Giảm tình trạng hủy đặt phòng trước trong kinh doanh khách sạn

Trong lĩnh vực kinh doanh khách sạn người quản lý luôn phải chú trọng đến việc thu hút khách hàng, khiến khách hàng hài lòng với dịch vụ của mình. Tuy nhiên nhiều trường hợp khách đặt phòng trước nhưng lại hủy đặt phòng vào phút cuối. Một vài khách hàng có những lý do chính đáng như bận việc khác hoặc thay đổi kế hoạch nhưng cũng có những trường hợp khách đã tìm được nhà cung cấp dịch vụ tốt hơn. 

Do đó, dù thế nào đi chăng nữa khi đã bắt đầu kinh doanh ngành dịch vụ này bạn cũng nên nghĩ đến trường hợp rủi ro khi khách hàng hủy đặt phòng trước. Vậy làm thế nào để giảm thiểu được tình trạng này, hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây. 

Tại sao cần giảm thiểu tình trạng khách hủy đặt phòng trước?

Với những người kinh doanh ngành dịch vụ như du lịch – khách sạn thì trong năm có 2 khoảng thời gian cần lưu ý đó là mùa cao điểm và mùa thấp điểm. Vào mùa cao điểm nhu cầu thuê phòng của khách lưu trú là vô cùng lớn. Khi khách sạn nhận yêu cầu đặt phòng trước của khách hàng này đồng nghĩa với việc họ sẽ từ chối yêu cầu của một khách hàng khác tại cùng một căn phòng trong cùng một thời điểm nhất định. 

Thế nhưng trong nhiều trường hợp đến giờ chót, khách hàng lại đổi ý và không muốn đi du lịch nữa hoặc đôi khi họ tìm thấy những khách sạn/ nhà nghỉ/resort có giá rẻ hơn và họ quyết định hủy đặt phòng trước. Điều này sẽ dẫn đến một số thiệt hại cho khách sạn như: 

• Mất đi nguồn thu và lợi nhuận vì không được phục vụ khách lưu trú với những tiện ích đi kèm. 
• Mất đi khách hàng tiềm năng tại cùng thời điểm do đã nhận đặt phòng trước của khách hàng, nhất là vào mùa cao điểm thì đây thực sự là một thiệt hại rất lớn.

Cách giảm tình trạng hủy đặt phòng trong kinh doanh khách sạn

Áp dụng chính sách hủy đặt phòng trước 

Để giúp đảm bảo lợi ích của khách sạn bạn nên áp dụng vào đó những chính sách hủy đặt phòng trước. Chính sách này không hề gây ra thiệt hại gì cho khách hàng mà còn mang lại lợi ích giữa 2 bên. Trước tiên, hãy thông báo với khách rằng họ chỉ có thể hủy đặt phòng trước 1 ngày nhất định nào đó, việc này sẽ giúp cho khách sạn có thể tìm kiếm được những khách hàng thay thế. Điều thứ 2 đó là việc khách hàng đặt phòng nếu sai thời gian quy định thì khách sạn sẽ phải thu một khoản tiền phí hoặc có thể là toàn bộ tiền phòng. 

Yêu cầu đặt cọc tiền phòng hoặc toàn bộ tiền thuê phòng 

Hiện nay tại nhiều khách sạn, khi khách hàng có nhu cầu đặt phòng trước đều phải thanh toán một khoản tiền tạm ứng, tiền này được coi như tiền đặt cọc. Số tiền này thường cố định và chỉ là một phần trăm nhỏ trong chi phí đặt phòng. 

Việc tiến hành đặt cọc này sẽ giúp cho khách hàng nếu muốn hủy đặt phòng sẽ do dự vì họ sẽ mất luôn khoản tiền tạm ứng này. Theo tâm lý khách hàng việc bỏ chi phí đã thanh toán ở một khách sạn này để chuyển sang khách sạn khác không phải là một điều hợp lý. 

Luôn đưa ra những chương trình giảm giá cho khách hàng 

Theo tâm lý chung của khách hàng, ai cũng thích được giảm giá. Do đó để tránh tình trạng khách hàng hủy đặt phòng bạn hãy áp dụng chiến lược này để có thể khuyến khích khách hàng đặt phòng. Khi khách đến nhận phòng, bạn có thể tiến hành giảm giá tiền phòng cho họ. 

Bạn có thể giới thiệu hay quảng bá khách sạn của mình trên các phương tiện truyền thông để khách hàng biết về chính sách giảm giá khi đặt phòng. Việc này sẽ giúp thu hút những khách hàng đang có mong muốn tìm những phòng khách sạn với giá rẻ nhất. 

Trên đây là một vài để giúp cho khách sạn của bạn giảm thiểu đi tình trạng hủy đặt phòng trước. Thế nhưng, để đảm bảo cho lượng khách hàng ổn định thì những cách trên chỉ là bước đầu tiên. Bạn phải làm cho khách hàng cảm thấy hài lòng với chất lượng dịch vụ tại nơi lưu trú. Có như thế tỉ lệ khách hàng quay lại sẽ cao hơn và chắc chắn sẽ giảm thiểu được những trường hợp hủy đặt phòng.