Chi phí overhead là gì? Làm thế nào để quản lý chi phí overhead?

Trong kinh doanh, việc kiểm soát các loại chi phí là điều vô cùng cần thiết để doanh nghiệp đạt được lợi nhuận tối đa. Tuy nhiên, trong thực tế, rất ít doanh nghiệp có thể nắm bắt và kiểm soát được các loại chi phí đặc biệt là chi phí overhead. Vậy overhead cost – chi phí overhead là gì hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây.

Khái niệm chi phí overhead là gì?

Overhead cost – Chi phí overhead là gì? Đây là một thuật ngữ được dùng phổ biến trong lĩnh vực kế toán. Thuật ngữ này dùng để chỉ các khoản phí có liên quan đến công việc vận hành thường ngày của các doanh nghiệp. Thông thường, khoản chi phí này không liên quan trực tiếp đến việc tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp.

Có thể nói đây là loại chi phí gây tiêu hao nguồn lực mạnh mẽ nhất và thường rất khó để kiểm soát. Đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ hoặc doanh nghiệp trẻ tuổi còn thiếu kinh nghiệm trong việc quản lý tài chính thì lại càng khó để kiểm soát chi phí overhead.

Chi phí overhead – một loại chi phí quan trọng trong kinh doanh khách sạn

Sở dĩ nói overhead là loại chi phí gây tiêu hao nguồn lực nhất là vì đây là một loại chi phí bắt buộc. Cho dù doanh nghiệp có dự án kinh doanh hay sản xuất sản phẩm dịch vụ hay không thì chi phí này vẫn luôn tồn tại.

Trong số một trường hợp thì chi phí overhead cũng có thể là một khoản chi phí gián tiếp. Chi phí gián tiếp này xuất phát từ việc đóng thuế hoặc khoản lương ngoài giờ cho nhân viên. Chi phí overhead có thể cố định hoặc thay đổi tùy thuộc vào ngành nghề, loại hình mà doanh nghiệp kinh doanh.

Tổng quan về chi phí overhead trong kinh doanh khách sạn

Các loại chi phí overhead (overhead cost) trong lĩnh vực khách sạn

Chi phí overhead là gì có thể tạm dịch là chi phí hoạt động chung. Bất kỳ một nhà hàng, khách sạn hay resort nào cũng đều có loại chi phí này. Trong hoạt động kinh doanh khách sạn, chi phí overhead sẽ bao gồm:

• Chi phí thuê mặt bằng kinh doanh khách sạn hoặc nhà hàng. Nếu như đất xây dựng được chủ kinh doanh mua lại thì sẽ không tốn khoản phí này.
• Chi phí chi trả hàng tháng cho tiền điện – nước – mạng wifi
• Chi phí các loại văn phòng phẩm
• Chi phí cho việc sửa chữa hoặc bảo trì máy móc, thiết bị
• Chi phí cho bưu chính
• Chi phí bảo hiểm
• Chi phí cho các loại hồ sơ, giấy tờ pháp lý
• Chi phí bưu chính
• Chi phí cho các loại thuế cần đóng

Ngoài những loại phí kể trên thì chi phí overhead của một số khách sạn sẽ có những loại phí khác riêng biệt. Chính vì vậy mà khoản chi phí hoạt động chung này luôn khác nhau giữa các khách sạn, nhà hàng.

Tính toán chi phí overhead rất cần thiết trong quản lý ngân sách

Ý nghĩa của chi phí overhead trong kinh doanh khách sạn

Sau khi đã nắm rõ được chi phí overhead là gì thì điều tiếp theo mà chủ khách sạn cần biết đó chính là ý nghĩa của loại chi phí này. Trong trường hợp khách sạn luôn duy trì được chi phí overhead ở mức thấp thì dịch vụ của khách sạn sẽ đạt mức giá cạnh tranh, từ đó lợi nhuận sẽ tăng lên. Ngược lại, nếu chi phí overhead chiếm tỷ lệ quá cao sẽ khiến khách sạn có ít lợi nhuận, thậm chí là thua lỗ.

Để biết được chi phí overhead nằm ở mức nào so với tổng chi phí của khách sạn thì bạn nên tính tỷ lệ % của chi phí overhead so với tổng chi phí để có được con số cụ thể nhất. Từ đó có thể đưa ra đánh giá chính xác về mức chi phí và có những quyết định đúng đắn trong quá trình kinh doanh.

Quản lý chi phí hoạt động chung hiệu quả góp phần đem lại lợi nhuận cho khách sạn

Giải pháp quản lý chi phí overhead

Để có thể quản lý chi phí overhead trong kinh doanh khách sạn hiệu quả thì đầu tiên phải xây dựng một hệ thống dự báo ngân sách. Điều này có nghĩa là sử dụng một hệ thống để theo dõi và dự báo những khoản chi phí có thể phát sinh. Sau đó cuối tháng có thể đối chiếu với ngân sách để tìm ra những khoản chi phí bất thường, phát sinh thêm.

Sau khi đã tìm ra được nguyên nhân khiến chi phí overhead gia tăng thì chủ khách sạn có thể đưa ra các giải pháp xử lý chính xác. Bên cạnh đó cũng có một số biện pháp phổ biến thường được dùng để quản lý chi phí overhead như:

• So sánh giá giữa các nhà cung cấp
• Cân nhắc việc sử dụng dịch vụ bên ngoài hay thành lập phòng ban riêng, điển hình như bộ phận Marketing trong khách sạn.
• Tìm giải pháp thay thế cho những quy trình vận hành thường ngày để đơn giản hóa và tối ưu các hoạt động nhằm kiểm soát chặt chẽ chi phí.

Có thể nói chi phí overhead đóng một vai trò quan trọng, quyết định đến lợi nhuận của một doanh nghiệp. Chính vì vậy, trong kinh doanh khách sạn nói riêng và các ngành nghề kinh doanh nói chung thì việc nắm rõ được chi phí overhead là gì và các cách để quản lý hiệu quả chi phí overhead là hết sức quan trọng.