nội thất, ngoại thất và các trang thiết bị trong phòng khách sạn, hay chi phí cho truyền thông để quảng bá hình ảnh của khách sạn.

Chi phí đồ nội thất khách sạn là một loại chi phí cố định

Chi phí biến đổi

Chi phí biến đổi là chi phí chịu ảnh hưởng từ doanh thu hoặc khối lượng công việc kinh doanh của khách sạn. Khi doanh thu tăng thì chi phí này tăng, doanh thu giảm thì chi phí này giảm.

Ví dụ như tiền thực phẩm, đồ uống, tiền hoa trang trí, tiền cho các loại văn phòng phẩm, tiền hoa hồng, tiền cho các vật dụng trong phòng khách sạn, chi phí vận hành bộ phận giặt là…

Để khách sạn hoạt động đạt hiệu quả cao nhất thì việc có một quy trình vận hành chuẩn kết hợp với đội ngũ nhân viên năng lực, tâm huyết là điều vô cùng quan trọng. Nó không chỉ mang đến sự thành công mà còn mang đến thương hiệu cho khách sạn của bạn.